במסמך הזה יש דוגמה לאימייל שאפשר להתאים אישית ולשלוח למשתמשים שאתם מתכננים להעביר את החשבונות הפרטיים שלהם לחשבונות מנוהלים.
כדי להעביר חשבונות לשימוש אישי לחשבונות מנוהלים, צריך לקבל את הסכמת המשתמשים שמושפעים מהשינוי. ההעברה עשויה להשפיע גם על המשתמשים האלה באופן אישי, אם הם השתמשו בחשבונות האלה בעבר למטרות פרטיות.
כדי לוודא שלמשתמשים יהיה זמן להתכונן להעברה ושהם יקבלו מידע מפורט על הסיבות להעברה, חשוב להודיע להם על ההעברה מראש.
דוגמה להודעה באימייל
נושא: העברה קרובה של חשבון המשתמש שלך ב-Google
בארגון לדוגמה, אנחנו משתמשים במספר שירותים של Google כדי להפעיל את העסק שלנו, כולל Google Cloud, Google Marketing Platform ועוד. הבחנתי שאתם ניגשים לשירותים האלה באמצעות חשבונות משתמשים ב-Google שנרשמתם אליהם בעצמכם.
החל מ-1 במרץ, מחלקת ה-IT של Example Organization תרכז את הניהול של כל חשבונות המשתמשים ב-Google שמשתמשים בכתובות אימייל בדומיין example.com.
מה חשוב לדעת
- ההעברה הזו משפיעה רק על חשבון המשתמש שלך ב-
affected username@example.com. אין השפעה על חשבונות משתמשים אחרים ב-Google, כולל חשבונות Gmail פרטיים שבהם אתם עשויים להשתמש. - אחרי שההעברה תושלם, חשבון המשתמש שלך ב-
example.comינוהל על ידי מחלקת ה-IT של Example Organization ויחולו עליו התנאים של Example Organization [link to acceptable use policy]. - כתובת האימייל של חשבון המשתמש שלכם ב-Google תישאר ללא שינוי, וכל הנתונים וההגדרות שלכם יישמרו.
- אחרי שחשבון המשתמש שלכם יועבר, תצטרכו להשתמש בפרטי הכניסה הארגוניים שלכם כדי להיכנס לחשבון בעתיד.
איך מתכוננים להעברה
אם השתמשתם בחשבון המשתמש שלכם ב-Google (example.com) למטרות פרטיות, אתם צריכים:
- נכנסים אל Google Takeout.
- מוודאים שנכנסתם לחשבון המשתמש שלכם ב-
example.com. אם אתם מחוברים באמצעות חשבון משתמש אחר, עברו לחשבון המשתמש שלכם ב-example.com. פועלים לפי ההוראות בדף Google Takeout כדי להוריד את הנתונים האישיים.
צריך להוריד את התכונה הזו לפני 1 במרץ.
מה יקרה אחרי 1 במרץ
תקבלו אימייל עם בקשה להעביר את חשבון המשתמש שלכם אל מחלקת ה-IT של ExampleOrganization:
כשמקבלים את האימייל, לוחצים על העברת החשבון. הקישור הזה ייפתח בחלון דפדפן.
בחלון הדפדפן, לוחצים על כניסה והעברת החשבון. באתר יש הנחיות לתהליך ההעברה, שנמשך רק כמה דקות.
כדי שנוכל להעביר את המשתמש במהירות, חשוב לבצע את הפעולה הנדרשת מיד כשמקבלים את האימייל.
אם לדעתכם לא צריך להעביר את חשבון המשתמש שלכם, עליכם לפנות אל it-support@example.com לפני שתדחו את בקשת ההעברה. דחייה או עיכוב של העברת חשבון המשתמש יאטו את ההעברה, ויכול להיות שנצטרך לבטל את הגישה שלכם לשירותי Google.
הצוות ExampleOrganization.