אפשר לשתף את הדוחות עם אנשים אחרים באמצעות שליחת הזמנה באימייל להיכנס ל-Data Studio. אתם יכולים להזמין אנשים ספציפיים או קבוצות Google. אפשר גם לשתף עם קהל רחב יותר, ולאפשר לכל מי שיש לו את הקישור לגשת לדוחות Data Studio.
מדיניות שיתוף ארגונית
אדמינים ב-Google Workspace וב-Cloud Identity יכולים להשתמש במדיניות כדי להגביל את האופן שבו משתמשים בארגון שלהם משתפים נכסים מ-Data Studio. במקרה של נכסים שנמצאים בתיקייה או בסביבת עבודה של צוות, יכול להיות ש-Data Studio ישתמש במשתמש מדיניות כדי לבדוק את מדיניות השיתוף הזו ולאכוף אותה.
איך משתמשי מדיניות פועלים
אם נכס נמצא בתיקייה או במרחב עבודה של צוות, אפשר להגדיר משתמש מדיניות לנכס הזה. מערכת Data Studio משתמשת בחשבון של משתמש המדיניות כדי לקבוע אילו כללי מדיניות לשיתוף חלים על הארגון.
יכול להיות שכללי המדיניות האלה יגבילו את אפשרויות השיתוף או ישביתו תכונות מסוימות של הנכס.
כשמשתמש מעביר נכס למרחב עבודה או לתיקייה של צוות, הוא הופך למשתמש המדיניות של הנכס הזה. אם הנכס מועבר מכל מרחבי העבודה והתיקיות של הצוות, הסיווג 'משתמש במדיניות' מוסר.
הגדרת עצמכם כמשתמש המדיניות של נכס
אם אתם הבעלים של הנכס אבל לא המשתמשים במדיניות, אתם יכולים להגדיר את עצמכם כמשתמשים במדיניות. כך עושים זאת:
- עוברים לנכס.
- לוחצים על person_add שיתוף.
- לוחצים על סמל גלגל השיניים הגדרות כדי לפתוח את חלון אפשרויות שיתוף מתקדמות.
- בתיבת הדו-שיח אפשרויות שיתוף מתקדמות, לוחצים על הגדרת המשתמש שלי כמשתמש במדיניות.
איך משתפים דוח
כדי לשתף דוח, פועלים לפי השלבים הבאים:
- נכנסים ל-Data Studio.
- מציגים או עורכים את הדוח שרוצים לשתף.
- לוחצים על person_add שיתוף. מופיעה תיבת הדו-שיח שיתוף עם אנשים וקבוצות.
כדי לשתף מדף הבית של דוחות או מקורות נתונים, מאתרים את הנכס שרוצים לשתף. more_vert
איך משתפים דוחות
כשמשתפים דוחות, כדאי לשים לב לתרחישים הבאים:
- משתמש לא צריך להתחבר כדי לצפות בדוח ששותף באמצעות שיתוף באמצעות קישור שגלוי לכולם.
- משתמש צריך להתחבר לחשבון Google כדי להציג או לערוך דוח ששותף איתו באמצעות כתובת האימייל או קבוצת Google שלו.
- כשמשתפים דוח עם מקורות נתונים מוטמעים, עורכים אחרים יכולים להשתמש במקורות הנתונים האלה ולערוך אותם בדוח.
- שיתוף של דוח לא משתף באופן אוטומטי מקורות נתונים לשימוש חוזר שנוספו לדוח הזה.
- איך לשתף מקור נתונים שאפשר לעשות בו שימוש חוזר
- לא צריך לשתף מקורות נתונים לשימוש חוזר של דוח כדי לאפשר למשתמשים אחרים לצפות בדוח או לערוך אותו.
- כדי לשתף דוח, צריכה להיות לכם הרשאת בעלים או הרשאת עריכה בדוח.
שיתוף עם משתמשים וקבוצות ספציפיים
כדי לשתף עם משתמשים או קבוצות ספציפיים, פועלים לפי השלבים הבאים:
- נכנסים ל-Data Studio.
- מציגים או עורכים את הדוח שרוצים לשתף.
