אם הארגון שלכם לא משתמש כבר ב-Cloud Identity או ב-Google Workspace, יכול להיות שחלק מהעובדים משתמשים בחשבונות לצרכן כדי לגשת לשירותי Google. חשבון פרטי נמצא בבעלות ובניהול של המשתמש שיצר אותו. לכן, לארגון שלכם אין שליטה על ההגדרות, האבטחה ומחזור החיים של החשבונות הפרטיים האלה.
במסמך הזה מוסבר איך לאחד חשבונות צרכניים קיימים כדי להשיג את התוצאות הבאות:
- רק חשבונות משתמשים מנוהלים משמשים לגישה לשירותי Google.
- לארגון שלכם יש שליטה מלאה על ההגדרות האישיות, האבטחה ומחזור החיים של חשבונות המשתמשים.
- אם משתמשים בספק זהויות חיצוני, לכל חשבונות המשתמשים יש זהות תואמת בספק הזהויות החיצוני (IdP) ואפשר להשתמש בהם לכניסה יחידה (SSO).
לפני שמתחילים
לפני שמאחדים את החשבונות לצרכן, חשוב לבחור תוכנית מתאימה להצטרפות ולהשלים את הדרישות המוקדמות לאיחוד של חשבונות המשתמשים הקיימים.
כשמבצעים איחוד של חשבונות משתמשים קיימים, יכול להיות שיהיה צורך בשיתוף פעולה בין כמה צוותים ובעלי עניין בארגון, כולל:
- אדמינים של ספק הזהויות החיצוני (IdP), אם אתם משתמשים באחד כזה.
- אדמינים של מערכת האימייל שלכם.
- משתמשים שאחראים לניהול הגישה לשירותי Google שבהם נעשה שימוש בארגון, כמו Google Marketing Platform, Google Ads או Google Play.
אם אתם משתמשים בארגונים נפרדים של Cloud Identity או Google Workspace לצורך הכנה לייצור ולייצור, מומלץ לבצע קודם הרצה של תהליך האיחוד:
- לכל סוג של חשבונות צרכניים קיימים שצריך לאחד, יוצרים חשבון משתמש לבדיקה עם הגדרה דומה. כשמקצים כתובות אימייל לחשבונות המשתמשים לניסיון, צריך לבחור כתובות אימייל שתואמות לאחד מהדומיינים של חשבון הסביבה הזמנית.
- מבצעים את תהליך האיחוד באמצעות חשבונות המשתמשים לבדיקה וחשבון Google Workspace או Cloud Identity שלכם בסביבת הבמה.
ביצוע הרצת בדיקה מאפשר לכם להכיר את התהליך לפני שאתם מיישמים אותו בסביבת הייצור. בנוסף, הוא עוזר לכם לזהות בעיות פוטנציאליות לפני שאתם מחילים אותן על אלפי משתמשים.
תהליך הקונסולידציה
תהליך האיחוד כולל את הזרמים הבאים:
- העברה של חשבונות לשימוש אישי אל Cloud Identity או אל Google Workspace.
- הסרת חשבונות לשימוש אישי שלא רוצים לשמור.
- זיהוי והסרה של גישה לחשבונות Gmail.
- ניקוי חשבונות Gmail שמשתמשים בכתובת אימייל ארגונית ככתובת חלופית.
יכול להיות שחלק מהזרמים האלה לא רלוונטיים לכם, בהתאם לקבוצות של חשבונות קיימים שזיהיתם.
תרשים הזרימה הבא מדגים את תהליך האיחוד. הזרמים, שמסומנים בקווים מקבילים, הם בלתי תלויים זה בזה, כך שאפשר לבצע אותם במקביל.
התרשים הבא מציג את התהליך:
- מזהים קבוצה של חשבונות לשימוש אישי שרוצים להעביר. אם יש לכם מספר גדול של חשבונות לשימוש אישי, מומלץ לבצע את ההעברה בקבוצות. מתחילים עם אצווה קטנה של כ-10 משתמשים, ואז מגדילים את האצוות בהעברות הבאות.
מודיעים למשתמשים שהושפעו מהשינוי על הכוונה להעביר את החשבונות לשימוש אישי. חשוב לוודא שהמשתמשים מבינים את החשיבות של אישור או דחייה של בקשת העברה ואת ההשלכות שלהם.
דוגמה לאימייל של הודעה מופיעה במאמר הודעה מראש על העברת חשבונות משתמשים.
מעבירים את החשבונות הפרטיים שנבחרו באמצעות כלי ההעברה למשתמשים שאינם מנוהלים. התהליך הזה מפורט במאמר בנושא העברת חשבונות לשימוש אישי.
צריך להמתין שרוב המשתמשים (רוב קובע) יאשרו או ידחו את בקשות ההעברה, ולשלוח מחדש את בקשות ההעברה אם צריך. כדי לראות אם משתמש הגיב, אפשר להיכנס לכלי ההעברה למשתמשים שאינם מנוהלים.
אם אתם משתמשים בספק זהויות חיצוני (IdP), יכול להיות שחלק מחשבונות המשתמשים שהועברו לא יקבלו זהות תואמת בספק הזהויות החיצוני. צריך לסנכרן את החשבונות המנוהלים היתומים האלה כדי לוודא שלכל החשבונות המנוהלים יש זהות תואמת בספק הזהויות החיצוני.
הוצאת כל החשבונות לשימוש פרטי שלא רוצים להעביר.
חיפוש במדיניות של ניהול זהויות והרשאות גישה (IAM) של חשבונות Gmail (חיפוש של רשומות
*@gmail.com). ביטול הגישה לחשבונות האלה ומתן חשבונות משתמשים מנוהלים חלופיים למשתמשים המושפעים. כדי למזער את ההשפעה על המשתמשים, חשוב לוודא שלחשבונות המשתמש המנוהלים האלה יש גישה זהה או דומה למשאבים כמו לחשבונות Gmail הקודמים.אם יש חשבונות Gmail שמשתמשים בכתובת אימייל של החברה ככתובת אימייל חלופית, צריך לנקות את חשבונות Gmail האלה.
שיטות מומלצות
מומלץ לפעול לפי השיטות המומלצות הבאות כשמאחדים חשבונות משתמשים קיימים:
- אם אתם מעבירים נתונים ממערכת אימייל חיצונית אל Google Workspace, חשוב לזכור שחשבונות לצרכן עשויים להשתמש בכתובת אימייל שגם היא כפופה להעברה. כדי לוודא שהבעלים של החשבונות הפרטיים האלה ימשיכו לקבל אימיילים, אל תשנו את רשומות ה-MX של ה-DNS עד שתעבירו את כל החשבונות הפרטיים המושפעים.
- אחרי שתשלימו את האיחוד, כדאי להקצות את כל המשתמשים ולהגביל את האימות באמצעות כניסה יחידה כדי לחסום הרשמות חדשות לחשבונות פרטיים.
המאמרים הבאים
- איך מעבירים חשבונות לשימוש אישי ואיך מסירים חשבונות לשימוש אישי לא רצויים
- איך מנקים חשבונות Gmail
- איך מתקנים חשבונות משתמשים מנוהלים יתומים