Tutorial: Crea campos calculados en Data Studio

Objetivos

En este instructivo, lograrás lo siguiente:

  • Aprender a crear un campo calculado aritmético
  • Crear una expresión condicional para evaluar tus datos y mostrar diferentes resultados
  • Aprender diferentes enfoques para implementar campos calculados

Situación

Supongamos que administras una tienda en línea de artículos para mascotas. Es posible que midas datos de ventas, como códigos de productos (SKU), nombres de artículos, precios y cantidades vendidas. A continuación, se presenta un ejemplo:

SKU Elemento Precio Cantidad vendida
D-001 Alimento para perros Healthy Dog

79.96

16

B-002 Percha para loros

74.97

8

B-001 Semillas para aves Pretty Bird

31.96

20

C-002 Alimento para gatos Hungry Kitty

29.98

3

D-002 Juguete para cachorros Playful Puppy

17.97

11

C-001

Hierba gatera Happy Cat

14.97

4

Los campos calculados de Data Studio pueden ayudarte a manipular y ampliar estos datos. En este ejercicio, usarás campos calculados para realizar las siguientes tareas:

  • Calcular el valor total de cada pedido
  • Aplicar un descuento a los pedidos superiores a un importe determinado
  • Clasificar las ventas en departamentos

Datos de muestra

Para completar este ejercicio tal como está escrito, usa los siguientes datos de muestra. De lo contrario, usa tus propios datos (ajustando los nombres de los campos según corresponda). Necesitarás acceso a Hojas de cálculo de Google. De manera alternativa, puedes usar el conector de carga de archivos para importar los datos a Data Studio.

Copia y pega estos datos en un archivo de texto:

SKU,Item,Price,Qty Sold
D-001,Healthy Dog Dog Food,79.96,16
B-002,Parrot Perch,74.97,8
B-001,Pretty Bird Bird Seed,31.96,20
C-002,Hungry Kitty Cat Food,29.98,3
D-002,Playful Puppy Toy,17.97,11
C-001,Happy Cat Catnip,14.97,4

Paso 1: Prepara los datos

  1. Copia los datos de muestra del cuadro anterior.
  2. Abre un editor de texto, pega los datos de muestra y guarda el archivo como pet-store-data.csv.

  • Crea una hoja de cálculo de Google nueva.

  • En Hojas de cálculo, selecciona Archivo > Importar.

  • Selecciona Subir y, luego, sube el archivo de datos de muestra que creaste en el paso 2.

  • Selecciona Reemplazar hoja de cálculo.

  • Asigna el nombre Pet Store a tu hoja de cálculo.

Paso 2: Crea un informe y agrega los datos

  1. Crea un informe nuevo en Data Studio.
  2. En el panel Agregar datos al informe, selecciona el conector de Hojas de cálculo de Google.
  3. Selecciona la hoja de cálculo y la hoja de trabajo Pet Store que acabas de crear.
  4. Deja las opciones predeterminadas seleccionadas.
  5. Haz clic en AGREGAR.

En un momento, verás el informe nuevo, con una tabla en el lienzo que usa campos de la fuente de datos de Pet Store.

Paso 3: Crea el campo de subtotal

  1. En el menú, selecciona Recurso > Administrar las fuentes de datos agregadas.

  2. Busca la fuente de datos Pet Store y, luego, haz clic en Ícono de edición. EDITAR.

    Aparecerá el panel Campos de fuentes de datos.

  3. Haz clic en AGREGAR UN CAMPO.

    Aparecerá el editor de campos calculados.

  4. En Nombre del campo, ingresa Subtotal.

  5. En Fórmula, ingresa Price * Qty Sold.

  6. Haz clic en GUARDAR.

  7. Para volver al editor principal de fuentes de datos, haz clic en TODOS LOS CAMPOS.

Paso 4: Crea el campo de descuento

Supongamos que deseas otorgar diferentes porcentajes de descuento según el valor del pedido. Crea otro campo calculado, llamado Discount, que evalúe el campo Subtotal y aplique los siguientes descuentos.

