Los diferentes niveles de acceso al contenido determinan qué usuarios pueden ver y editar contenido en las carpetas de Looker. Mientras que los permisos se asocian con un usuario según su rol, el acceso al contenido se asocia con una carpeta y define qué tan abierta es la carpeta para los usuarios en varios niveles.
Tipos de acceso a las carpetas
Se puede asignar uno de los dos niveles de acceso a cada usuario o grupo de Looker para cualquier carpeta determinada:
Ver: Con este nivel de acceso, un usuario puede ver que existe la carpeta, ver los Looks y los paneles que contiene, y copiar los Looks y los paneles de la carpeta.
Administrar acceso y editar: Este nivel de acceso permite que un usuario haga todo lo que hace el nivel de acceso Ver, además de realizar cambios en la carpeta, como los siguientes:
Para obtener más información sobre el acceso al contenido y los permisos, consulta Controla el acceso al contenido de los usuarios y Cómo interactúan el acceso al contenido y los permisos.
Sistemas de acceso abiertos y cerrados a las carpetas
La configuración de Looker te ayudará a estructurar el acceso de los usuarios según las políticas de tu empresa y los tipos de usuarios que interactuarán con tus carpetas. En general, el sistema que diseñes pertenecerá a una de estas tres categorías amplias: completamente abierto, abierto con restricciones o cerrado.
| Nivel de acceso a las carpetas | Descripción | Uso recomendado |
|---|---|---|
| Completamente abierto | Todos los usuarios pueden ver y modificar todo el contenido compartido. Esta es la configuración predeterminada de Looker. | Se recomienda un sistema abierto para empresas o equipos pequeños que usan Looker, empresas con políticas abiertas sobre datos y empresas en las que compartir informes editables es un caso de uso principal. |
| Abierto con restricciones | El acceso al contenido compartido está restringido de alguna manera, de modo que solo algunas personas pueden editar cierto contenido o cierto contenido es completamente invisible para algunas personas. | Se recomienda un sistema abierto con restricciones para equipos y empresas medianas o más grandes, bases de usuarios muy diversificadas en las que los informes no son relevantes para todos o empresas que desean que todos puedan ver el contenido, pero que solo unos pocos puedan editarlo. |
| Cerrado | También llamado instalación de múltiples usuarios, este sistema aísla el contenido en ciertos grupos y evita que los usuarios de diferentes grupos se conozcan. | Para proteger la información privada de tus clientes, te recomendamos que uses un sistema cerrado para casos de uso de marca privada y de incorporación firmada en los que los clientes alojan clientes en el sistema que pueden ser de diferentes empresas o grupos y que no deberían conocerse. |
Una vez que determines qué tipo de sistema deseas, esta página te guiará por los pasos para configurarlo. Para la configuración inicial, te recomendamos que uses la sección Acceso al contenido del panel Administrador, ya que es un solo lugar para realizar cambios en cada carpeta.
Cómo afecta el acceso a una carpeta a sus subcarpetas
Antes de decidir qué tan abierto o cerrado deseas que sea tu sistema, es importante comprender cómo los niveles de acceso que establezcas en las carpetas superiores afectarán a sus subcarpetas, así como lo que puedes y no puedes cambiar en los niveles inferiores de la jerarquía.
| Tipo de acceso | Patrón de herencia | Descripción |
|---|---|---|
| Administrar acceso y editar | Fluye hasta el final de la jerarquía de carpetas. | Una vez que le otorgues a un usuario acceso para Administrar acceso y editar en una carpeta, conservará ese nivel de acceso a todos los Looks, paneles y subcarpetas dentro de esa carpeta. No podrás bloquear su acceso en una parte inferior de la jerarquía de carpetas. |
| Ver | Se puede quitar en cualquier punto de la jerarquía de carpetas. | Si quitas el acceso de Ver a nivel de la carpeta, se revoca la capacidad del usuario para ver esa carpeta y todo su contenido. También puedes quitar el acceso de Ver en cualquier punto inferior de la jerarquía para restringir que los usuarios vean Looks, paneles o subcarpetas específicos dentro de una carpeta que, de otro modo, se puede ver. |
Los administradores de Looker tienen acceso para Administrar acceso y editar a todas las carpetas y, por lo tanto, a todo el contenido. Esto garantiza su capacidad para administrar el sistema, evitar el contenido huérfano y ayudar a cualquier usuario que tenga problemas.
Configura un sistema completamente abierto
La configuración predeterminada de Looker permite el acceso completamente abierto a todas las carpetas. El grupo Todos los usuarios se asigna a Administrar acceso y editar en la carpeta Compartida, y todas las subcarpetas dentro de la carpeta Compartida heredarán ese acceso. Administra este parámetro de configuración desde la sección Acceso al contenido del panel Administrador.
Una vez que un usuario tiene acceso para Administrar acceso y editar a una carpeta, también tiene acceso para Administrar acceso y editar a todo el contenido de esa carpeta, incluidas todas las subcarpetas que contiene. Eso significa que no hay restricciones en el acceso al contenido en este sistema.
