El almacén de datos de Microsoft SharePoint para Gemini Enterprise te permite buscar y realizar acciones en tus datos de Microsoft SharePoint Online, incluidos documentos, listas y sitios.
Versiones compatibles de Microsoft SharePoint
El almacén de datos de Microsoft SharePoint admite la versión más reciente de Microsoft SharePoint Online en la nube.
Acciones compatibles
Cuando el almacén de datos de Microsoft SharePoint está habilitado, los usuarios finales pueden usar comandos de lenguaje natural en Gemini Enterprise para realizar las siguientes acciones.
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Crear carpeta | Crea una carpeta nueva en una ruta de acceso especificada. |
| Agregar lista | Crea una nueva lista de datos estructurados (por ejemplo, tareas o contactos) en el sitio de Microsoft SharePoint. |
| Subir documento | Sube un documento a un sitio o una biblioteca de Microsoft SharePoint. |
| Descargar documento | Descarga un documento de un sitio o una biblioteca de Microsoft SharePoint. |
| Agregar página | Crea una página nueva en el sitio de Microsoft SharePoint. |
| Verifica el documento | Extrae un documento de una biblioteca de Microsoft SharePoint. |
| Registrar en el documento | Registra un documento en una biblioteca de Microsoft SharePoint. |
| Cómo cambiar el nombre de un archivo adjunto o documento | Cambiar el nombre de un archivo adjunto o documento en una biblioteca de Microsoft SharePoint |
| Mover archivo adjunto o documento | Mueve un documento de una biblioteca de Microsoft SharePoint a una biblioteca o carpeta de destino, o a otro sitio de SharePoint. |
| Descartar documento de salida | Descarta la confirmación de salida de un documento y lo revierte sin guardar los cambios. |
| Compartir recurso | Comparte un documento, una carpeta o un recurso con los destinatarios especificados o genera un vínculo para compartir. |
| Actualiza las propiedades de los archivos | Actualiza las propiedades de metadatos de un documento en una biblioteca de Microsoft SharePoint. |
| Actualizar página | Actualiza una página existente en el sitio de Microsoft SharePoint. |
| Actualizar lista | Actualiza la configuración de una lista de datos estructurados existente en el sitio de Microsoft SharePoint. |
| Crea un elemento de lista | Crea un elemento nuevo en una lista especificada en el sitio de Microsoft SharePoint. |
| Actualizar elemento de lista | Actualiza los campos de un elemento existente en una lista especificada. |
| Enumera las listas | Recupera todas las listas y bibliotecas de documentos de un sitio de Microsoft SharePoint especificado. |
| Obtener elemento de la lista | Devuelve un solo elemento de la lista, incluidos todos los valores de sus columnas. |
| Obtener campos de lista | Devuelve el esquema de una lista especificada, incluidos todos sus campos y sus propiedades. |
Permisos necesarios
Para permitir que Gemini Enterprise realice búsquedas y transferencias de datos con el almacén de datos de Microsoft SharePoint, necesitas los siguientes permisos:
Permisos de la API de Microsoft Graph
En la siguiente tabla, se describen los permisos necesarios para cada modo de conexión.
Nota: En la siguiente tabla, se describen los permisos necesarios para cada modo de conexión. Si habilitas las Acciones para el modo de conexión Búsqueda federada o Transferencia de datos, selecciona también los permisos que se indican en la fila Acciones.
