שיתוף ותזמון של דוחות עם Slack

אתם יכולים לשלוח דוחות של Data Studio לערוצים ב-Slack ולמשתמשי Slack בסביבות העבודה שלכם ב-Slack.

דרישות מוקדמות

• אתם צריכים להיות משתמשים במינוי ל-Data Studio Pro.
• האדמין ב-Google Workspace צריך להפעיל את האפשרות לשליחה ל-Slack בארגון. כברירת מחדל, ערוץ השליחה של Slack מותר ב-Google Workspace. אם רוצים לשנות את ההגדרה הזו, אדמין ב-Google Workspace יכול לשנות אותה בשבילכם. לשם כך, צריך לבצע את השלבים הבאים במסוף Google Admin:
  1. במסוף Admin, לוחצים על תפריט > אפליקציות > שירותי Google נוספים > Data Studio.
  2. לוחצים על הגדרות הפצת תוכן.
  3. בקטע Pro Features (תכונות Pro), משנים את ההגדרה Allow Slack delivery (התרת שליחה ל-Slack).

חיבור של Slack לארגון ב-Data Studio

אחרי שהאדמין ב-Google Workspace מפעיל את השליחה ל-Slack, אדמין ב-Data Studio Pro יכול לקשר סביבת עבודה אחת או יותר ב-Slack לארגון ב-Data Studio. לשם כך, צריך לבצע את השלבים הבאים:

1. לוחצים על סמל ההגדרות ב-Data Studio ובוחרים באפשרות אדמין של מהדורת Enterprise.
2. בקטע Slack Integration (שילוב עם Slack), לוחצים על Add Slack Workspace (הוספת סביבת עבודה ב-Slack).
3. נכנסים ל-Slack כשמוצגת בקשה לעשות זאת.

הסרה של סביבות עבודה מחוברות ב-Slack

אדמינים יכולים להסיר מרחבי עבודה ב-Slack באופן הבא:

1. לוחצים על סמל ההגדרות ב-Data Studio ובוחרים באפשרות אדמין של מהדורת Enterprise.
2. בקטע Slack Integration (שילוב עם Slack), לוחצים על Delete (מחיקה) לצד סביבת העבודה ב-Slack שרוצים להסיר.

יצירת תזמון לשליחה ב-Slack (תכונה של Pro)

אם יש לכם Data Studio Pro, אתם יכולים לשלוח דוחות למשתמשי Slack ולערוצי Slack באמצעות השלבים הבאים:

1. מציגים את הדוח שרוצים לתזמן.
2. בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על שיתוף ואז על תזמון שליחה.
3. בשדה יעד, בוחרים באפשרות Slack.
4. אם האדמין חיבר כמה סביבות עבודה ב-Slack ל-Data Studio, בוחרים סביבת עבודה.
5. אם מתבקשים, לוחצים על כניסה באמצעות Slack.

6. בשדה שליחה אל, בוחרים באפשרות ערוצים, משתמשים או מזהה ידני.

   כדי למצוא את המזהה הידני, פועלים לפי השלבים הבאים:

   1. פותחים את Slack בדפדפן האינטרנט ועוברים לערוץ שנבחר.
   2. בודקים את כתובת ה-URL בסרגל הכתובות בדפדפן.
   3. מזהה הערוץ או מזהה המשתמש הוא המחרוזת הארוכה של אותיות ומספרים שמופיעה בכתובת ה-URL, בדרך כלל אחרי /client/{workspace-id}/ ומתחילה באות C בערוצים ציבוריים, באות G בערוצים פרטיים או באות D אצל משתמשים. לדוגמה, כתובת ה-URL יכולה להיראות כך: https://your-workspace.slack.com/client/T0123456789/C01ABCD1234, כאשר C01ABCD1234 הוא מזהה הערוץ.
   4. אם אתם משתמשים באפליקציית Slack לנייד, לוחצים לחיצה ארוכה על הערוץ או על שם המשתמש כדי להעתיק את הקישור, ואז מחלצים את הפלח האחרון של הקישור, שיהיה דומה לפורמט המזהה שצוין בשלב הקודם.
   5. מזינים את מזהה הערוץ או מזהה המשתמש בשדה מזהה ידני.

7. אם בחרתם באפשרות ערוצים או משתמשים בשדה שליחה אל, צריך להזין את רשימת הערוצים או המשתמשים.

