Pode enviar regularmente um PDF do seu relatório do Data Studio para si e para as partes interessadas configurando uma programação de envio. O PDF pode incluir um link para o relatório original.
Crie um cronograma de envio no Data Studio
Para criar uma nova programação de envio de emails para o Data Studio, siga estes passos:
- Veja o relatório que quer agendar.
- Clique em Partilhar e, de seguida, selecione Agendar envio
. É apresentada a caixa de diálogo Criar programação. - (Opcional) Introduza uma lista de destinatários. O seu perfil é sempre incluído na lista de destinatários.
- (Opcional) Selecione as páginas de relatórios que quer incluir.
- No menu pendente Formato, escolha um dos seguintes tipos de anexos:
- PDF: envia um resumo visual das páginas do relatório.
- CSV: exporta os dados dos gráficos e das tabelas do relatório, adequados para utilização em folhas de cálculo.
- Defina a data e a hora em que quer começar a enviar o relatório.
- Use as opções de Repetição para definir a frequência de envio. Para criar um agendamento personalizado para o envio de um relatório, como todas as terças e quintas-feiras, ou a cada duas semanas às sextas-feiras, selecione Personalizado.
- Clique em Agendar.
Crie um cronograma de envio no Data Studio Pro
Se tiver o Data Studio Pro, siga estes passos para criar um novo agendamento de envio de emails:
- Veja o relatório que quer agendar.
- Clique em Partilhar e, de seguida, selecione Agendar envio . Se estiver a criar um agendamento para este relatório pela primeira vez, clique em Adicionar agendamento na caixa de diálogo apresentada. É apresentada a caixa de diálogo Criar programação.
- No campo Destino, selecione Email.
- (Opcional) Introduza uma lista de destinatários. O seu perfil é sempre incluído na lista de destinatários. Nota: o administrador do Data Studio Pro pode restringir os destinatários permitidos. Se introduzir um destinatário restrito, o Data Studio apresenta uma mensagem de erro até remover o destinatário.
- (Opcional) Introduza um assunto e uma mensagem personalizados.
- Não pode definir um assunto e uma mensagem personalizados para nenhum relatório na pasta Criados por mim. Para remover esta limitação, pode atualizar um relatório para o Data Studio Pro.
- (Opcional) Selecione as páginas de relatórios que quer incluir.
- No menu pendente Formato, escolha um dos seguintes tipos de anexos:
- PDF: envia um resumo visual das páginas do relatório.
- CSV: exporta os dados dos gráficos e das tabelas do relatório, adequados para utilização em folhas de cálculo.
- Defina a data e a hora em que quer começar a enviar o relatório.
- Use as opções de Repetição para definir a frequência de envio. Para criar um agendamento personalizado para o envio de um relatório, como todas as terças e quintas-feiras, ou a cada duas semanas às sextas-feiras, selecione Personalizado.
- Clique em Agendar.
Como funciona a entrega de emails agendada
O envio de emails programado permite-lhe enviar regularmente um email com o relatório anexado como um ficheiro PDF ou CSV. O email também contém uma pré-visualização da primeira página do relatório, juntamente com um link para ver o relatório completo. Pode incluir outros destinatários introduzindo endereços individuais ou aliases de email de grupo.
Consulte as opções de transferência de PDF para mais informações. As opções para transferir um PDF são as mesmas que as opções para agendar um PDF.
Escolha um formato de anexo: PDF ou CSV
Quando configura um envio agendado, pode escolher entre os formatos PDF e CSV para o anexo.
Formato PDF
Selecione PDF para receber uma representação visual do seu relatório. Este formato é útil para partilhar capturas de ecrã estáticas de painéis de controlo.
Se as tabelas no PDF aparecerem cortadas, edite a programação, aceda a Opções avançadas e experimente ativar as opções Expandir tabelas para mostrar todas as linhas e Organizar mosaicos do painel de controlo numa única coluna.
Formato CSV
Selecione CSV para exportar os dados subjacentes dos gráficos e das tabelas no seu relatório. Este formato é ideal para analisar mais detalhadamente os dados em software de folhas de cálculo, como o Google Sheets, o Excel ou outras ferramentas de análise de dados.
Opções avançadas de CSV: em Opções avançadas para CSV, pode escolher uma das seguintes opções:
- Com opções de visualização aplicadas: a estrutura CSV pode incluir colunas adicionais (por exemplo, números das linhas) com base na visualização.
