אם לא השתמשתם ב-Cloud Identity או ב-Google Workspace, יכול להיות שהעובדים בארגון שלכם השתמשו בחשבונות לצרכן כדי לגשת לשירותי Google. חלק מהחשבונות הפרטיים האלה עשויים להשתמש בכתובת אימייל של חברה, כמו alice@example.com, ככתובת אימייל ראשית או חלופית.
במאמר הזה מוסבר איך להסיר את סוגי החשבונות האלה לצרכנים, כלומר להסיר מהם את כתובת האימייל של החברה. למרות שהחשבונות הפרטיים ימשיכו להתקיים, הסרת כתובת האימייל הארגונית עוזרת לצמצם את הסיכון להנדסה חברתית – כל עוד לחשבון פרטי יש כתובת אימייל שנראית מהימנה, כמו alice@example.com, יכול להיות שבעל החשבון יוכל לשכנע עובדים או שותפים עסקיים להעניק לו גישה למשאבים שאסור לו לגשת אליהם.
אפשרות אחרת היא להעביר את החשבונות לשימוש אישי ולהפוך אותם לחשבונות מנוהלים. אבל יכול להיות שיש חשבונות שלא תרצו להעביר, כמו:
- חשבונות לצרכנים שנמצאים בשימוש של עובדים לשעבר.
- חשבונות פרטיים שמשמשים עובדים שלא אמורים לגשת לשירותי Google.
- חשבונות לשימוש אישי שאתם לא מזהים את הבעלים שלהם.
לפני שמתחילים
כדי להסיר חשבונות צרכניים שמפירים את התנאים, צריך לעמוד בדרישות המוקדמות הבאות:
- זיהית תוכנית מתאימה להעברת נתונים והשלמת את כל הדרישות המוקדמות לאיחוד חשבונות המשתמשים הקיימים.
- יצרתם חשבון Cloud Identity או Google Workspace.
כתובת האימייל הראשית או החלופית של החשבון הפרטי צריכה להיות זהה לאחת מהכתובות בדומיינים שהוספתם לחשבון Cloud Identity או לחשבון Google Workspace. הדומיינים הראשיים והמשניים עומדים בדרישות, אבל אין תמיכה בדומיינים שהם כינויים.
תהליך
הסרת חשבונות פרטיים לא רצויים דומה להעברת חשבונות פרטיים, אבל היא מבוססת על יצירה מכוונת של חשבון עם מאפיינים זהים לחשבון פעיל. התרשים הבא מדגים את התהליך. התיבות בצד של האדמין מציינות פעולות שאדמין ב-Cloud Identity או ב-Google Workspace מבצע. התיבות המלבניות בצד של בעל חשבון המשתמש מציינות פעולות שרק הבעלים של חשבון פרטי יכול לבצע.
איך מוצאים חשבונות משתמשים לא מנוהלים
אתם יכולים להשתמש בכלי ההעברה למשתמשים לא מנוהלים כדי למצוא חשבונות לצרכן שמשתמשים בכתובת אימייל ראשית שתואמת לאחד מהדומיינים המאומתים של חשבון Cloud Identity או Google Workspace שלכם.
יצירת חשבון בעל מאפיינים זהים לחשבון פעיל
אחרי שמזהים חשבון פרטי שרוצים להסיר, פועלים לפי השלבים הבאים:
יוצרים חשבון משתמש ב-Cloud Identity או ב-Google Workspace עם אותה כתובת אימייל ארגונית כמו החשבון שרוצים להסיר.
אם בחשבון פרטי מוגדרת כתובת האימייל הארגונית ככתובת האימייל הראשית, במסוף Admin מוצגת אזהרה על התנגשות שעומדת להתרחש. מכיוון שאתם יוצרים בכוונה את החשבון שמתנגש עם חשבון קיים, בוחרים באפשרות יצירת משתמש חדש.
כדי שלא יהיה אפשר להשתמש בחשבון המשתמש המנוהל, צריך להקצות לו סיסמה אקראית.
מוחקים את חשבון המשתמש שיצרתם.
אם תיצרו חשבון שמתנגש עם החשבון הלא מנוהל ותמחקו אותו מיד, תאלצו את הבעלים לשנות את השם של חשבון המשתמש הזה. אבל לא יוצג לבעלים מסך הצבעה שבו הוא מתבקש לבחור בין החשבון המנוהל לבין החשבון הפרטי.
שינוי שם חשבון המשתמש
בפעם הבאה שבעלי החשבון של המשתמש שהוסר ייכנס לחשבון, הוא יראה את ההודעה הבאה:
כפי שאפשר לראות בצילום המסך, יש שלוש אפשרויות להמשך:
- להמיר את חשבון המשתמש לחשבון Gmail.
- משייכים לחשבון כתובת אימייל אחרת.
- לדחות את שינוי השם. כתוצאה מכך, חשבון המשתמש ישתמש בינתיים בכתובת אימייל זמנית
gtempaccount.com.
כל ההגדרות והנתונים שנוצרו באמצעות החשבון הפרטי הזה לא מושפעים מהשינוי בשם.
שיטות מומלצות
אלה השיטות המומלצות לפינוי חשבונות צרכניים לא רצויים:
- מוודאים שהמשתמשים שהושפעו מהשינוי לא יכולים יותר לקבל אימייל בכתובת האימייל הארגונית (הקודמת) שלהם. אחרת, יכול להיות שמשתמש יוכל לבטל את שינוי השם ולהחזיר את כתובת האימייל הראשית לכתובת האימייל העסקית.
- כדי למנוע ממשתמשים אחרים להירשם לחשבונות אישיים חדשים, אתם יכולים להקצות חשבונות משתמשים ל-Cloud Identity או ל-Google Workspace באופן יזום.