Menyiapkan penyimpanan data Microsoft Outlook

Halaman ini menjelaskan cara membuat penyimpanan data dan menghubungkan Microsoft Outlook ke Gemini Enterprise.

Sebelum memulai

Catatan: Untuk menerapkan kontrol akses sumber data dan mengamankan data di Google Gemini Enterprise, pastikan Anda telah mengonfigurasi penyedia identitas Anda.

Pastikan hal berikut sebelum Anda menyiapkan koneksi gabungan Microsoft Outlook.

1. Berikan peran Discovery Engine Editor (roles/discoveryengine.editor). Peran ini diperlukan agar pengguna dapat membuat penyimpanan data. Untuk memberikan peran ini, lakukan hal berikut:

   1. Di konsol Google Cloud , buka halaman IAM.

      Buka IAM

   2. Temukan akun pengguna, lalu klik edit Edit.
   3. Berikan peran Discovery Engine Editor kepada pengguna. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat Peran dan izin IAM.

2. Rencanakan arsitektur multi-tenant Anda (jika ada): Jika organisasi Anda mencakup beberapa tenant Microsoft 365 yang terisolasi (Organisasi Multi-Tenant), Anda harus membuat penyimpanan data khusus untuk setiap ID Tenant Azure yang berbeda.

   Untuk mencegah konflik sesi browser di seluruh tenant selama proses pembuatan penyimpanan data, Anda harus berencana menggunakan Kredensial gabungan untuk autentikasi. Untuk mengetahui detail konfigurasi, lihat Menambahkan kredensial gabungan untuk penyerapan data.

3. Daftarkan Gemini Enterprise sebagai aplikasi OAuth 2.0 di Microsoft Entra ID dan dapatkan kredensial berikut:

   • Client ID

   • Rahasia klien

   • ID Tenant

4. Konfigurasi izin Microsoft API dengan izin dari administrator Microsoft Outlook.

Membuat penyimpanan data Microsoft Outlook

Untuk membuat penyimpanan data Microsoft Outlook, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Di konsol Google Cloud , buka halaman Gemini Enterprise.

   Gemini Enterprise

2. Pilih atau buat project Google Cloud .

3. Di menu navigasi, klik Penyimpanan data.

4. Klik Buat penyimpanan data.

5. Di bagian Source, telusuri Microsoft Outlook, lalu klik Select.

6. Di bagian Data:

   1. Di bagian Connector mode, pilih Penyerapan data atau Federated search sebagai mode koneksi.

   2. Klik Lanjutkan.

   3. Di bagian Authentication settings, konfigurasikan autentikasi berdasarkan mode koneksi yang Anda pilih.

      1. Berikan detail autentikasi berikut sesuai kebutuhan:
         • Client ID: ID unik aplikasi yang terdaftar di Microsoft Entra ID organisasi Anda.
         • Rahasia klien: Kunci rahasia yang dibuat selama proses pendaftaran aplikasi OAuth 2.0 di Microsoft Entra ID.

         • ID Tenant: ID unik untuk organisasi Anda di pusat admin Microsoft Entra. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat Mendapatkan kredensial klien.

         • Jenis Lingkungan Microsoft Outlook: Pilih lingkungan yang menghosting tenant Microsoft 365 Anda:

           • Pilih Standard (default) jika Anda terhubung ke Microsoft 365 komersial standar atau Government Community Cloud (GCC).
           • Pilih US Government jika Anda terhubung ke cloud sovereign Microsoft 365 US Government (GCC High atau DoD).
         Catatan: Setelan ini hanya berlaku untuk pelanggan Microsoft 365 US Government (sovereign cloud). Jika Anda terhubung ke cloud Pemerintah AS, gunakan kombinasi yang cocok; jika tidak, pertahankan setelan default (Standard dan Global):

         • GCC: Jenis Lingkungan Standard, Lingkungan Cloud GCC.
         • GCC High: Jenis Lingkungan US Government, Lingkungan Cloud GCC High.
         • DoD: Jenis Lingkungan US Government, Lingkungan Cloud DoD.

      • Jika Anda memilih Penyerapan data dengan metode autentikasi Kredensial gabungan, salin ID subjek dan gunakan untuk menambahkan kredensial gabungan untuk penyerapan data.

        • ID subjek: ID unik akun layanan yang ingin Anda gunakan.

      • Jika Anda memilih Federated Search, klik Login dan selesaikan login Microsoft.

   4. Klik Lanjutkan.

   5. Di bagian Advanced options:

      • Pilih Microsoft 365 Cloud Environment Anda:
        • Jika Anda terhubung ke instance Microsoft 365 US Government, pilih opsi yang sesuai: GCC, GCC High, atau DoD.
        • Jika tidak, pertahankan nilai default, Global.

      • Jika Anda memilih Federated search, di kolom Azure Tenant, masukkan ID tenant yang Anda dapatkan saat membuat aplikasi Entra.