- לוחצים על person_add שיתוף. מופיעה תיבת הדו-שיח שיתוף עם אנשים וקבוצות.
- בקטע הוספת אנשים, מזינים את השמות או את כתובות האימייל של האנשים שרוצים לשתף איתם. אפשר גם לשתף עם קבוצות Google.
בוחרים את הרשאת הגישה למשתמשים ולמשתמשים שציינתם:
יכול לערוך: המשתמשים יכולים לערוך את הנכס, ליצור ולערוך לוחות זמנים והתראות ולשתף את הנכס עם אחרים.
יכולים לצפות: המשתמשים יכולים לראות את הנכס, אבל לא לערוך אותו או לשתף אותו עם אחרים.
אם הדוח הוא דוח Data Studio Pro ואתם משתמשי Data Studio Pro, אתם יכולים להקצות את ההרשאה יכול ליצור תזמונים למשתמשים ולקבוצות שיש להם תפקיד צפייה, גם אם המשתמשים האלה לא משתמשים ב-Data Studio Pro. ההרשאה הזו מאפשרת למשתמשים האלה ליצור ולערוך לוחות זמנים בדוח.
אם תבטלו את המינוי ל-Data Studio Pro, המשתמשים האלה ישמרו את ההרשאה יכולים ליצור תזמונים, אבל לא תוכלו להקצות את ההרשאה יכולים ליצור תזמונים למשתמשים אחרים.
כדי להגדיר הרשאות שונות למשתמשים שונים, משתמשים בתפריט הנפתח של התפקיד שליד השם שלהם.
כברירת מחדל, האנשים שמזמינים מקבלים אימייל עם קישור לנכס שמשתפים. כדי לשתף בלי לשלוח אימייל, מבטלים את הסימון בתיבה שליחת הודעה לאנשים.
לוחצים על שליחה.
משתמשים ב-Looker Studio בארגון?
אם הארגון שלכם משתמש ב-Google Workspace או ב- Google Cloud Identity כדי לנהל את Data Studio, יכול להיות שהאדמין שלכם הגביל את השיתוף של תוכן ב-Data Studio וב-Data Studio Pro עם משתמשים אחרים בארגון. אם זה המצב, תופיע הודעת שגיאה אם תנסו לשתף עם משתמשים חיצוניים. יכול להיות שגם לא תראו יותר את האפשרות לשתף קישור שגלוי לכולם.
שיתוף עם חשבונות שאינם חשבונות Google
כדי להזמין אנשים ישירות לגשת לדוח, צריך להיות להם חשבון Google. כדי לשתף עם חשבונות שאינם חשבונות Google, יש כמה אפשרויות:
- שואלים את מי שמשתפים איתו את הקובץ אם יש לו חשבון Google שאפשר לשתף איתו. יכול להיות אחד משני סוגי חשבונות:
- חשבון לשימוש אישי שמסתיים ב-
@gmail.com - חשבון לצורכי עבודה או חשבון בית ספרי שמשמש למוצרי Google כמו Gmail, Drive, Docs, Sheets או Slides
- חשבון לשימוש אישי שמסתיים ב-
- אם אין לנמען חשבון Google, הוא יצטרך להירשם וליצור חשבון, רק אז אפשר יהיה לשתף איתו את הדוח.
- כדי לעזור להם להירשם, אפשר להשתמש בקישור הזה: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail.
- להשתמש בשיטת שיתוף אחרת, כמו שיתוף באמצעות קישור או שליחת קובץ PDF באימייל.
שיתוף באמצעות קישור גלוי לכולם
שיתוף באמצעות קישור מאפשר לכם להפיץ את הדוחות בתפוצה רחבה יותר מאשר הזמנה ישירה של אנשים או קבוצות. לדוגמה, אתם יכולים להפעיל שיתוף באמצעות קישור כדי לשתף דוחות של Data Studio עם חשבונות שהם לא חשבונות Google, לכלול קישורים באימיילים, בבלוגים או בפוסטים ברשתות החברתיות, או להטמיע קישורים באתר שלכם.
קבלת קישור שניתן לשתף
כדי לקבל קישור שניתן לשתף, פועלים לפי השלבים הבאים:
- נכנסים ל-Data Studio.
