בדף הזה מפורטות שיטות מומלצות, טיפים ותרחישי שימוש נפוצים לעבודה עם סביבות עבודה צוותיות. המידע בדף הזה יעזור לכם ליצור סביבות עבודה צוותיות ולעבוד איתן ביעילות ובביטחון, ולשתף תוכן רק כשצריך. בדף הזה יש גם דוגמאות למוסכמות ולתרחישים נפוצים למתן שמות.
יצירת מרחבי עבודה צוותיים עם מטרה או התמקדות ספציפיות
אפשר ליצור ולארגן את מרחבי העבודה של הצוות עם מיקוד או מטרה ספציפיים. כך תוכלו:
- שמירה על סדר וארגון בסביבות העבודה של הצוות, ועל יעילות ונוחות התחזוקה שלהן.
- לעזור למשתמשים לגשת למידע שהם צריכים בצורה מהירה ונוחה יותר.
לדוגמה, אפשר להטמיע את המבנה הבא כדי לשמור על סדר ועל יעילות במרחבי העבודה של הצוות:
- סביבת עבודה אחת לכל פרויקט חוצה-תפקידים שמכיל נכסים משותפים
- סביבות עבודה נפרדות לצוותים, לכל צוות או מיקום גיאוגרפי, כמו שיווק באזור אסיה והאוקיינוס השקט, שמכילות את הנכסים הספציפיים של כל צוות
- סביבת עבודה נפרדת של צוות לדיווח על סביבות, כמו דוחות פיתוח, Staging או ייצור
דוגמאות ספציפיות יותר זמינות במאמר תרחישי שימוש נפוצים במרחבי עבודה של צוותים.
ניהול חברות באמצעות קבוצות Google
קבוצות Google יכולות לעזור לכם לנהל את החברוּת במרחבי עבודה של צוותים, על ידי הענקת גישה אוטומטית לחברי הקבוצה למרחבי העבודה של הצוות שאליהם יש לקבוצה גישה. לגישה הזו יש שני יתרונות עיקריים:
- לחברים חדשים בקבוצה יש גישה לדוחות ולמקורות נתונים כמו לחברים הקיימים בקבוצה.
- אתם לא צריכים להגדיר גישה לכל חבר חדש באופן ידני.
שיתוף תוכן באופן סלקטיבי
הטיפים הבאים יעזרו לכם לשתף את התוכן במרחבי עבודה צוותיים בצורה מכוונת.
נותנים לכל משתמש רק את ההרשאות הנדרשות.
כשמוסיפים אנשים או קבוצות לסביבת עבודה של צוות, הם יכולים ליצור נכסים, להוסיף נכסים ולצפות בנכסים בסביבת העבודה הזו. אם אתם רוצים שאנשים יוכלו גם להוסיף חברים לצוות ולהסיר אותם, תנו להם את התפקיד 'מנהל תוכן' או 'מנהל' לפי הצורך.
שיתוף נכסים ספציפיים עם גישה מוגבלת.
אם מישהו צריך גישה רק לדוח מסוים או למקור נתונים מסוים בסביבת עבודה של צוות, אתם יכולים לשתף רק את הנכס הזה במקום להוסיף אותו כחבר בסביבת העבודה של הצוות.
מידע נוסף על התפקידים השונים בסביבת העבודה של הצוות ב-Data Studio זמין במאמר בנושא תפקידים והרשאות.
שימוש במוסכמות למתן שמות
כדי לעזור לאנשים למצוא מרחבי עבודה צוותיים ולמנוע התנגשויות בשמות של מרחבי עבודה צוותיים, כדאי להסכים על מוסכמות למתן שמות ברמת הארגון. לדוגמה:
- לחברה שלכם יש מחלקות מכירות באזורים שונים, ואתם יוצרים מרחב עבודה צוותי לכל אזור מכירות. כדי להבדיל בין סביבות העבודה של הצוותים, מוסיפים להן קידומת עם האזור או קיצור של האזור.
- אפשר לציין את הסטטוס על ידי הוספת קידומת, כמו [בארכיון] לפרויקט שכבר לא פעיל או [בתהליך] לפרויקט פעיל.
- כדי להבחין בין סביבות עבודה צוותיות שמשותפות עם גורמים חיצוניים לבין סביבות עבודה צוותיות שמשותפות עם גורמים פנימיים, מוסיפים את הקידומת [External] או [Internal].
- כדאי להשתמש בתוויות כדי לציין את המטרה של מרחב העבודה של הצוות, למשל [לפני ייצור] למרחב עבודה של צוות שמכיל נכסים לפני ייצור ו-[ייצור] למרחב עבודה של צוות שמכיל נכסי ייצור. התוויות יכולות לעזור לחברי הצוות להבין את המטרה של סביבת העבודה ואת סוגי הנכסים שכל סביבת עבודה של צוות מכילה.
תרחישים נפוצים לדוגמה לשימוש במרחבי עבודה צוותיים
בקטע הזה יש כמה דוגמאות לשימוש בעקרונות שמתוארים במסמך הזה כדי להשתמש ביעילות ובאופן מיטבי במרחבי עבודה של צוותים.
