Configurare un datastore Microsoft Outlook

Questa pagina descrive come creare un datastore e connettere Microsoft Outlook a Gemini Enterprise.

Prima di iniziare

Prima di configurare la connessione federata Microsoft Outlook, assicurati di quanto segue:

  1. Concedi il ruolo Discovery Engine Editor (roles/discoveryengine.editor). Questo ruolo è necessario per consentire all'utente di creare il datastore. Per concedere questo ruolo:

    1. Nella Google Cloud console vai alla pagina IAM.

      Vai a IAM

    2. Individua l'account utente e fai clic su edit Modifica.
    3. Concedi all'utente il ruolo Discovery Engine Editor. Per saperne di più, consulta Ruoli e autorizzazioni IAM.

  2. Pianifica l'architettura multi-tenant (se applicabile): se la tua organizzazione comprende più tenant Microsoft 365 isolati (un'organizzazione multi-tenant), devi creare un datastore dedicato per ogni ID tenant Azure distinto.

    Per evitare conflitti tra le sessioni del browser tra i tenant durante la procedura di creazione del datastore, devi pianificare l'utilizzo delle credenziali federate per l'autenticazione. Per i dettagli di configurazione, vedi Aggiungi credenziali federate per l'importazione dei dati.

  3. Registra Gemini Enterprise come applicazione OAuth 2.0 in Microsoft Entra ID e ottieni le seguenti credenziali:

    • ID client

    • Client secret

    • ID tenant

  4. Configura le autorizzazioni API Microsoft con il consenso di un amministratore di Microsoft Outlook.

Crea il datastore Microsoft Outlook

Per creare il datastore Microsoft Outlook, svolgi i seguenti passaggi:

  1. Nella console Google Cloud , vai alla pagina Gemini Enterprise.

    Gemini Enterprise

  2. Seleziona o crea un Google Cloud progetto.

  3. Nel menu di navigazione, fai clic su Datastore.

  4. Fai clic su Crea datastore.

  5. Nella sezione Origine, cerca Microsoft Outlook e fai clic su Seleziona.

  6. Nella sezione Dati:

    1. Nella sezione Modalità connettore, seleziona Importazione dati o Ricerca federata come modalità di connessione.

    2. Fai clic su Continua.

    3. Nella sezione Impostazioni di autenticazione, configura l'autenticazione in base alla modalità di connessione scelta.

      1. Fornisci i seguenti dettagli di autenticazione, se necessario:
        • ID client: l'identificatore univoco dell'applicazione registrata in Microsoft Entra ID della tua organizzazione.
        • Client secret: la chiave segreta generata durante la procedura di registrazione dell'applicazione OAuth 2.0 in Microsoft Entra ID.

        • ID tenant: l'identificatore univoco della tua organizzazione nel Centro amministrativo Microsoft Entra. Per saperne di più, vedi Ottieni le credenziali client.

        • Tipo di ambiente Microsoft Outlook: seleziona l'ambiente che ospita il tenant Microsoft 365:

          • Seleziona Standard (impostazione predefinita) se ti connetti a Microsoft 365 commerciale standard o Government Community Cloud (GCC).
          • Seleziona US Government se ti connetti a un cloud sovrano Microsoft 365 US Government (GCC High o DoD).

      • Se hai selezionato Importazione dei dati con il metodo di autenticazione Credenziali federate, copia l'identificatore soggetto e utilizzalo per aggiungere le credenziali federate per l'importazione dei dati.

        • Identificatore soggetto: l'ID univoco del service account che prevedi di utilizzare.

      • Se hai selezionato Ricerca federata, fai clic su Accedi e completa l'accesso a Microsoft.

    4. Fai clic su Continua.

    5. Nella sezione Opzioni avanzate:

      • Seleziona il tuo ambiente cloud Microsoft 365:
        • Se ti connetti a un'istanza di Microsoft 365 US Government, seleziona l'opzione corrispondente: GCC, GCC High o DoD.
        • In caso contrario, mantieni l'impostazione predefinita, Globale.

      • Se hai selezionato Ricerca federata, nel campo Tenant Azure, inserisci l'ID tenant che hai ottenuto quando hai creato l'applicazione Entra.

