Puedes programar el envío periódico de informes de Data Studio en PDF a tu dirección y a las de tus colaboradores. El PDF puede incluir un enlace al informe original.
Crear una programación de entrega en Data Studio
Para crear una nueva programación de envío de correos de Data Studio, sigue estos pasos:
- Acceda al informe cuyo envío quiera programar.
- Haz clic en Compartir y, a continuación, selecciona Programar envío
. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear programación. - (Opcional) Introduce una lista de destinatarios. La persona que crea la alerta siempre se incluye en la lista de destinatarios.
- (Opcional) Selecciona las páginas del informe que quieras incluir.
- En el menú desplegable Formato, elige uno de los siguientes tipos de archivo adjunto:
- PDF envía una vista general visual de las páginas del informe.
- CSV exporta los datos de los gráficos y las tablas del informe, que se pueden usar en hojas de cálculo.
- Indica la fecha y la hora en las que quieras comenzar a enviar el informe.
- Usa las opciones de Repetir para definir la frecuencia de envío. Si quieres crear una programación personalizada para enviar un informe (por ejemplo, todos los martes y jueves, o el viernes cada dos semanas), selecciona Personalizada.
- Haz clic en Programar.
Crear una programación de envío en Data Studio Pro
Si tienes Data Studio Pro, sigue estos pasos para crear una programación de envío de correos:
- Acceda al informe cuyo envío quiera programar.
- Haz clic en Compartir y, a continuación, selecciona Programar envío . Si es la primera vez que creas una programación para este informe, haz clic en Añadir programación en el cuadro de diálogo que aparece. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear programación.
- En el campo Destino, selecciona Correo.
- (Opcional) Introduce una lista de destinatarios. La persona que crea la alerta siempre se incluye en la lista de destinatarios. Nota: Tu administrador de Data Studio Pro puede restringir los destinatarios permitidos. Si introduces un destinatario restringido, Data Studio mostrará un mensaje de error hasta que lo quites.
- (Opcional) Introduce un asunto y un mensaje personalizados.
- No puedes definir un asunto ni un mensaje personalizados para los informes de la carpeta Soy el propietario. Para eliminar esta limitación, puedes actualizar un informe a Data Studio Pro.
- (Opcional) Selecciona las páginas del informe que quieras incluir.
- En el menú desplegable Formato, elige uno de los siguientes tipos de archivo adjunto:
- PDF envía una vista general visual de las páginas del informe.
- CSV exporta los datos de los gráficos y las tablas del informe, que se pueden usar en hojas de cálculo.
- Indica la fecha y la hora en las que quieras comenzar a enviar el informe.
- Usa las opciones de Repetir para definir la frecuencia de envío. Si quieres crear una programación personalizada para enviar un informe (por ejemplo, todos los martes y jueves, o el viernes cada dos semanas), selecciona Personalizada.
- Haz clic en Programar.
Cómo funciona el envío de correos programados
El envío programado por correo te permite enviar periódicamente un informe adjunto en formato PDF o CSV. El correo también incluirá una vista previa de la primera página del informe y un enlace para ver el informe completo. Puedes añadir destinatarios introduciendo direcciones individuales o alias de correo de grupo.
Consulta las opciones de descarga de PDF para obtener más información. Las opciones para descargar un PDF son las mismas que las opciones para programar un PDF.
Elige un formato de archivo adjunto: PDF o CSV.
Al configurar un envío programado, puede elegir entre los formatos PDF y CSV para el archivo adjunto.
Formato PDF
Selecciona PDF para recibir una representación visual del informe. Este formato es útil para compartir capturas estáticas de los paneles de control.
Si las tablas de tu PDF aparecen cortadas, edita la programación, ve a Opciones avanzadas y prueba a habilitar Desplegar las tablas para mostrar todas las filas y Organizar las baldosas del panel de control en una sola columna.
Formato CSV
Seleccione CSV para exportar los datos subyacentes de los gráficos y las tablas de su informe. Este formato es ideal para analizar los datos más en profundidad en un software de hojas de cálculo como Hojas de cálculo de Google, Excel u otras herramientas de análisis de datos.
Opciones avanzadas de CSV: en Opciones avanzadas de CSV, puede elegir una de las siguientes opciones:
- Con las opciones de visualización aplicadas: la estructura del archivo CSV puede incluir columnas adicionales (por ejemplo, números de fila) en función de la visualización.