- Conforme apresentado na tabela de dados: a estrutura CSV vai corresponder mais de perto ao formato da tabela de dados não processados.
Altere os filtros de um agendamento
Por predefinição, a versão PDF de um relatório usa as definições de controlo de filtros predefinidas do relatório e as propriedades do intervalo de datas.
Para alterar os valores de controlo do filtro de um agendamento, edite o agendamento e, de seguida, selecione o separador Filtros. Este separador apresenta todos os controlos e intervalos de datas no relatório. Pode alterar qualquer um dos valores de controlo, mas não pode adicionar nem eliminar controlos.
Se modificar os valores predefinidos de um filtro num relatório, não afeta os valores do filtro para os agendamentos do relatório. No entanto, se remover um filtro de um relatório, o filtro é removido de todos os agendamentos no relatório.
Edite um horário
- Veja o relatório que quer reagendar.
- Na parte superior direita, selecione Partilhar e, de seguida, Agendar envio .
- (Utilizadores do Data Studio Pro) Selecione um agendamento existente.
- Clique em Mais
. - Selecione Editar.
- Introduza os novos detalhes do horário.
- Clique em Guardar.
Pare ou elimine um agendamento
Os horários estão ativos por predefinição. Para parar a entrega automática de relatórios, pode pausar ou eliminar o agendamento seguindo estes passos:
- Veja o relatório.
- Na parte superior direita, clique em Partilhar e, de seguida, selecione Agendar envio .
- (Utilizadores do Data Studio Pro) Selecione um agendamento existente.
- Clique em Mais .
- Se tiver o Data Studio Pro, pode pausar a agenda ativando/desativando o interruptor Ativo para Inativo.
- Para eliminar o horário, clique em Eliminar horário
.
Envie um relatório agendado imediatamente (funcionalidade Pro)
Se tiver o Data Studio Pro, siga estes passos para enviar um relatório agendado imediatamente:
- Veja o relatório.
- Na parte superior direita, clique em Partilhar e, de seguida, selecione Agendar envio .
- Selecione um horário existente.
- Clique em Enviar agora.
Crie uma programação de envio do Google Chat (funcionalidade Pro)
Se tiver o Data Studio Pro, pode enviar relatórios a utilizadores individuais e espaços do Chat seguindo estes passos:
- Veja o relatório que quer agendar.
- Na parte superior direita, selecione Partilhar e, de seguida, Agendar envio .
- (Utilizadores do Data Studio Pro) No campo Destino, selecione Google Chat.
(Opcional) Introduza uma lista de destinatários.
Introduza um assunto e uma mensagem personalizados.
- Não pode definir um assunto e uma mensagem personalizados para nenhum relatório na pasta Criados por mim. Para remover esta limitação, pode atualizar um relatório para o Data Studio Pro.
(Opcional) Selecione as páginas de relatórios que quer incluir.
Defina a data e a hora em que quer começar a enviar o relatório.
Defina a frequência de entrega.
Clique em Guardar.
Pode aplicar filtros a um agendamento do Chat, tal como pode fazer para um agendamento de email.
Como funciona o envio agendado do Google Chat
A entrega agendada do Google Chat publica uma mensagem para os utilizadores ou os espaços destinatários. A mensagem é publicada a partir da conta do Google Chat do remetente da agenda. A mensagem inclui os seguintes elementos:
- Um anexo PDF do relatório
- Um link Ver no Data Studio
- Um link Anular subscrição que anula a subscrição do utilizador ou do espaço do agendamento
Crie uma programação de envio do Slack (funcionalidade Pro)
Se tiver o Data Studio Pro, pode enviar relatórios para utilizadores e canais do Slack seguindo estes passos:
- Veja o relatório que quer agendar.
- Na parte superior direita, selecione Partilhar e, de seguida, selecione Agendar envio.
- No campo Destino, selecione Slack.
- Se o seu administrador tiver associado vários espaços de trabalho do Slack ao Data Studio, selecione um espaço de trabalho.
- Se lhe for pedido, clique em Iniciar sessão com o Slack.
No campo Enviar para, selecione Canais, Utilizadores ou ID manual.
Para encontrar o ID manual, siga estes passos:
- Abra o Slack no navegador de Internet e aceda ao canal selecionado.