      • Se hai selezionato Acquisizione dei dati:

        1. (Facoltativo) Per consentire un insieme di indirizzi IP statici nel tuo sistema, seleziona la casella di controllo Abilita indirizzi IP statici. Per saperne di più, vedi Configura l'uscita IP statica.
        2. (Facoltativo) Nel campo QPS max, inserisci il numero massimo di query al secondo per applicare una limitazione di frequenza alle query che il connettore invia all'istanza Outlook.

    6. Nella sezione Entità da cercare (se hai selezionato Ricerca federata) o Entità da sincronizzare (se hai selezionato Importazione dati):

      1. Seleziona tutte le entità richieste.
      2. Se hai selezionato Ricerca federata, vai al passaggio successivo.
      3. Se hai selezionato Acquisizione dei dati, continua con i seguenti passaggi:
        1. (Facoltativo) Per sincronizzare progetti specifici, segui questi passaggi:
          1. Fai clic su Filter (Filtro).
          2. Per filtrare le entità dall'indice, seleziona la casella di controllo Escludi dall'indice o, per assicurarti che siano incluse nell'indice, seleziona la casella di controllo Includi nell'indice.
          3. Inserisci le chiavi. Premi Invio dopo ogni chiave.
          4. Fai clic su Salva.
        2. Per configurare la pianificazione della sincronizzazione:
          1. Nell'elenco Sync frequency (Frequenza di sincronizzazione), seleziona la frequenza di sincronizzazione.
            • Per pianificare sincronizzazioni complete separate dei dati di entità e identità, espandi il menu nella sezione Full sync (Sincronizzazione completa) e seleziona Custom options (Opzioni personalizzate).
          2. Nell'elenco Incremental sync frequency (Frequenza di sincronizzazione incrementale), seleziona la frequenza di sincronizzazione incrementale. Per saperne di più, vedi Pianificazioni di sincronizzazione.

  7. Fai clic su Continua.

  8. Nella sezione Azioni:

    • Se hai selezionato Ricerca federata:
      1. In Seleziona le azioni di Microsoft Outlook da attivare, seleziona le azioni della categoria per attivarle per il connettore.

    • Se hai selezionato Acquisizione dei dati:

      1. Nella sezione Impostazioni di autenticazione, configura l'autenticazione in base alla modalità di connessione scelta.

      2. Fornisci i seguenti dettagli di autenticazione, se necessario:

        • ID client: l'identificatore univoco dell'applicazione registrata in Microsoft Entra ID della tua organizzazione.
        • Client secret: la chiave segreta generata durante la procedura di registrazione dell'applicazione OAuth 2.0 in Microsoft Entra ID.
        • ID tenant: l'identificatore univoco della tua organizzazione nel Centro amministrativo Microsoft Entra.

        Per informazioni su come ottenere le credenziali di autenticazione, vedi Ottieni le credenziali client. Per informazioni sugli ambiti richiesti, vedi Autorizzazioni richieste.

      3. Fai clic su Accedi e accedi a Microsoft Outlook per verificare il tuo account.

      4. Fai clic su Continua.

      5. Nella sezione Opzioni avanzate:

        1. Inserisci Tenant Azure, l'ID tenant che hai ottenuto quando hai creato l'applicazione Entra.

      6. In Seleziona le azioni di Microsoft Outlook da attivare, seleziona le azioni della categoria per attivarle per il connettore.

  9. Fai clic su Continua.

    Per visualizzare e gestire l'elenco delle azioni, vedi Visualizza e gestisci le azioni.

  10. Nella sezione Configurazione:

    1. Dall'elenco Multiregionale, seleziona la posizione per il connettore dati.
    2. Nel campo Nome connettore dati, inserisci un nome per il connettore.
    3. Se hai selezionato us o eu come località, configura le impostazioni di crittografia:
      • (Facoltativo) Se non hai configurato le chiavi a singola regione, fai clic su Go to settings page (Vai alla pagina delle impostazioni) per farlo. Per saperne di più, consulta Registra una chiave a singola regione per i connettori di terze parti.
      • Seleziona Google-managed encryption key (Chiave di crittografia gestita daGoogle) o Cloud KMS key (Chiave Cloud KMS).
      • Se hai selezionato Chiave Cloud KMS:
        • Nell'elenco Tipo di gestione delle chiavi, seleziona il tipo appropriato.
        • Nell'elenco Chiave Cloud KMS, seleziona la chiave.
      Per saperne di più, vedi Chiavi di crittografia gestite dal cliente.