| Modo de conexión | Permiso | Purpose |
|---|---|---|
| Búsqueda federada | N/A | No se requieren permisos de la API de Graph. |
| Ingesta de datos | GroupMember.Read.All |
(Credenciales federadas y token de actualización de OAuth 2.0) Permite que el almacén de datos lea las membresías y las propiedades básicas de todos los grupos sin un usuario que haya accedido. |
User.Read |
(Credenciales federadas y token de actualización de OAuth 2.0) Permite que el almacén de datos lea el perfil de los usuarios que accedieron. También permite que el almacén de datos lea la información básica de la empresa de los usuarios que accedieron. | |
User.Read.All |
(Solo para el token de actualización de OAuth 2.0) Permite que el almacén de datos lea los perfiles de usuario. | |
Sites.FullControl.All (Opción 1)Sites.Selected (Opción 2) |
(Credenciales federadas y token de actualización de OAuth 2.0) La opción 1 permite que el almacén de datos tenga control total de todas las colecciones de sitios. La opción 2 permite que el almacén de datos acceda a un subconjunto de colecciones de sitios. Las colecciones de sitios específicas y los permisos otorgados se pueden configurar en SharePoint Online. | |
User.Read.All (Opción 1)User.ReadBasic.All (Opción 2) |
(Solo credenciales federadas) La opción 1 permite que el almacén de datos lea los perfiles de usuario. La opción 2 permite que el almacén de datos lea un conjunto básico de propiedades de perfil de otros usuarios de la organización. | |
| Actions | Sites.ReadWrite.All |
(Búsqueda federada y transferencia de datos) Permite que el almacén de datos edite o borre documentos y elementos de lista en todas las colecciones de sitios en nombre del usuario que accedió. |
Sites.Read.All |
(Búsqueda federada y transferencia de datos) Permite que el almacén de datos lea listas, elementos de lista y esquemas de lista en todas las colecciones de sitios en nombre del usuario que accedió. Es obligatorio para las acciones de enumerar listas, obtener elementos de lista y obtener campos de lista. | |
Files.ReadWrite |
Permite que el almacén de datos lea, cree, actualice y borre los archivos del usuario que accedió. | |
Files.ReadWrite.All |
Permite que el almacén de datos lea, cree, actualice, borre, suba y descargue todos los archivos a los que puede acceder el usuario que accedió. | |
Sites.Manage.All |
Permite que el almacén de datos cree o borre bibliotecas de documentos y listas en todas las colecciones de sitios en nombre del usuario. |
Permisos de la API de Microsoft SharePoint
En la siguiente tabla, se describen los permisos necesarios para cada modo de conexión.
| Modo de conexión | Permiso | Purpose |
|---|---|---|
| Búsqueda federada | Sites.Search.All (delegado) |
Permite que el almacén de datos ejecute consultas de búsqueda y lea información básica del sitio en nombre del usuario que accedió. Los resultados de la búsqueda se basan en los permisos del usuario, no en los de la app. |
AllSites.Read (Opción 1, Delegado) |
Permite que el almacén de datos lea documentos y enumere elementos en todas las colecciones de sitios en nombre del usuario que accedió. | |
Sites.Selected (Opción 2, Delegado) |
Permite que el almacén de datos acceda a un subconjunto de colecciones de sitios con un usuario que accedió a su cuenta. Las colecciones de sitios específicas y los permisos otorgados se pueden configurar en SharePoint Online. | |
| Ingesta de datos (credenciales federadas) | Sites.FullControl.All (Opción 1, Aplicación) |
Permite que el almacén de datos tenga control total de todas las colecciones de sitios. |
Sites.Selected (Opción 2, Aplicación) |
Permite que el almacén de datos acceda a un subconjunto de colecciones de sitios con un usuario que accedió a su cuenta. Las colecciones de sitios específicas y los permisos otorgados se pueden configurar en SharePoint Online. | |
| Ingesta de datos (token de actualización de OAuth 2.0) | AllSites.FullControl (Opción 1, Delegado) |
Permite que el almacén de datos tenga control total de todas las colecciones de sitios en nombre del usuario que accedió. |
Sites.Selected (Opción 2, Delegado) |
Permite que el almacén de datos acceda a un subconjunto de colecciones de sitios con un usuario que accedió a su cuenta. Las colecciones de sitios específicas y los permisos otorgados se pueden configurar en SharePoint Online. | |
| Actions | AllSites.Write (delegado) |
Permite que el almacén de datos cree, lea, actualice, borre, suba y descargue documentos y elementos de lista en todas las colecciones de sitios en nombre del usuario que accedió. |
Para obtener información sobre cómo agregar los permisos para Microsoft SharePoint, consulta Configura Microsoft SharePoint y establece los permisos necesarios.
Limitaciones
En esta sección, se describen los problemas conocidos y las limitaciones que pueden afectar el uso del almacén de datos de Microsoft SharePoint.
- Cuando crees una app nueva o agregues un almacén de datos a una existente, te recomendamos que asocies solo un almacén de datos con acciones que pertenezcan a un solo tipo de conector.
- No se admite aplicar un perímetro de Controles del servicio de VPC en los almacenes de datos de Microsoft SharePoint existentes. Para aplicar los Controles del servicio de VPC, debes borrar y volver a crear los almacenes de datos. Para obtener más información sobre los Controles del servicio de VPC y cómo usar acciones después de habilitarlos, consulta Protege tu app con los Controles del servicio de VPC.