      • Jika Anda memilih Penyerapan data:

        1. Opsional: Untuk mengizinkan sekumpulan alamat IP statis di sistem Anda, centang kotak Enable Static IP Addresses. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat Mengonfigurasi egress IP statis.
        2. Opsional: Di kolom Max QPS, masukkan kueri maksimum per detik untuk menerapkan pembatasan kapasitas pada kueri yang dikirim konektor ke instance Outlook.

   6. Di bagian Entities to search (jika Anda memilih Federated search) atau Entities to sync (jika Anda memilih penyerapan data):

      1. Pilih semua entity yang diperlukan.
      2. Jika Anda memilih Federated search, lanjutkan ke langkah berikutnya.
      3. Jika Anda memilih Penyerapan data, lanjutkan dengan langkah-langkah berikut:
         1. Opsional: Untuk menyinkronkan project tertentu, lakukan hal berikut:
            1. Klik Filter.
            2. Untuk memfilter entity dari indeks, centang kotak Exclude from the index, atau untuk memastikan entity disertakan dalam indeks, centang kotak Include to the index.
            3. Masukkan kunci. Tekan enter setelah setiap kunci.
            4. Klik Simpan.
         2. Untuk mengonfigurasi jadwal sinkronisasi, lakukan hal berikut:
            1. Dalam daftar Frekuensi sinkronisasi, pilih frekuensi sinkronisasi.
               • Untuk menjadwalkan sinkronisasi penuh data entitas dan identitas secara terpisah, luaskan menu di bagian Sinkronisasi penuh, lalu pilih Opsi kustom.
            2. Dalam daftar Frekuensi sinkronisasi inkremental, pilih frekuensi sinkronisasi inkremental. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat Jadwal sinkronisasi.

7. Klik Lanjutkan.

8. Di bagian Actions:

   • Jika Anda memilih Penelusuran gabungan:
     1. Dari Select Microsoft Outlook actions to enable, pilih tindakan dari kategori untuk mengaktifkannya bagi konektor.

   • Jika Anda memilih Penyerapan data:

     1. Di bagian Authentication settings, konfigurasikan autentikasi berdasarkan mode koneksi yang Anda pilih.

     2. Berikan detail autentikasi berikut sesuai kebutuhan:

        • Client ID: ID unik aplikasi yang terdaftar di Microsoft Entra ID organisasi Anda.
        • Rahasia Klien: Kunci rahasia yang dibuat selama proses pendaftaran aplikasi OAuth 2.0 di Microsoft Entra ID.
        • ID Tenant: ID unik untuk organisasi Anda di pusat admin Microsoft Entra.

        Untuk mengetahui informasi tentang cara mendapatkan kredensial autentikasi, lihat Mendapatkan kredensial klien. Untuk mengetahui informasi tentang cakupan yang diperlukan, lihat Izin yang diperlukan.

     3. Klik Login dan login ke Microsoft Outlook untuk memverifikasi akun Anda.

     4. Klik Lanjutkan.

     5. Di bagian Advanced options:

        1. Masukkan Azure Tenant, ID tenant yang Anda dapatkan saat membuat aplikasi Entra.

     6. Dari Select Microsoft Outlook actions to enable, pilih tindakan dari kategori untuk mengaktifkannya bagi konektor.

9. Klik Lanjutkan.

   Catatan: Jika Anda melewati penambahan tindakan pada langkah ini, Anda dapat menambahkannya nanti. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat Menambahkan tindakan.

   Untuk melihat dan mengelola daftar tindakan, lihat Melihat dan mengelola tindakan.

10. Di bagian Configuration:

    1. Dari daftar Multi-region, pilih lokasi untuk konektor data Anda.
    2. Di kolom Nama konektor data Anda, masukkan nama untuk konektor Anda.
    3. Jika Anda memilih us atau eu sebagai lokasi, konfigurasikan Setelan enkripsi:
       • Opsional: Jika Anda belum mengonfigurasi kunci satu region, klik Buka halaman setelan untuk melakukannya. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat Mendaftarkan kunci satu region untuk konektor pihak ketiga.
       • Pilih Google-managed encryption key atau Cloud KMS key.
       • Jika Anda memilih Cloud KMS key:
         • Dalam daftar Key management type, pilih jenis yang sesuai.
         • Di daftar Cloud KMS key, pilih kunci.
       Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat Kunci enkripsi yang dikelola pelanggan.

11. Klik Lanjutkan.

12. Di bagian Penagihan, pilih Harga umum atau Harga yang dapat dikonfigurasi. Untuk informasi selengkapnya, lihat Memverifikasi status penagihan project dan Lisensi.

13. Klik Create. Gemini Enterprise akan membuat penyimpanan data Anda dan menampilkannya di halaman Data Stores.

Di halaman Data Stores, klik nama penyimpanan data Anda untuk melihat statusnya. Setelah status penyimpanan data berubah dari Creating menjadi Active, konektor Microsoft Outlook siap digunakan.