  11. Fai clic su Continua.

  12. Nella sezione Fatturazione, seleziona Prezzi generali o Prezzi configurabili. Per saperne di più, consulta Verifica lo stato di fatturazione dei progetti e Licenze.

  13. Fai clic su Crea. Gemini Enterprise crea il datastore e mostra i datastore nella pagina Data Stores (Datastore).

Nella pagina Datastore, fai clic sul nome del datastore per visualizzarne lo stato. Dopo che lo stato del datastore passa da Creazione in corso… a Attivo, il connettore Microsoft Outlook è pronto per essere utilizzato.

Per un connettore di importazione creato con Outlook, lo stato del datastore passa da Creating (Creazione in corso…) a Running (In esecuzione) all'avvio della sincronizzazione. Dopodiché, lo stato diventa Active (Attivo) al termine dell'importazione, a indicare che il datastore è completamente configurato. A seconda del volume di dati, l'importazione potrebbe richiedere diverse ore.

Dopo aver creato il datastore, crea un'app, collegala al datastore Microsoft Outlook e autorizza Gemini Enterprise ad accedere a Microsoft Outlook prima di eseguire qualsiasi query.

Abilita sincronizzazione in tempo reale

La sincronizzazione in tempo reale sincronizza solo le entità documento e non i dati correlati alle entità identità. La tabella seguente mostra gli eventi dei documenti supportati con la sincronizzazione in tempo reale.

Entità di Outlook Crea Aggiorna Elimina Modifica dell'autorizzazione
Email
Allegati email
Calendario
Contatti

Per abilitare la sincronizzazione in tempo reale per il tuo datastore:

  1. Nella console Google Cloud , vai alla pagina Gemini Enterprise.

    Gemini Enterprise

  2. Nel menu di navigazione, fai clic su Datastore.

  3. Fai clic sul nome del datastore Microsoft Outlook per cui vuoi attivare la sincronizzazione in tempo reale.

  4. Nella pagina Data (Dati) del datastore, attendi che lo stato del connettore diventi Active (Attivo).

  5. Nel campo Real-time sync (Sincronizzazione in tempo reale), fai clic su View/edit (Visualizza/modifica).

  6. Per abilitare la sincronizzazione in tempo reale, fai clic sul pulsante di attivazione/disattivazione Enable real-time sync (Abilita sincronizzazione in tempo reale).

  7. Nel campo Client secret, inserisci un valore. Questo valore viene utilizzato per verificare gli eventi webhook di Microsoft Outlook. Ti consigliamo di utilizzare una stringa di 20 caratteri.

  8. Fai clic su Salva.

    Attendi che il campo Real-time sync (Sincronizzazione in tempo reale) passi a Running (In esecuzione).

Gestione dei dati ed esecuzione delle query

Questa sezione descrive come Gemini Enterprise gestisce la tua query e le implicazioni per la privacy dell'utilizzo del datastore federato.

Esecuzione delle query

Dopo aver autorizzato Microsoft Outlook e inviato una query di ricerca a Gemini Enterprise:

  • Gemini Enterprise invia la query di ricerca direttamente all'API Microsoft.
  • Gemini Enterprise combina i risultati con quelli di altre origini dati connesse e mostra un risultato di ricerca completo.

Gestione dei dati

Quando utilizzi la ricerca federata di terze parti, si applicano le seguenti regole di gestione dei dati:

  • La stringa di query viene inviata al backend di ricerca di terze parti (API Microsoft).
  • Queste terze parti potrebbero associare le query alla tua identità.
  • Se sono abilitate più origini dati di ricerca federata, la query potrebbe essere inviata a tutte.
  • Dopo che i dati raggiungono il sistema di terze parti, sono regolati dai termini di servizio e dalle norme sulla privacy di quel sistema.

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