התחברות ל-Microsoft Excel

המחבר של Data Studio ל-Microsoft Excel מאפשר לכם לגשת לנתונים שמאוחסנים בגליון עבודה מקומי של Excel. ‫Data Studio מאחסן עותקים של גליונות העבודה שהעליתם בקטגוריה של Cloud Storage.

איך מקשרים את Data Studio ל-Excel

מקור נתונים של Excel יכול להתחבר לגיליון עבודה יחיד בחוברת עבודה של Excel.

כדי להתחבר ל-Excel, פועלים לפי השלבים הבאים:

  1. נכנסים ל-Data Studio.
  2. בדף הבית של Data Studio, בפינה הימנית העליונה, לוחצים על יצירה ואז על מקור נתונים.
  3. בוחרים את המחבר Microsoft Excel.
  4. בקטע Available Files (קבצים זמינים), לוחצים על + New (חדש) כדי להעלות גיליון אלקטרוני של Excel, או בוחרים גיליון אלקטרוני של Excel שהועלה בעבר.
  5. בקטע גיליונות עבודה, בוחרים את גיליון העבודה שבו רוצים להשתמש כמקור נתונים.
  6. מגדירים את האפשרויות של מקור הנתונים (פרטים נוספים זמינים בקטע אפשרויות כלליות).
  7. בצד שמאל למעלה, לוחצים על חיבור.
    1. גיליון העבודה נוסף לרשימת הקבצים הזמינים.
    2. חלונית השדות של מקור הנתונים תופיע.
    3. מקור הנתונים מחובר עכשיו למערך הנתונים.

כל העמודות שכללתם בחיבור מופיעות עכשיו כשדות במקור הנתונים. במאמר יצירה ועריכה של מקורות נתונים מוסבר איך מגדירים את מקור הנתונים.

אפשרויות כלליות

כשמגדירים את Excel Connector, אפשר להגדיר את האפשרויות הבאות:

  • האפשרות שימוש בשורה הראשונה ככותרות גורמת למקור הנתונים להשתמש בשורה הראשונה בגליון העבודה כשמות השדות במקור הנתונים. אם האפשרות הזו לא מסומנת, שמות השדות יהיו אינדקס העמודה (A,‏ B,‏ C וכו').
  • האפשרות הכללת תאים מוסתרים ומסוננים מאפשרת לכם לכלול או להחריג את הנתונים האלה ממקור הנתונים. ערך ברירת המחדל הוא לכלול אותם. האפשרות הזו חלה רק על מסננים, לא על תצוגות מפולטרות.
  • הכללת טווח ספציפי מאפשרת להגדיר טווח של תאים בגליון העבודה שנבחר. כדי להגדיר את הטווח, משתמשים בתחביר סטנדרטי של עמודות ושורות: לדוגמה, A1:Z26.
  • האפשרות בחירת שורות לדילוג מאפשרת לציין שורות מסוימות ש-Data Studio צריך להתעלם מהן כשיוצרים את מקור הנתונים.
  • באפשרות בחירת עמודות לדילוג אפשר לציין עמודות מסוימות ש-Data Studio צריך להתעלם מהן כשהוא יוצר את מקור הנתונים.

אפשר גם להגדיר את האפשרויות האלה מאוחר יותר על ידי עריכת החיבור למקור הנתונים.

עריכת שדות בדוחות

אפשרות מקור הנתונים עריכת שדות בדוחות מאפשרת לעורכי דוחות לשנות את הגדרות השדות ברמת התרשים. עריכת ההגדרות של השדות בדוח מאפשרת להתאים אישית את הדוחות בצורה מהירה וקלה יותר. מידע נוסף על עריכת שדות בדוחות

הגדרת מקור הנתונים

בחלונית השדות של מקור הנתונים אפשר להגדיר את מקור הנתונים על ידי שינוי השם של השדות והוספת תיאורים, הוספה של שדות מחושבים ושינוי של סוגי הנתונים והצבירה. מידע נוסף על עבודה עם שדות של מקורות נתונים

שליטה במי יכול לראות את הנתונים

בחלק העליון של חלונית השדות אפשר לשנות את פרטי כניסה לצפייה בנתונים. פרטי הכניסה קובעים למי יש אפשרות לראות את הנתונים שמקור הנתונים הזה מספק.

האישורים של הבעלים מאפשרים לאנשים אחרים לצפות בדוחות שמשתמשים בנתונים האלה או ליצור דוחות כאלה, בלי שהם צריכים גישה משלהם למערך הנתונים.