- El almacén de datos de Microsoft SharePoint solo se admite en las ubicaciones
global,usyeu.
- Requisito previo de calidad de la búsqueda: Para obtener resultados de la búsqueda óptimos y aprovechar al máximo las funciones de Gráfico de conocimiento, te recomendamos que configures y sincronices el almacén de datos de Búsqueda de personas, además del almacén de datos de Microsoft SharePoint.
A continuación, se indican las limitaciones del almacén de datos federado de Microsoft SharePoint:
- Limitaciones de la búsqueda: Los resultados de la búsqueda pueden variar y no siempre son exhaustivos para todos los tipos de archivos. Es posible que no se pueda acceder al contenido de las carpetas archivadas o encriptadas para realizar búsquedas. La búsqueda federada no admite la búsqueda dentro de los archivos adjuntos.
- Acceso delegado: El acceso a sitios o bibliotecas compartidos puede requerir permisos específicos que no se incluyen en la autorización de usuario estándar.
- Analizador de diseño en el modo de búsqueda federada: Si bien el analizador de diseño es estándar, su eficacia en archivos PDF complejos (con tablas, diseños de varias columnas o que necesitan OCR) es limitada en el modo de búsqueda federada. Es posible que las llamadas a la API en tiempo real de este modo no proporcionen los datos o el tiempo completos que se requieren para el análisis profundo que realiza el analizador de diseño durante la transferencia de datos.
- Funciones de PDF no compatibles: En consecuencia, es posible que las estructuras de PDF complejas no se analicen por completo ni se puedan buscar. Esto incluye lo siguiente:
- Diseños de texto de varias columnas
- Datos dentro de tablas y gráficos incorporados
- Texto en documentos escaneados que requieren reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
- Documentos con órdenes de lectura no lineales o formato complejo
Recomendación
Para los datos de Microsoft Sharepoint que contienen archivos PDF con funciones complejas (como tablas, diseños de varias columnas o contenido que depende del OCR), recomendamos usar el modo de transferencia estándar para realizar una búsqueda eficaz. Este modo permite que el analizador de diseño procese e indexe en profundidad todo el contenido del documento.
Soluciona problemas de los resultados de la búsqueda del conector de SharePoint
Si tienes problemas con documentos faltantes, resultados incorrectos o una relevancia de búsqueda deficiente, verifica las siguientes áreas de diagnóstico:
- Verifica el almacén de datos de personas: Asegúrate de que el almacén de datos de búsqueda de personas esté configurado y se sincronice si tienes problemas de relevancia o de coincidencia de entidades.
- Errores de autenticación: Los errores de autenticación persistentes, como "Error al recuperar el token de acceso a la API de Graph", impedirán que funcionen las búsquedas. Para resolver este problema, consulta los registros de Microsoft Entra ID para obtener detalles y, luego, vuelve a autenticar la conexión.
- No coinciden las identidades: Si usas Google Identity, verifica que el correo electrónico de Google del usuario coincida exactamente con su correo electrónico de Microsoft SharePoint. Las discrepancias impiden que se devuelvan resultados.
- Búsquedas de carpetas segmentadas (URLs .aspx): Las búsquedas con URLs de navegador completas que terminan en
/Forms/AllItems.aspxejecutan una búsqueda en todo el sitio, no solo en la carpeta específica. Usa siempre rutas de acceso absolutas a las carpetas para realizar búsquedas segmentadas. - Límites de resultados: Ten en cuenta que las búsquedas federadas pueden tener límites en la cantidad de documentos que se devuelven por consulta (por lo general, un máximo de 20 resultados).
- Problemas con las citas: Pueden producirse citas incorrectas de forma intermitente. Si el problema persiste, infórmalo al equipo de asistencia y, además, incluye tus tokens de diagnóstico.
- Compatibilidad entre el conector y el modelo: Asegúrate de usar las versiones más recientes del modelo de Gemini. Algunos modelos más antiguos (por ejemplo, 3.x) tienen problemas conocidos para resolver herramientas para acciones de SharePoint, como
download_documentdentro de Agent Builder.
¿Qué sigue?
- Para crear y configurar un almacén de datos con Microsoft SharePoint, consulta Configura un almacén de datos de Microsoft SharePoint.