דוגמה: שיתוף פעולה בצוות
נניח שאתם רוצים שכל חברי צוות השיווק יוכלו ליצור תוכן שיווקי כמו דוחות ומקורות נתונים ולגשת אליו במרחב משותף. כדי ליצור את המרחב השיתופי הזה לצוות, מבצעים את השלבים הבאים:
- יוצרים סביבת עבודה של צוות שמוקדשת לנכסים של צוות השיווק.
- מוסיפים את חברי הצוות של מחלקת השיווק למרחב העבודה של הצוות.
- נותנים לחברי הצוות את התפקיד 'תורם' בסביבת העבודה של הצוות. הגישה הזו תאפשר להם להוסיף תוכן חדש ולעדכן נכסים קיימים במרחב העבודה של הצוות.
- נותנים ללידים ולאנשים אחרים שצריכים להוסיף או להסיר חברים מ-Team Workspace את התפקיד 'מנהל תוכן'.
דוגמה: ניהול סביבות (פיתוח/בדיקת איכות/ייצור)
בדוגמה הזו, נניח שיש לכם צוות מרכזי לנתונים שיוצר תוכן לשיתוף עם כל החברה. אתם יכולים להשתמש בסביבות עבודה של צוותים כדי לבנות את התוכן שלכם ב-Data Studio Pro בשלבים שונים של מחזור החיים של הפיתוח, כמו פיתוח, בדיקת איכות וייצור.
כדי לאפשר לצוות לקבוע איך התוכן ישותף במהלך תהליך הפיתוח ומתי הוא יהיה מוכן להפקה, פועלים לפי השלבים הבאים:
- יוצרים מרחב עבודה נפרד לכל סביבה, עם שמות כמו BI - Dev, BI - QA ו-BI - Prod. אפשר לאחסן במרחבי העבודה של הפיתוח או בקרת האיכות תוכן לפני הייצור שפותח על ידי צוות הנתונים המרכזי.
- כדי להעביר דוחות ומקורות נתונים מסביבה אחת לסביבה אחרת (לדוגמה, מפיתוח לבדיקת איכות), בדרך כלל מעתיקים את הנכס מסביבת העבודה של המקור ומדביקים אותו בסביבת העבודה של היעד. יכול להיות שתצטרכו גם להגדיר מחדש את מקורות הנתונים כך שיצביעו על סביבת הנתונים המתאימה (למשל, מסד נתונים של פיתוח לעומת מסד נתונים של ייצור).
- אחרי שהתוכן מוכן לשיתוף בכל החברה, אנשים עם תפקיד מנהל יכולים להעביר או להעתיק אותו לסביבת העבודה של הייצור (BI - Prod).
דוגמה: קמפיין פרסום
נניח שאתם עובדים על קמפיין פרסום עבור לקוח ספציפי, ואתם רוצים לנהל את כל התוכן שקשור ללקוח במקום אחד.
לשם כך, בצע את הצעדים הבאים:
- יוצרים סביבת עבודה ייעודית לצוות עבור קמפיין הפרסום של הלקוח.
- מוסיפים את האנשים שעובדים על קמפיין הפרסום לסביבת העבודה של הצוות ומקצים להם תפקידים על סמך הקריטריונים הבאים:
- תפקיד של תורם: חברים שצריכים להיות מסוגלים לתרום לפרויקט אבל לא צריכים להיות מסוגלים לנהל את הגישה של החברים
- תפקיד מנהל תוכן או תפקיד מנהל: אנשים שצריכים לנהל את הגישה, כמו ראש הצוות
כך תוכלו לוודא שכל המידע הרלוונטי נמצא במקום אחד ורק מי שצריך לראות אותו יוכל לגשת אליו.
דוגמה: תבניות רגילות
נניח שהחברה שלכם פרסמה דוחות ומדדים לניתוחים שונים, כמו דוחות תמיכת לקוחות, דוחות קמפיינים שיווקיים, דוחות OKR של החברה ועדכוני פרויקטים.
אתם יכולים ליצור תבניות שמשתמשים יכולים להעתיק ולהתאים אישית כדי להקל על אנשים ליצור דוחות מותאמים אישית משלהם. כדי ליצור מרחב עבודה צוותי שמוקדש לתבניות רגילות, פועלים לפי השלבים הבאים:
- יוצרים מרחב עבודה לצוות שמוקדש לתבניות הרגילות.
- מעבירים את הדוחות העיקריים, הדוחות שפורסמו או מקורות הנתונים אל סביבת העבודה הזו.
- מוסיפים את האנשים העיקריים שאחראים לעדכון ולתחזוקה של התבניות כמנהלי תוכן.
- מוסיפים קבוצה ב-Google ברמת החברה כמשתמשים עם הרשאת צפייה בדוחות. כך כל העובדים בחברה יכולים לראות את הדוחות האלה בלי לשנות את התבנית, וגם להשתמש בעותק של הדוח ולהתאים אותו אישית.
כך תוכלו לוודא שלכולם תהיה גישה לתבניות, ושאף אחד לא יבצע שינויים בטעות.