במאמר הזה מוסבר איך לנקות חשבונות Gmail קיימים על ידי הסרה מכוונת של כתובות אימייל ארגוניות מהם. אם החברה שלכם לא משתמשת ב-Cloud Identity או ב-Google Workspace, יכול להיות שחלק מהעובדים משתמשים בחשבונות Gmail כדי לגשת לשירותי Google. יכול להיות שבחלק מחשבונות Gmail האלה נעשה שימוש בכתובת אימייל של החברה, כמו alice@example.com, בתור כתובת אימייל חלופית.
כדאי לשקול ניקוי של חשבון Gmail אם אחד מהתנאים הבאים מתקיים:
- אתם רוצים שהבעלים של חשבון Gmail יעבור לחשבון משתמש מנוהל.
- אתם רוצים להפסיק להשתמש בכתובת אימייל של החברה בחשבון Gmail ככתובת חלופית. יכול להיות שהחשבון שייך לעובד לשעבר או שאתם לא מזהים את הבעלים של החשבון.
הסרת כתובת האימייל הארגונית מחשבון Gmail יכולה לצמצם את הסיכון להנדסה חברתית: אם בחשבון Gmail נעשה שימוש בכתובת אימייל שנראית מהימנה, כמו alice@example.com, ככתובת חלופית, יכול להיות שבעל החשבון יוכל לשכנע עובדים או שותפים עסקיים להעניק לו גישה למשאבים שאסור לו לגשת אליהם.
לפני שמתחילים
כדי לנקות חשבון Gmail, צריך לעמוד בכל התנאים המוקדמים הבאים:
- זיהיתם תוכנית מתאימה להעברת נתונים והשלמתם את כל הפעילויות שמוגדרות בתוכנית כתנאים מוקדמים לאיחוד חשבונות המשתמשים הקיימים.
- יצרתם חשבון Cloud Identity או Google Workspace.
כל חשבון Gmail שאתם מתכננים לנקות צריך לעמוד בקריטריונים הבאים:
- אחת מכתובות האימייל החלופיות של חשבון Gmail תואמת לאחד מהדומיינים שהוספתם לחשבון Cloud Identity או לחשבון Google Workspace. הדומיינים הראשיים והמשניים עומדים בדרישות, אבל אין תמיכה בדומיינים שהם כינויים.
תהליך
ניקוי חשבונות Gmail פועל כמו העברת חשבונות פרטיים, אבל הוא מבוסס על הרעיון שאתם יוצרים בכוונה חשבון שמתנגש עם חשבון אחר.
התרשים הבא מדגים את התהליך. התיבות המלבניות בצד האדמין מציינות פעולות שאדמין ב-Cloud Identity או ב-Google Workspace מבצע. התיבות המלבניות בצד בעל חשבון המשתמש מציינות פעולות שרק הבעלים של חשבון פרטי יכול לבצע.
סדר השלבים משתנה מעט בהתאם למטרה שלכם: האם אתם רוצים שבעל חשבון Gmail יעבור לחשבון משתמש מנוהל, או שאתם רוצים רק שהחשבון יוותר על כתובת האימייל העסקית שלו.
עידוד המשתמשים לעבור לחשבון מנוהל
אם רוצים שמשתמש יעבור לחשבון מנוהל, צריך ליצור חשבון משתמש בשבילו ב-Cloud Identity או ב-Google Workspace. בכתובת האימייל הראשית, משתמשים בכתובת האימייל שמוגדרת ככתובת אימייל חלופית בחשבון Gmail. לדוגמה, אם משתמש Gmail bob@gmail.com ציין את bob@example.com ככתובת אימייל חלופית, צריך להשתמש ב-bob@example.com ככתובת האימייל הראשית של המשתמש ב-Cloud Identity או ב-Google Workspace.
לבעלים של החשבון המושפע יש שתי דרכים להיכנס לחשבון – באמצעות כתובת Gmail או באמצעות כתובת האימייל הארגונית. אם הבעלים נכנס לחשבון באמצעות כתובת Gmail, הוא יראה את ההודעה הבאה, שמציינת שכתובת האימייל הארגונית בוטלה מהחשבון של המשתמש:
בעל החשבון רואה את ההודעה הזו רק פעם אחת. אם הבעלים נכנסים באמצעות כתובת האימייל הארגונית, הם רואים מסך הצבעה:
אם הם בוחרים באפשרות חשבון Google Workspace ארגוני, הם צריכים לבצע אימות באמצעות פרטי הכניסה של חשבון המשתמש החדש שנוצר ב-Cloud Identity או ב-Google Workspace. אם הם משתמשים בספק זהויות חיצוני, התהליך הזה כולל כניסה יחידה (SSO). מכיוון שחשבון המשתמש ב-Cloud Identity או ב-Google Workspace הוא חדש, אף אחד מהנתונים בחשבון Gmail לא מועבר.
אם הם בוחרים באפשרות חשבון Google פרטי, הם ממשיכים עם חשבון Gmail שלהם, אבל מוצגת להם ההודעה הבאה שמציינת שכתובת האימייל הארגונית מבוטלת מהחשבון של המשתמש:
אחרי האישור, מוצגת הודעה נוספת:
איך מאלצים חשבון לוותר על כתובת האימייל העסקית שלו
כדי לאלץ חשבון לוותר על כתובת האימייל העסקית שלו:
- יוצרים חשבון משתמש ב-Cloud Identity או ב-Google Workspace עם כתובת האימייל התאגידית המתאימה. כדי שלא יהיה אפשר להשתמש בחשבון המשתמש המנוהל, צריך להקצות לו סיסמה אקראית.
- מוחקים את חשבון המשתמש שיצרתם.
אם יוצרים חשבון שמתנגש עם החשבון המנוהל ומוחקים אותו מיד, החשבון הפרטי נשאר במצב שבו הבעלים צריך לשנות את השם שלו.
לבעלים של החשבון המושפע יש שתי דרכים להיכנס לחשבון – באמצעות כתובת Gmail או באמצעות כתובת האימייל הארגונית:
אם הבעלים נכנסים לחשבון באמצעות כתובת Gmail, הם יראו את ההודעה הבאה, שמציינת שכתובת האימייל הארגונית בוטלה מהחשבון של המשתמש:
אם הם נכנסים לחשבון באמצעות כתובת האימייל הארגונית, הם רואים את ההודעה הבאה:
אחרי האישור, מוצגת הודעה נוספת:
תהליך שינוי השם לא משפיע על ההגדרות ועל הנתונים שנוצרו באמצעות החשבון הפרטי הזה. אבל בניסיונות הבאים להתחברות, המשתמש צריך להשתמש בכתובת Gmail כי הכתובת הארגונית כבר לא משויכת לחשבון המשתמש.
שיטות מומלצות
כדי לנקות חשבונות Gmail, מומלץ לפעול לפי השיטות המומלצות הבאות:
- כדי למנוע ממשתמשים אחרים להקצות כתובת אימייל ארגונית לחשבונות Gmail שלהם, צריך להקצות מראש חשבונות משתמשים ל-Cloud Identity או ל-Google Workspace.
כדי למנוע מחשבונות Gmail חדשים לקבל גישה ל Google Cloud משאבים, אפשר להשתמש במדיניות ארגונית כדי להגביל את הזהויות לפי דומיין.
כדי למנוע מתן גישה לחשבונות Gmail ל-Google Marketing Platform, אפשר להשתמש במדיניות שמגבילה את השיתוף לפי דומיין.