לעומת זאת, פרטי הכניסה של הצופה מחייבים כל משתמש במקור הנתונים לספק את פרטי הכניסה שלו כדי לגשת למערך הנתונים.

פרטי הכניסה של חשבון שירות מבוססים על סוג מיוחד של חשבון Google שמייצג משתמש לא אנושי, שיכול לעבור אימות ולקבל הרשאה לגשת לנתונים.

מידע נוסף על פרטי כניסה לצפייה בנתונים

יצירת דוח חדש ממקור הנתונים

כדי ליצור דוח חדש ממקור הנתונים, פועלים לפי השלבים הבאים:

  1. בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על יצירת דוח. יופיע עורך הדוחות.
  2. לוחצים על הוספה לדוח.
    1. הפעולה הזו מוסיפה את מקור הנתונים לדוח.
    2. עכשיו אפשר ליצור תרשימים ואמצעי בקרה שמקבלים את הנתונים שלהם ממקור הנתונים הזה.

זו הפעם הראשונה שאתם משתמשים ב-Data Studio?

מומלץ לעיין במדריך ליצירת דוח.

מחיקה או הורדה של גיליונות אלקטרוניים של Excel

בקטע Available Files (קבצים זמינים) מופיעים גיליונות אלקטרוניים של Excel שהעליתם בעבר. אתם יכולים למחוק גיליונות אלקטרוניים כדי לפנות מקום ולהוריד גיליונות אלקטרוניים למכשיר.

כשמשתמשים במחבר Excel ב-Data Studio, חלות מגבלות האחסון הבאות:

  • אם אין לכם Data Studio Pro, אתם יכולים לאחסן עד 2GB במקורות נתונים של Excel.
  • אם יש לכם Data Studio Pro, אתם יכולים לאחסן עד 5GB במקורות נתונים של Excel.

כדי למחוק או להוריד גיליונות אלקטרוניים, פועלים לפי השלבים הבאים:

  1. נכנסים ל-Data Studio.
  2. בדף הבית של Data Studio, בפינה הימנית העליונה, לוחצים על יצירה ואז על מקור נתונים.
  3. בוחרים את המחבר Microsoft Excel.
  4. בקטע Available Files (קבצים זמינים) מופיעים גיליונות אלקטרוניים של Excel שהעליתם בעבר. לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות (3 נקודות) לצד הגיליון האלקטרוני שרוצים למחוק או להוריד, ואז בוחרים באחת מהאפשרויות הבאות:
  • כדי למחוק את הגיליון האלקטרוני, לוחצים על מחיקה. חשוב: מחיקה של קובץ Excel תגרום גם למחיקה של כל מקורות הנתונים שמשתמשים בקובץ, ויכולה להשפיע על תרשימים ודוחות.

תכונות של Data Studio Pro

אם יש לכם Data Studio Pro, אתם יכולים לאחסן עד 5GB במקורות נתונים של Excel במקום 2GB.

אם אתם מאחסנים יותר מ-2GB במקורות נתונים של Excel ואז משנמכים מ-Data Studio Pro, הגיליונות האלקטרוניים שכבר העליתם לא יושפעו. עם זאת, לא תוכלו להעלות גיליונות אלקטרוניים חדשים עד שנפח האחסון הכולל שלכם יהיה פחות מ-2GB.

הערות

חשוב לשים לב לדרישות ולמגבלות הבאות לגבי גיליונות שמועלים באמצעות Excel Connector:

  • אם אין לכם Data Studio Pro, אתם יכולים לאחסן עד 2GB במקורות נתונים של Excel.
  • אם יש לכם Data Studio Pro, אתם יכולים לאחסן עד 5GB במקורות נתונים של Excel.
  • אפשר להעלות רק קובצי Excel בגודל של עד 100MB.
  • שורת הכותרת חייבת להיות שורה אחת.
  • כל התאים בעמודה צריכים להיות מאותו סוג.
  • אין תמיכה בגיליונות אלקטרוניים של Excel Online.
  • אי אפשר להמיר קבצים שמוגנים באמצעות סיסמה.
  • אין תמיכה בפקודות מאקרו.
  • אין תמיכה בטבלאות צירים.
  • אפשר להשתמש בגיליון אלקטרוני של Excel במקור נתונים אחד או יותר.
  • בקטע Available Files (קבצים זמינים) מופיעים רק גיליונות אלקטרוניים ב-Excel שהעליתם בעבר, ולא גיליונות אלקטרוניים שהועלו על ידי חברים אחרים בארגון.