- Consulte o URL na barra de endereço do navegador.
- O ID do canal ou o ID do utilizador é a longa string de letras e números que aparece no URL, normalmente a seguir a
/client/{workspace-id}/e a começar por "C" para canais públicos, "G" para canais privados ou "D" para utilizadores. Por exemplo, o URL pode ter o seguinte aspeto:https://your-workspace.slack.com/client/T0123456789/C01ABCD1234, ondeC01ABCD1234é o ID do canal. - Se estiver a usar a app para dispositivos móveis do Slack, mantenha premido o canal ou o nome de utilizador para copiar o link e, em seguida, extraia o segmento final do link, que vai ser semelhante ao formato de ID mencionado no passo anterior.
- Introduza o ID do canal ou o ID do utilizador no campo ID manual.
Se selecionou Canais ou Utilizadores no campo Enviar para, introduza a lista de canais ou utilizadores.
- Pode adicionar vários canais ou vários utilizadores a um único agendamento, mas não uma combinação de canais e utilizadores.
(Opcional) Introduza uma mensagem personalizada para acompanhar o relatório.
- Não pode definir uma mensagem personalizada para nenhum relatório na pasta Criados por mim. Para remover esta limitação, pode atualizar um relatório para o Data Studio Pro.
(Opcional) Selecione as páginas de relatórios que quer incluir.
Defina a data e a hora em que quer começar a enviar o relatório.
Defina a frequência de entrega.
(Opcional) Clique em Enviar agora para enviar a entrega do Slack imediatamente.
Clique em Guardar para guardar o agendamento.
Pode aplicar filtros a uma agenda do Slack, tal como pode fazer para uma agenda de email.
Como funciona o envio agendado do Slack
A entrega agendada do Slack publica uma mensagem para os utilizadores ou os canais destinatários. A mensagem é publicada a partir da conta do Slack do remetente do agendamento. A mensagem inclui os seguintes elementos:
- Um anexo PDF do relatório
- Um link Ver no Data Studio
Adicione vários agendamentos (funcionalidade Pro)
Se tiver o Data Studio Pro, pode adicionar vários agendamentos a um relatório.
- Na parte superior direita, selecione Partilhar e, de seguida, Agendar envio .
- Se o seu relatório não tiver agendamentos, é-lhe pedido que crie um.
- Se o seu relatório tiver, pelo menos, uma programação, o Data Studio apresenta uma lista de todas as programações para este relatório.
- Clique em Adicionar agenda.
Cada relatório pode ter até 200 agendamentos. Qualquer utilizador que seja proprietário ou editor do relatório pode adicionar ou editar agendamentos no relatório. O utilizador que editou mais recentemente um horário, incluindo a ativação/desativação do interruptor Ativo, é o remetente do horário.
Filtre por endereço de email do destinatário (funcionalidade Pro)
Se tiver o Data Studio Pro, pode personalizar os dados nos relatórios agendados enviados por email. Para usar esta funcionalidade, primeiro tem de especificar um campo de endereço de email para cada origem de dados no relatório que quer personalizar. Em seguida, verá a opção Filtre os dados do relatório fornecido pelo endereço de email do destinatário quando criar ou editar o seu agendamento.
Limites e resolução de problemas
As secções seguintes abordam os limites da entrega agendada e alguns passos comuns de resolução de problemas.
Quotas para a entrega de emails agendada
O Data Studio limita o número de destinatários aos quais um utilizador pode enviar emails agendados por dia e por mês.
Se tiver o Data Studio Pro, não se aplicam quotas deste tipo. Se a sua organização usar o Google Workspace, as quotas são mais elevadas. Consulte a seguinte tabela para ver detalhes:
| Tipo de conta | Individual | Google Workspace | Data Studio Pro |
|---|---|---|---|
| Limite diário de emails | 200 | 500 | Ilimitado |
| Limite de emails mensais | 800 | 3000 | Ilimitado |
Tenha em atenção as seguintes limitações relativas às quotas:
- Se exceder uma das quotas, não são enviados mais emails a partir da sua conta.
- Não é possível verificar o seu progresso em relação a cada quota.
- Todos os relatórios na pasta Owned by me são considerados relatórios pessoais e estão sujeitos a quotas. Para remover esta limitação, pode atualizar um relatório para o Data Studio Pro.