- Tal como se muestra en la tabla de datos: la estructura del archivo CSV se parecerá más al formato de la tabla de datos sin procesar.
Cambiar los filtros de una programación
De forma predeterminada, la versión en PDF de un informe usa las propiedades de los ajustes del control de filtros predeterminados del informe.
Para cambiar los valores del control de filtros de una programación, edita la programación y selecciona la pestaña Filtros. En esta pestaña verás todos los controles y los periodos del informe. Puedes cambiar los valores del control de filtros, pero no puedes añadir ni eliminar controles.
Si modificas los valores predeterminados de un filtro en un informe, ese cambio no influirá en los valores de los filtros de las programaciones del informe. Sin embargo, si quitas un filtro de un informe, también se quitará de todas las programaciones del informe.
Editar una programación
- Accede al informe cuyo envío quieras volver a programar.
- Arriba a la derecha, selecciona Compartir y, a continuación, Programar envío .
- (En Data Studio Pro) Selecciona una programación.
- Haz clic en Más
. - Selecciona Editar.
- Introduce los nuevos detalles de la programación.
- Haz clic en Guardar.
Detener o eliminar una programación
Las programaciones están activadas de forma predeterminada. Para detener el envío automático de informes, puedes pausar o eliminar la programación siguiendo estos pasos:
- Consulta el informe.
- Arriba a la derecha, haz clic en Compartir y, a continuación, en Programar envío .
- (En Data Studio Pro) Selecciona una programación.
- Haz clic en Más .
- Si tienes Data Studio Pro, puedes pausar la programación cambiando el estado de Activo a Inactivo.
- Para eliminar la programación, haz clic en Eliminar programación
.
Enviar inmediatamente un informe programado (función de Looker Studio Pro)
Si tienes Data Studio Pro, sigue estos pasos para enviar inmediatamente un informe programado:
- Consulta el informe.
- Arriba a la derecha, haz clic en Compartir y, a continuación, en Programar envío .
- Selecciona una programación.
- Haz clic en Enviar ahora.
Programar el envío de informes por Google Chat (función de Looker Studio Pro)
Si tienes Data Studio Pro, puedes enviar informes a usuarios concretos y a espacios de Chat siguiendo estos pasos:
- Acceda al informe cuyo envío quiera programar.
- Arriba a la derecha, selecciona Compartir y, a continuación, Programar envío .
- (En Data Studio Pro) En el campo Destino, selecciona Google Chat.
(Opcional) Introduce una lista de destinatarios.
Introduce un asunto y un mensaje personalizados.
- No puedes definir un asunto ni un mensaje personalizados para los informes de la carpeta Soy el propietario. Para eliminar esta limitación, puedes actualizar un informe a Data Studio Pro.
(Opcional) Selecciona las páginas del informe que quieras incluir.
Indica la fecha y la hora en las que quieras comenzar a enviar el informe.
Elige la frecuencia de envío.
Haz clic en Guardar.
Puedes aplicar filtros a una programación de envío por Chat igual que harías con una programación de envío por correo.
Cómo funciona el envío por Google Chat programado
El envío por Google Chat programado consiste en la publicación de un mensaje para los usuarios o los espacios de los destinatarios. El mensaje se publica desde la cuenta de Google Chat del remitente de la programación. El mensaje incluye lo siguiente:
- El informe en PDF adjunto
- Un enlace Ver en Data Studio
- El enlace Anular suscripción, con el que se puede dar de baja al usuario o al espacio para que deje de recibir la programación.
Programar el envío de informes por Slack (función de Looker Studio Pro)
Si tienes Data Studio Pro, puedes enviar informes a usuarios y canales de Slack siguiendo estos pasos:
- Acceda al informe cuyo envío quiera programar.
- Arriba a la derecha, selecciona Compartir y, a continuación, Programar envío.
- En el campo Destino, selecciona Slack.
- Si tu administrador ha conectado varios espacios de trabajo de Slack a Data Studio, selecciona uno.
- Si se te solicita, haz clic en Iniciar sesión con Slack.
En el campo Enviar a, selecciona Canales, Usuarios o ID manual.
Para encontrar el ID manual, sigue estos pasos:
- Abre Slack en tu navegador web y ve al canal seleccionado.
- Fíjate en la URL de la barra de direcciones del navegador.