   • אפשר להוסיף כמה ערוצים או כמה משתמשים ללוח זמנים אחד, אבל אי אפשר להוסיף גם ערוצים וגם משתמשים.

8. (אופציונלי) כותבים הודעה מותאמת אישית שתצורף לדוח.

   • אי אפשר להגדיר הודעה בהתאמה אישית לדוחות בתיקייה בבעלותי. כדי להסיר את ההגבלה הזו, אפשר לשדרג דוח ל-Data Studio Pro.

9. (אופציונלי) בוחרים את דפי הדוח שרוצים לכלול.

10. מגדירים את התאריך והשעה שבהם רוצים להתחיל לשלוח את הדוח.

11. מגדירים את תדירות השליחה.

12. (אופציונלי) לוחצים על שליחה עכשיו כדי לשלוח את ההודעה ל-Slack באופן מיידי.

13. לוחצים על שמירה כדי לשמור את לוח הזמנים.

אפשר להחיל מסננים על תזמון ב-Slack, בדיוק כמו על תזמון באימייל.

איך עובד תזמון של משלוח הודעות ב-Slack

כשמתוזמן משלוח ב-Slack, הודעה מתפרסמת למשתמשים או לערוצים שמוגדרים כנמענים. ההודעה מתפרסמת מחשבון Slack של השולח של התזמון. ההודעה כוללת את הרכיבים הבאים:

• קובץ PDF מצורף של הדוח
• קישור View in Data Studio (תצוגה ב-Data Studio)

ניהול הגישה ל-Slack

כדי לבצע אימות מחדש או לבטל את הגישה שלכם למרחבי עבודה מקושרים ב-Slack, פועלים לפי השלבים הבאים:

1. לוחצים על סמל ההגדרות ב-Data Studio ובוחרים באפשרות הגדרות שיתוף.
2. בקטע Slack Integration מוצגת רשימה של סביבות עבודה זמינות ב-Slack, עם כמה אפשרויות לכל סביבת עבודה:
   • אם אף פעם לא התחברתם לסביבת עבודה, לוחצים על כניסה ל-Slack לצד השם של סביבת העבודה.
   • אם איבדתם את הגישה לסביבת עבודה, לוחצים על חיבור מחדש לצד שם סביבת העבודה.
   • כדי להסיר את הגישה לסביבת עבודה, לוחצים על ביטול לצד השם של סביבת העבודה.
   • כדי להסיר את הגישה לסביבת עבודה, לוחצים על ביטול לצד השם של סביבת העבודה.

המגבלות של שליחה מתוזמנת ב-Slack

יש מגבלות על שליחה מתוזמנת ב-Slack:

• כדי לתזמן שליחה באמצעות Slack, אתם צריכים להיות משתמשי Data Studio Pro.
• כדי לתזמן דוח, צריכה להיות לכם בעלות על הדוח או הרשאת עריכה שלו.
• אפשר לתזמן דוח רק לערוצי Slack שאתם חברים בהם.
• לכל דוח אפשר לתזמן שליחה באמצעות Slack ל-5 ערוצי Slack או ל-10 משתמשי Slack לכל היותר. כדי לשלוח לעוד נמענים, צריך ליצור לוחות זמנים נוספים.
• כשמעבירים דוח באמצעות Slack, אי אפשר לסנן לפי כתובת האימייל של הנמען. כל הנמענים של השליחה המתוזמנת יקבלו את אותה גרסה של הדוח.
• אפשר להוסיף כמה ערוצי Slack או כמה משתמשי Slack ללוח זמנים יחיד, אבל אי אפשר להוסיף גם ערוצים וגם משתמשים.

פתרון בעיות בשליחה ל-Slack

אם אתם לא מקבלים את ההודעות ב-Slack, תוכלו לנסות את השלבים הבאים לפתרון בעיות:

1. בודקים שסביבת העבודה מחוברת ל-Data Studio.
2. בודקים שלמשתמש ב-Data Studio יש גישה לסביבת העבודה ב-Slack.
3. מוודאים שהמשתמש שלכם ב-Slack הוא חבר בערוץ ב-Slack שאליו אתם מנסים לשלוח.

בקטע למה הדוח שלי לא נשלח? בדף הראשי של התזמון אפשר למצוא טיפים נוספים לפתרון בעיות.