Limites da entrega de emails agendada
A entrega de emails agendada tem os seguintes limites:
- Não pode incluir mais de 50 endereços de destinatários.
- A pessoa que criou o agendamento tem de estar incluída na lista de destinatários. Os destinatários adicionais são opcionais.
- Os emails agendados podem incluir, no máximo, 5 páginas como pré-visualização do relatório. O PDF anexado inclui todas as páginas selecionadas.
- O horário de entrega baseia-se no fuso horário do seu sistema operativo. Não pode alterar esta definição no Data Studio.
- Quando edita uma programação, não pode adicionar filtros que ainda não estejam presentes no relatório nem eliminar filtros do relatório.
- Não pode editar nem enviar testes para agendamentos inativos.
- A entrega de emails agendada não funciona com dados protegidos através de níveis de acesso baseados em IP com os VPC Service Controls. (Isto acontece porque o Data Studio não transmite o endereço IP do destinatário do email quando este vê o relatório.)
- O Data Studio verifica a existência de conteúdo potencialmente impróprio nos campos de assunto e mensagem, e pode impedir a criação ou a atualização de uma programação se detetar conteúdo impróprio.
- Se não tiver o Data Studio Pro, cada relatório pode ter, no máximo, um agendamento. Se tiver o Data Studio Pro, cada relatório pode ter até 200 agendamentos.
- Se não tiver o Data Studio Pro, a frequência mais elevada que pode definir para um agendamento é uma vez por dia. Se tiver o Data Studio Pro, pode enviar um agendamento até uma vez por hora.
- Só pode criar vários agendamentos em relatórios em que o proprietário do relatório tenha o Data Studio Pro.
- Só pode selecionar Enviar agora se tiver o Data Studio Pro. Além disso, não pode enviar um relatório imediatamente para nenhum relatório na pasta Owned by me (Criado por mim). Para remover esta limitação, pode atualizar um relatório para o Data Studio Pro.
- Só pode definir um assunto e uma mensagem personalizados se tiver o Data Studio Pro. Além disso, não pode definir um assunto e uma mensagem personalizados para nenhum relatório na pasta Owned by me (Criado por mim). Para remover esta limitação, pode atualizar um relatório para o Data Studio Pro.
- Os seus relatórios só apresentam uma pré-visualização inline se tiver o Data Studio Pro. Além disso, as pré-visualizações inline não são apresentadas para relatórios na pasta Owned by me (Criados por mim). Para remover esta limitação, pode atualizar um relatório para o Data Studio Pro.
- Se fizer a mudança do Data Studio Pro para o Data Studio, o agendamento de email mais antigo criado permanece ativo para cada relatório. Os agendamentos adicionais desse relatório ficam inativos.
Limites de entrega agendada do Google Chat
A entrega agendada do Google Chat tem os seguintes limites:
- Tem de ser um utilizador do Data Studio Pro para agendar a entrega através do Chat.
- Tem de ser proprietário ou editor do relatório que quer agendar.
- Só pode agendar um relatório para espaços do Google Chat dos quais é membro.
- Só pode agendar um relatório para utilizadores do Google Chat que se encontrem na sua organização.
- Pode agendar a entrega através do Google Chat para um máximo de 10 utilizadores individuais e 10 espaços do Chat. Para enviar a mais destinatários, crie agendamentos adicionais.
- Não pode filtrar por endereço de email do destinatário quando envia um relatório com o Google Chat.
Limites do envio agendado do Slack
O envio agendado do Slack tem os seguintes limites:
- Tem de ser um utilizador do Data Studio Pro para agendar a entrega através do Slack.
- Tem de ser proprietário ou editor do relatório que quer agendar.
- Só pode agendar um relatório para canais do Slack dos quais é membro.
- Para um único relatório, pode agendar a entrega através do Slack para um máximo de 5 canais do Slack ou 10 utilizadores do Slack. Para enviar a mais destinatários, crie agendamentos adicionais.
- Não pode filtrar por endereço de email do destinatário quando envia um relatório com o Slack. Todos os destinatários da publicação programada recebem a mesma versão do relatório.
- Pode adicionar vários canais do Slack ou vários utilizadores do Slack a um único agendamento, mas não uma combinação de canais e utilizadores.
Resolva problemas com erros de entrega agendada
As secções seguintes descrevem erros comuns que pode encontrar quando agenda a entrega de um relatório.