- מציגים או עורכים את הדוח שרוצים לשתף.
- לוחצים על person_add שיתוף. מופיעה תיבת הדו-שיח שיתוף עם אנשים וקבוצות.
- בקטע הגדרות הקישור, משתמשים בתפריט הנפתח כדי לבחור את אפשרות שיתוף הקישור שהכי מתאימה לצרכים שלכם.
- לוחצים על העתקת הקישור.
אפשרויות לשיתוף באמצעות קישור
אם אתם משתמשים רגילים ב-Data Studio, יש לכם את האפשרויות הבאות לשיתוף באמצעות קישור:
- כל משתמש באינטרנט יכול למצוא את הפריט ולצפות בו
- כל אחד באינטרנט יכול למצוא את הפריט ולערוך אותו
- כל מי שיש לו את הקישור יכול לצפות
- כל מי שיש לו את הקישור יכול לערוך
- מושבת – רק אנשים ספציפיים יכולים לגשת
אפשרויות לשיתוף קישורים ב-Google Workspace
אם יש לכם חשבון Google Workspace, יכול להיות שהאפשרויות לשיתוף קישורים יהיו מוגבלות למשתמשים שנמצאים בדומיין שלכם.
מי מקבל בקשות גישה?
כשמשתמש ינסה לצפות בדוח שלא שותף איתו, יוצג לו דף שבו כתוב שאין לו גישה לדוח. המשתמש יכול ללחוץ על בקשת גישה בדף הזה כדי לשלוח אימייל לתפקידים הבאים ב-Data Studio בדוח הזה:
- בדוחות בגרסה ללא עלות של Data Studio, או בדוחות של Data Studio Pro במיקום Sandbox של משתמש, הבקשה נשלחת לבעלים של הדוח.
- לדוחות בסביבת עבודה של צוות ב-Data Studio Pro, הבקשה נשלחת לכל המנהלים של סביבת העבודה הזו.
פתרון בעיות
בקטע הזה מפורטות הנחיות לפתרון בעיות נפוצות שיכולות לקרות כשמשתפים נכסים של Data Studio.
500 שגיאה פנימית כשמשתפים נכסים ב-Workspace
אם מופיעה הודעת השגיאה 500 'התרחשה שגיאה פנימית' כשמנסים לשתף נכסי Data Studio Pro שנמצאים ב-Workspace עם משתמשים מחוץ לארגון, יכול להיות שהסיבה לכך היא המדיניות של הארגון בנושא 'שיתוף מוגבל לדומיין'.
הנכסים של Data Studio Pro ב-Workspace כפופים למדיניות השיתוף של הארגון. אם השיתוף מוגבל לדומיין, יכול להיות שלא תוכלו לשתף נכסים עם משתמשים חיצוניים, גם אם אתם חברים בקבוצה שיש לה חריגה לשיתוף חיצוני של נכסים רגילים.
כדי לשתף נכסי Workspace של Data Studio Pro עם גורמים חיצוניים כשהשיתוף מוגבל לדומיין, אפשר לנסות אחת מהדרכים הבאות:
- שינוי זמני של מדיניות הארגון: אפשר לבקש מהאדמין להסיר באופן זמני את מדיניות הארגון שמכילה את אילוץ ההגבלה לפי הדומיין, להעניק גישה למשתמשים החיצוניים ואז להחיל מחדש את מדיניות הארגון.
- איך מעניקים גישה לקבוצת Google:
- יוצרים קבוצת Google בדומיין של הארגון.
- צריך לבקש מהאדמין ב-Google Workspace להשבית את הגבלת הדומיין עבור הקבוצה הזו.
- מוסיפים את המשתמש מחוץ לדומיין או את חשבון השירות לקבוצת Google הזו.
- משתפים את הנכס ב-Data Studio Pro עם הקבוצה ב-Google.
מגבלות על השיתוף
אפשר לשתף נכסים ב-Data Studio וב-Data Studio Pro עם עד 1,500 גורמים מרכזיים. (חשבונות משתמשים כוללים כתובות אימייל אישיות וקבוצות Google).
המגבלה הזו מגיעה ממכסות ומגבלות של ניהול זהויות והרשאות גישה (IAM).