Vous pouvez ajouter les utilisateurs un par un en suivant ces étapes ou les importer de façon groupée. Un utilisateur ajouté doit activer son compte. Pour activer votre compte, cliquez sur le lien figurant dans l'e-mail.
Pour en savoir plus sur chaque rôle utilisateur par défaut et sur la création de rôles personnalisés, consultez Rôles et autorisations utilisateur par défaut : agent, responsable, administrateur et Rôles et autorisations personnalisés.
Pour savoir comment ajouter plusieurs utilisateurs à la fois, consultez Gestion groupée des utilisateurs.
Ajouter des utilisateurs
Dans le portail CCAI Platform, accédez à Settings > Users & Teams (Paramètres > Utilisateurs et équipes).
Sur la page Paramètres des utilisateurs et des équipes, cliquez sur Ajouter des utilisateurs à gauche de l'écran, dans la section Utilisateurs.
Saisissez l'adresse e-mail correspondant à l'adresse e-mail que l'agent utilise pour se connecter au CRM.
Saisissez le prénom et le nom de l'agent.
Facultatif : Ajoutez un alias d'agent. Pour en savoir plus, consultez Alias d'agent.
Facultatif : Si vous utilisez un système d'ID externe, saisissez l'ID pour référence, en cas de besoin.
Facultatif : Appels internationaux : ne pas limiter les appels aux codes pays restreints. Cochez cette case afin d'appliquer vos paramètres de téléphonie généraux pour la gestion des appels internationaux. Consultez Gestion des numéros de téléphone.
Obligatoire pour la localisation de l'adaptateur d'agent : sélectionnez la position de l'utilisateur. permet de déterminer la langue par défaut dans l'adaptateur d'agent et d'obtenir une surveillance et un reporting plus clairs. Cela facilite aussi le dépannage si l'équipe CCAI Platform doit intervenir.
Cochez les cases correspondant aux rôles qui s'appliquent. Pour en savoir plus sur les rôles, consultez Rôles et autorisations personnalisés.
(Facultatif) Définissez le paramètre de chats simultanés de l'agent. Indiquez le nombre maximal de chats que l'agent est autorisé à gérer en même temps. Ce paramètre prévaut sur celui défini dans les paramètres de chat.
Cliquez sur Enregistrer.
E-mail d'invitation
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton "Enregistrer" dans le flux de création d'utilisateur, un e-mail contenant un lien d'invitation à activer son compte est envoyé à l'adresse e-mail spécifiée.
Objet de l'e-mail : Invitation à l'assistance <Nom de votre entreprise>. Le nom de l'entreprise utilisé ici est défini dans Paramètres > Informations du centre d'assistance.
Corps de l'e-mail : Vous avez été invité à rejoindre NOM DE VOTRE ENTREPRISE sur la plate-forme CCAI.
Lien d'invitation : redirige l'utilisateur vers la page de connexion au portail de la plate-forme CCAI pour qu'il configure son mot de passe ou se connecte à l'aide de l'authentification unique, si elle est activée. Le lien n'a pas de durée d'expiration définie. Toutefois, il sera invalidé une fois qu'il aura été accepté ou qu'un nouveau lien d'invitation aura été envoyé.
Afficher les utilisateurs et les équipes existants
La liste des utilisateurs de l'équipe sélectionnée n'affiche que les utilisateurs directement attribués à cette équipe ou sous-équipe. Pour éviter toute confusion et ne pas afficher plusieurs fois un agent ou un utilisateur attribué à une sous-équipe dans les équipes de niveau supérieur, les utilisateurs ne s'affichent que dans l'équipe à laquelle ils sont directement attribués.
Exemple :
Équipe parente A (450 utilisateurs) : les 450 agents sont attribués à des sous-équipes, aucun n'est directement attribué à l'équipe A. La liste des utilisateurs affichera 0 utilisateur.
Équipe A-1 (200 utilisateurs) : la liste des utilisateurs affichera 200 utilisateurs.
Équipe A-2 (150 utilisateurs) : la liste des utilisateurs affichera 150 utilisateurs.
Équipe A-3 (100 utilisateurs) : la liste des utilisateurs affichera 0 utilisateur.
Équipe A-3.1 (90 utilisateurs) : la liste des utilisateurs affichera 90 utilisateurs.
Équipe A-3.2 (10 utilisateurs) : la liste des utilisateurs affichera 10 utilisateurs.
Le menu déroulant Filtrer permet de limiter les utilisateurs affichés. Voici quelques options de filtrage :
Utilisateurs non activés.
Agents non attribués.
Modifier les utilisateurs
Pour modifier les informations d'un utilisateur, cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté de son nom :
Conseil : Il est recommandé de ne modifier les informations sur l'agent que lorsque celui-ci n'est pas connecté à l'instance CCAI Platform. En effet, les modifications apportées au nom de l'agent ne sont pas enregistrées si l'agent est connecté, que son nom est modifié, puis qu'il prend un appel ou un chat.