A criação de agendamentos no relatório está desativada porque o relatório não pertence a uma organização do Data Studio Pro
Este erro indica que o relatório não se encontra numa área de gestão de conteúdos do Data Studio Pro. As funcionalidades do Data Studio Pro, como o agendamento, requerem que os recursos estejam num espaço de trabalho de equipa ou numa área restrita.
Para resolver este problema, mova o relatório e as respetivas origens de dados associadas para um espaço de trabalho de equipa ou para a sua área de testes pessoal.
As funcionalidades de agendamento estão limitadas porque o proprietário deste relatório não tem uma subscrição ativa do Data Studio Pro
Este erro pode ocorrer por um dos seguintes motivos:
Localização do relatório: o relatório pode estar na secção De minha propriedade. As funcionalidades do Data Studio Pro requerem que os relatórios estejam num espaço de trabalho de equipa ou numa área de testes.
Para resolver este problema, mova o relatório e as respetivas origens de dados para um espaço de trabalho de equipa ou para a sua área restrita.
Atraso na propagação da subscrição ou da licença: se a sua organização atualizou recentemente para o Data Studio Pro ou se as licenças de utilizador foram atribuídas recentemente, estas alterações podem demorar até 24 horas a propagar-se totalmente.
Para resolver este problema, certifique-se de que o relatório está num espaço de trabalho do Pro. Se foram feitas alterações à subscrição ou à licença recentemente, aguarde até 24 horas. Confirme que o proprietário do relatório tem uma licença ativa do Data Studio Pro atribuída pelo seu administrador.
As entregas agendadas para o Google Chat falham com "failed" ou "not_member_of_space_error"
Este erro pode ocorrer por um dos seguintes motivos:
O proprietário da agenda está inativo ou perdeu as autorizações: as agendas são executadas através das credenciais e das autorizações do utilizador que guardou a agenda pela última vez. Se a conta desse utilizador ficar inativa (por exemplo, se sair da organização) ou perder as autorizações necessárias no relatório ou nos dados, o agendamento falha.
Para resolver este problema, um utilizador ativo com acesso de edição ao relatório tem de assumir o agendamento:
- Abra o relatório no Data Studio.
- Clique em Partilhar e, de seguida, selecione Agendar envio.
- Encontre a programação com falhas.
- Clique em Mais e, de seguida, selecione Editar.
- Reveja as definições e, de seguida, clique em Guardar. Esta ação atualiza a programação para ser executada como o utilizador atual.
- Em alternativa, elimine a agenda antiga e crie uma nova.
- Certifique-se de que o utilizador que guarda a programação mantém o acesso necessário ao relatório e a todas as origens de dados subjacentes.
Por que motivo o meu relatório não foi entregue?
Se os seus relatórios não estiverem a ser enviados de acordo com a programação que configurou, pode estar a ocorrer um dos seguintes problemas.
- Se o relatório transferido contiver um erro, não é enviado. Certifique-se de que o relatório pode ser transferido manualmente com êxito.
- Se tiver o Data Studio Pro, o seu administrador pode restringir os destinatários aos quais pode enviar conteúdo. Se, pelo menos, um destinatário de um agendamento estiver restrito, o agendamento não é enviado. O Data Studio apresenta um erro na caixa de diálogo Ver agendamento e envia um email de aviso ao último utilizador que editou o agendamento. Remova todos os destinatários restritos para retomar o envio agendado.
Os relatórios programados usam sempre formatos de inglês dos EUA
Quando agenda a entrega de um relatório, o conteúdo do relatório, como números, moeda e datas, é apresentado com a formatação de inglês dos EUA, mesmo que a sua Conta Google esteja definida para outro idioma.
Os relatórios agendados mostram erros do sistema em gráficos individuais
Os relatórios grandes ou complexos podem apresentar um "Erro do sistema" genérico em gráficos individuais. Este erro ocorre quando o processo de exportação automática excede o limite de tempo. Para garantir que os seus emails agendados chegam com todos os gráficos renderizados corretamente, pode experimentar o seguinte:
- Divida o relatório: divida o relatório em dois ou mais relatórios mais pequenos.
- Escalone o agendamento: defina os horários de entrega dos relatórios mais pequenos com, pelo menos, 30 minutos de intervalo. Isto dá uma margem ao sistema de agendamento para atualizar os recursos entre tarefas.