Las carpetas personales existen en una jerarquía separada y también tienen parámetros de configuración predeterminados. El grupo Todos los usuarios está configurado como Ver en todas las carpetas personales. Cada usuario puede quitar este grupo de su carpeta personal si desea que sea privada.
Configura un sistema abierto con restricciones
Estos pasos te ayudarán a configurar un sistema abierto con restricciones:
- Planifica tu estructura.
- Configura grupos para proporcionar acceso detallado.
- Cambia el acceso del grupo Todos los usuarios a Ver en la carpeta Compartida.
- Quita Todos los usuarios de cualquier carpeta que no quieras que vea toda la empresa.
Planifica tu estructura
¿A quién quieres permitir que vea y edite carpetas específicas? Te facilitará la vida si esbozas tu plan antes de comenzar a configurar el acceso. Esto también te brinda un lugar para marcar los cambios a medida que avanzas en el proceso, de modo que no tengas que volver a consultar varias carpetas. Colocar a los usuarios en grupos te ayudará a administrar el acceso para diferentes departamentos o equipos dentro de tu empresa.
Una de las configuraciones más comunes es tener una carpeta por departamento o equipo, que se ve de la siguiente manera:
- Dentro de la carpeta Compartida, crea una carpeta para un departamento, un equipo o un proyecto. Usaremos el ejemplo de un equipo de Finanzas en esta sección.
- Otorga al director de Finanzas (o al analista principal de Finanzas) el acceso para Administrar acceso y editar en esa carpeta. Otorga al resto del equipo acceso de Ver.
- Crea dos subcarpetas: una para el contenido editable y otra para el contenido de solo lectura. Si es necesario, agrega una tercera subcarpeta para el contenido privado.
- En la subcarpeta para el contenido editable, otorga acceso para Administrar acceso y editar a todo el equipo de Finanzas con un grupo de Finanzas. Una vez que le otorgues al grupo de Finanzas ese nivel de acceso, todos sus miembros podrán agregar, borrar o cambiar contenido en esa subcarpeta.
- En la subcarpeta para el contenido de solo lectura, otorga acceso de Ver a todo el grupo de Finanzas. El director de Finanzas aún puede Administrar acceso y editar contenido en esta carpeta, ya que hereda ese acceso de la carpeta principal de Finanzas.
- En la subcarpeta privada (opcional), quita por completo el grupo de Finanzas. Solo el director de Finanzas puede ver esta carpeta o administrar su contenido.
Configura grupos para proporcionar acceso detallado
Si planeas restringir el acceso al contenido, los grupos de Looker facilitan mucho las cosas. Se puede otorgar acceso a grupos a carpetas y subcarpetas de la misma manera que a los usuarios, y los grupos pueden contener otros grupos. Para obtener información sobre cómo configurar grupos, consulta la página Grupos.
Comienza por configurar el acceso a subcarpetas individuales y, luego, avanza hasta configurar el acceso para toda la carpeta Compartida. Debido a que el acceso fluye hacia abajo en la jerarquía de carpetas, es más seguro comenzar manipulando el acceso a las subcarpetas más bajas de forma individual. Luego, puedes subir por las carpetas de nivel superior, otorgarles el nivel de acceso que desees y asegurarte de que los cambios no entren en conflicto con las decisiones que tomaste en los niveles inferiores.
En este ejemplo, comenzaremos con las subcarpetas dentro de la carpeta Compartida. Administra estos parámetros de configuración desde la sección Acceso al contenido del panel Administrador:
- Configura cada carpeta dentro de la carpeta Compartida como Una lista personalizada de usuarios.
Asigna acceso para Administrar acceso y editar a los usuarios y grupos que deseas que puedan editar contenido.
Asigna acceso de Ver a los usuarios y grupos que deseas que tengan acceso de solo lectura.
Hasta que cambies la configuración de la carpeta Compartida de nivel superior, no se aplicará nada. El nivel de acceso para el grupo Todos los usuarios se establece como Administrar acceso y editar en la carpeta Compartida y fluye hacia abajo a través de todas las subcarpetas individuales. No puedes modificar la configuración de Todos los usuarios en subcarpetas individuales hasta que se cambie el nivel de acceso para ese grupo en la carpeta Compartida.
Haz clic en la carpeta que deseas configurar y, luego, en Administrar acceso.
Cambia el acceso del grupo Todos los usuarios a Ver en la carpeta Compartida
En este momento, los cambios se aplicarán. Recuerda consultar el plan de tu estructura.
Primero, a menos que desees que todos tengan acceso de edición a todo el contenido de tu sistema, haz clic en Administrar acceso para la carpeta Compartida y cambia Todos los usuarios de Administrar acceso y editar a Ver.
Luego, si tu plan es mostrar ciertas subcarpetas solo a ciertos grupos, continúa con la siguiente sección.