Untuk konektor penyerapan yang dibuat dengan Microsoft Outlook, status penyimpanan data bertransisi dari Creating ke Running setelah inisiasi sinkronisasi. Statusnya kemudian berubah menjadi Active setelah penyerapan selesai, yang menandakan bahwa penyimpanan data telah dikonfigurasi sepenuhnya. Bergantung pada volume data, penyerapan mungkin memerlukan waktu beberapa jam.

Setelah membuat penyimpanan data, buat aplikasi, hubungkan ke penyimpanan data Microsoft Outlook, dan izinkan Gemini Enterprise untuk mengakses Microsoft Outlook sebelum menjalankan kueri apa pun.

Mengaktifkan sinkronisasi real-time

Pratinjau — Sinkronisasi real-time

Fitur ini tunduk pada "Persyaratan Penawaran Pra-GA" di bagian Persyaratan Layanan Umum dari Persyaratan Khusus Layanan. Fitur pra-GA tersedia "sebagaimana adanya" dan mungkin memiliki dukungan terbatas. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat deskripsi tahap peluncuran.

Catatan: Sinkronisasi real-time hanya tersedia untuk mode koneksi Penyerapan data.

Sinkronisasi real-time hanya menyinkronkan entitas dokumen dan tidak menyinkronkan data yang terkait dengan entitas identitas. Tabel berikut menunjukkan peristiwa dokumen yang didukung dengan sinkronisasi real-time.

Entitas Outlook	Buat	Perbarui	Hapus	Perubahan izin
Email
Lampiran email
Kalender
Kontak

Untuk mengaktifkan sinkronisasi real-time untuk penyimpanan data Anda, ikuti langkah-langkah berikut.

1. Di konsol Google Cloud , buka halaman Gemini Enterprise.

   Gemini Enterprise

2. Di menu navigasi, klik Penyimpanan Data.

3. Klik nama penyimpanan data Microsoft Outlook yang ingin Anda aktifkan sinkronisasi real-time-nya.

4. Di halaman Data penyimpanan data, tunggu hingga Connector state berubah menjadi Active.

5. Di kolom Real-time sync, klik View/edit.

6. Untuk mengaktifkan sinkronisasi real-time, klik tombol Aktifkan sinkronisasi real-time.

7. Di kolom Client secret, masukkan nilai. Nilai ini digunakan untuk memverifikasi peristiwa webhook Microsoft Outlook. Sebaiknya gunakan string yang berisi 20 karakter.

8. Klik Simpan.

   Tunggu hingga kolom Real-time sync berubah menjadi Running.

Penanganan data dan eksekusi kueri

Bagian ini menjelaskan cara Gemini Enterprise mengelola kueri Anda dan implikasi privasi dari penggunaan penyimpanan data gabungan.

Eksekusi kueri

Setelah Anda mengizinkan Microsoft Outlook dan mengirim kueri penelusuran ke Gemini Enterprise:

• Gemini Enterprise mengirimkan kueri penelusuran Anda langsung ke Microsoft API.
• Gemini Enterprise menggabungkan hasil tersebut dengan hasil dari sumber data lain yang terhubung dan menampilkan hasil penelusuran yang komprehensif.

Penanganan data

Saat menggunakan penelusuran gabungan pihak ketiga, aturan penanganan data berikut berlaku:

• String kueri Anda dikirim ke backend penelusuran pihak ketiga (Microsoft API).
• Pihak ketiga ini dapat mengaitkan kueri dengan identitas Anda.
• Jika beberapa sumber data penelusuran gabungan diaktifkan, kueri mungkin akan dikirim ke semua sumber data tersebut.
• Setelah data mencapai sistem pihak ketiga, data tersebut akan diatur oleh persyaratan layanan dan kebijakan privasi sistem tersebut.

Catatan: Untuk meningkatkan akurasi, LLM dapat menulis ulang kueri Anda sebelum dikirim ke Microsoft Outlook. Kueri yang ditulis ulang ini dapat menggabungkan informasi dari histori kueri sesi Anda. Akibatnya, bagian dari histori kueri Anda mungkin juga disertakan dalam kueri yang dikirim ke Microsoft API.

Langkah berikutnya

• Untuk menyediakan antarmuka pengguna untuk mengkueri data Microsoft Outlook Anda, buat aplikasi dan hubungkan ke penyimpanan data Microsoft Outlook.
• Untuk melihat dan mengelola daftar tindakan, lihat Melihat dan mengelola tindakan.
• Untuk melihat pratinjau tampilan hasil penelusuran setelah aplikasi disiapkan, lihat Mendapatkan hasil penelusuran.
• Untuk mengaktifkan pemberitahuan bagi penyimpanan data, lihat Mengonfigurasi pemberitahuan untuk penyimpanan data pihak ketiga.