Valor del subtotal Porcentaje de descuento
0 a 99 0
100 a 499

5%

500 o más 10%

Notas:

  • En este paso, solo calcularás el descuento. Lo aplicarás en el siguiente paso multiplicando el campo Subtotal por el campo Discount.
  • Usa la CASE expresión para evaluar el campo Subtotal.
    • Usa una cláusula WHEN para cada porcentaje de descuento.
    • Usa una cláusula ELSE para mostrar el precio completo (0% de descuento).
  • Expresa el descuento como un valor decimal. Por ejemplo, un 25% de descuento sería .25.

Solución 

CASE
WHEN Subtotal > 499 THEN .9
WHEN Subtotal > 100 THEN .95
ELSE 1
END

Paso 5: Crea el campo total

Crea otro campo calculado, llamado Total, que multiplique el campo Subtotal por el campo Discount.

Solución

Subtotal * Discount

Paso 6: Crea el campo de departamento

Crea un campo calculado final, llamado Department, que analice el campo SKU y asigne valores nuevos según el SKU. Agruparás los artículos relacionados con perros, gatos y aves en departamentos separados.

Nota: Vuelve a usar la instrucción CASE de nuevo, esta vez con la función STARTS_WITH (o REGEXP_MATCH).

Solución 

CASE
WHEN STARTS_WITH(SKU, "C") THEN "Cat"
WHEN STARTS_WITH(SKU, "D") THEN "Dog"
WHEN STARTS_WITH(SKU, "B") THEN "Bird"
ELSE "Misc"
END

Paso 7: Consulta tus datos en un informe

  1. Después de guardar el campo Department, a la izquierda, haz clic en TODOS LOS CAMPOS para volver al editor de fuentes de datos.
  2. Haz clic en LISTO y, luego, cierra el panel de administración de fuentes de datos.

Ahora puedes agregar tus nuevos campos calculados a los gráficos siguiendo estos pasos:

  1. Selecciona la tabla.
  2. Para agregar a la tabla cada campo calculado que creaste, arrástralos desde el panel Datos a la tabla o al panel Configuración de la tabla.

También es posible

La solución anterior divide el problema en partes individuales y crea campos discretos para controlar cada parte, como lo hiciste con los campos Subtotal, Discount y Total.

Otro enfoque es realizar todos los cálculos en un solo campo calculado. Por ejemplo, podrías combinar los pasos 3 a 5 de este instructivo en un solo campo:

CASE
WHEN Price * Qty Sold > 499 THEN (Price * Qty Sold) * .9
WHEN Price * Qty Sold > 100 THEN (Price * Qty Sold) * .95
ELSE Price * Qty Sold
END

Ambos enfoques tienen ventajas y desventajas:

Dividir fórmulas complejas en campos separados puede hacer que tus fórmulas sean más fáciles de leer y escribir, además de menos propensas a errores. Los campos separados también pueden ser útiles en más contextos. Por ejemplo, usar un campo separado para el porcentaje de descuento te permite usar ese campo en otros cálculos o mostrarlo en tus informes. Una desventaja de crear fórmulas con muchos campos calculados discretos es que puede que no sea obvio lo que hace cada uno, por lo que deberás editarlos de forma individual para ver cómo se calculan.

Por otro lado, centralizar toda la lógica en un solo campo puede hacer que las fórmulas sean más fáciles de entender y editar. Sin embargo, es posible que también debas escribir mucho de forma repetitiva, y una fórmula compleja puede ser más difícil de ampliar o mantener. Por ejemplo, supongamos que tienes 10 niveles de productos con diferentes umbrales de cantidad de pedidos. O bien, supongamos que deseas usar los mismos descuentos para una línea de productos diferente. En estos casos, podría ser más fácil o eficiente usar campos separados para esos umbrales y descuentos.

El camino intermedio

Esta solución combina los dos enfoques descritos anteriormente. Mantiene la lógica principal en un solo campo y, al mismo tiempo, divide parte de la lógica dependiente en campos separados:

CASE
WHEN Subtotal > Large Order THEN Subtotal * Large Order Discount
WHEN Subtotal > Medium Order THEN Subtotal * Medium Order Discount
ELSE Subtotal
END

Para esta solución, creamos campos separados para contener valores de pedidos grandes y medianos, y los descuentos correspondientes.

Un campo calculado llamado Pedido grande con 499 ingresado en el cuadro Fórmula.

Un campo calculado llamado Descuento por pedido grande con .9 ingresado en el cuadro Fórmula

Esta solución tiene la ventaja de ser fácil de leer, flexible y relativamente fácil de ajustar según sea necesario.