Quita el grupo Todos los usuarios de las carpetas que no deseas que se puedan ver
Para que una carpeta sea privada para un subgrupo de usuarios determinado, quita Todos los usuarios por completo de esas carpetas con la X que se encuentra a la derecha del nivel de acceso de la carpeta. Ahora, la carpeta solo aparecerá para los usuarios y grupos que enumeres de forma explícita.
Configura un sistema cerrado
Looker ofrece una opción de Sistema cerrado que realiza los siguientes cambios:
- Quita el grupo Todos los usuarios. No habrá forma de hacer referencia a todos los usuarios del sistema como un solo grupo. En cambio, los administradores de Looker deben crear un grupo por usuario o cliente, como se explica en la sección Configura grupos para proporcionar acceso detallado. Para esta explicación, supondremos que cada cliente es una empresa.
- Hace que todas las carpetas y los tableros de los usuarios sean privados de forma predeterminada. Los usuarios aún pueden elegir compartir contenido en sus carpetas con otros miembros de sus grupos.
Evita que los usuarios vean a otros usuarios, a menos que compartan un grupo. Por lo tanto, si un usuario es miembro del grupo Empresa C, solo verá a otros miembros de la Empresa C y no a los miembros de las Empresas A y B.
La página principal: Contenido visto recientemente es un ejemplo de un lugar en Looker donde ese usuario solo verá a otros miembros de la Empresa C y su contenido.
Estos pasos te ayudarán a configurar un sistema cerrado:
- Solicita la opción Sistema cerrado.
- Planifica tu estructura.
- Configura grupos para proporcionar acceso detallado.
- Habilita el sistema cerrado en el panel Administrador.
- Otorga a cada grupo de empresas de tu sistema acceso de Ver para la carpeta Compartida.
- Configura los niveles de acceso para cada subcarpeta de las carpetas Compartidas.
- Migra contenido a subcarpetas.
En estos pasos, se supone que no hay contenido para usuarios de múltiples usuarios en las carpetas Compartidas. Para aislar el contenido en un sistema cerrado y evitar que los clientes o los otros grupos se vean, mueve ese contenido de la carpeta Compartida a subcarpetas separadas antes de comenzar los siguientes pasos.
Solicita la opción Sistema cerrado
Para solicitar que se habilite la opción Sistema cerrado para tu instancia, comunícate con un especialista en ventas de Google Cloud o abre una solicitud de asistencia.
Planifica tu estructura
Configurar tu sistema es mucho más fácil si ya tienes un plan establecido. Hay dos áreas principales en las que debes pensar:
Primero, asegúrate de crear un grupo para cada empresa. Un grupo de empresas asocia a todos los usuarios de cada empresa y los mantiene separados de otras empresas.
En segundo lugar, considera si deseas que varias empresas vean la misma carpeta (por ejemplo, para paneles que sean relevantes para todas las empresas) o si deseas una carpeta de nivel superior para cada empresa (para contenido distinto que solo se aplica a una sola empresa).
Configura grupos para proporcionar acceso detallado
Si bien debe haber al menos un grupo por empresa, también puede haber subgrupos dentro de ese grupo más grande. Si deseas permitir que algunos usuarios de una empresa editen y administren contenido, mientras que otros solo puedan verlo, puedes crear subgrupos separados para los diferentes tipos de usuarios. Por ejemplo, puedes comenzar creando Empresa A como el grupo general y, luego, agregar dos subgrupos: Editores de la Empresa A y Visualizadores de la Empresa A.
Para obtener información sobre cómo configurar grupos, consulta la página de documentación Grupos.
Habilita la opción Sistema cerrado en el panel Administrador
Es mejor habilitar la opción Sistema cerrado antes de configurar cualquier control de acceso en las carpetas, ya que habilitar la opción Sistema cerrado realiza cambios en tu sistema (consulta la introducción a Configura un sistema cerrado en esta página). Esta opción se encuentra en la sección Configuración del panel General en la sección Administrador de Looker.
Otorga a cada grupo de empresas acceso de Ver para la carpeta Compartida
Otorga acceso de Ver a cada grupo de empresas para las carpetas Compartidas. Esto permite que los miembros de esos grupos accedan a la carpeta Compartida y vean la carpeta de su propia empresa dentro de ella. Si un grupo no tiene acceso de Ver a las carpetas Compartidas, no podrá ver las carpetas de su propia empresa. Administra estos parámetros de configuración desde la sección Acceso al contenido del panel Administrador.
Configura los niveles de acceso para cada subcarpeta
Establece niveles de acceso para determinar quién puede ver o editar contenido en cada subcarpeta. De forma predeterminada, las subcarpetas usan la configuración de acceso de sus superiores hasta que la cambias. Esto significa que una empresa con acceso de Ver a la carpeta Compartida podría ver contenido en la subcarpeta de otra empresa, a menos que restrinjas el acceso a esa subcarpeta. Revisa cada subcarpeta y restringe el acceso de forma adecuada.
Migra contenido a subcarpetas
Si tu empresa permitió que los usuarios vean su propia carpeta y otras carpetas personales, te recomendamos que migres cualquier contenido de esas carpetas personales a las carpetas correspondientes en la jerarquía principal Compartida.