- El ID de canal o de usuario es la cadena larga de letras y números que aparece en la URL, normalmente después de
/client/{workspace-id}/y que empieza por "C" en el caso de los canales públicos, por "G" en el de los canales privados o por "D" en el de los usuarios. Por ejemplo, la URL podría tener el siguiente aspecto:https://your-workspace.slack.com/client/T0123456789/C01ABCD1234, dondeC01ABCD1234es el ID del canal. - Si usas la aplicación móvil de Slack, mantén pulsado el canal o el nombre de usuario para copiar el enlace y, a continuación, extrae el segmento final del enlace, que tendrá el formato de ID que se ha mencionado en el paso anterior.
- Introduce el ID de canal o de usuario en el campo ID manual.
Si has seleccionado Canales o Usuarios en el campo Enviar a, introduce la lista de canales o usuarios.
- Puedes añadir varios canales o varios usuarios a una misma programación, pero no una combinación de canales y usuarios.
(Opcional) Introduce un mensaje personalizado para acompañar el informe.
- No puedes definir un mensaje personalizado para ningún informe de la carpeta Soy el propietario. Para eliminar esta limitación, puedes actualizar un informe a Data Studio Pro.
(Opcional) Selecciona las páginas del informe que quieras incluir.
Indica la fecha y la hora en las que quieras comenzar a enviar el informe.
Elige la frecuencia de envío.
(Opcional) Haz clic en Enviar ahora para enviar la entrega de Slack inmediatamente.
Haz clic en Guardar para guardar la programación.
Puedes aplicar filtros a una programación de envío por Slack igual que harías con una programación de envío por correo.
Cómo funciona el envío programado de informes por Slack
El envío por Slack programado consiste en la publicación de un mensaje para los usuarios o los canales de los destinatarios. El mensaje se publica desde la cuenta de Slack del remitente de la programación. El mensaje incluye lo siguiente:
- El informe en PDF adjunto
- Un enlace Ver en Data Studio
Añadir varias programaciones (función de Looker Studio Pro)
Si tienes Data Studio Pro, puedes añadir varias programaciones a un mismo informe.
- En la parte superior derecha, selecciona Compartir y, a continuación, Programar envío .
- Si el informe no tiene ninguna programación, se te pedirá que crees una.
- Si el informe tiene al menos una programación, Data Studio mostrará una lista con todas las programaciones de ese informe.
- Haz clic en Añadir programación.
Cada informe puede tener hasta 200 programaciones. Cualquier usuario que sea propietario o editor del informe puede añadir o editar programaciones en el informe. El usuario que haya editado la programación más recientemente, lo que incluye activar el interruptor Activo, será el remitente de la programación.
Filtrar por dirección de correo del destinatario (función de Looker Studio Pro)
Si tienes Data Studio Pro, puedes personalizar los datos de los informes programados que se envían por correo. Para usar esta función, primero debes especificar un campo de dirección de correo por cada fuente de datos del informe que quieras personalizar. Al crear o editar la programación, verás la opción Filtrar los datos del informe entregado por la dirección de correo del destinatario.
Límites y solución de problemas
En las siguientes secciones se describen las limitaciones de los envíos programados y algunos pasos habituales para solucionar problemas.
Cuotas de envíos por correo programados
Data Studio limita el número de destinatarios a los que un usuario puede enviar correos programados al día y al mes.
Si tienes Data Studio Pro, no se aplican estas cuotas. Si tu organización usa Google Workspace, las cuotas son más altas. Consulta la siguiente tabla para obtener más información:
| Tipo de cuenta | Particular | Google Workspace | Data Studio Pro |
|---|---|---|---|
| Límite de correos diarios | 200 | 500 | Ilimitado |
| Límite mensual de correos | 800 | 3000 | Ilimitado |
Ten en cuenta las siguientes limitaciones relativas a las cuotas:
- Si superas una de las cuotas, no se enviarán más correos desde tu cuenta.
- No es posible consultar el progreso de cada cuota.
- Los informes de la carpeta Soy el propietario se consideran personales y están sujetos a cuotas. Para eliminar esta limitación, puedes actualizar un informe a Data Studio Pro.
Limitaciones de los envíos por correo programados
Los envíos por correo programados tienen las siguientes limitaciones:
- No se pueden incluir más de 50 direcciones de destinatarios.
- La persona que haya creado la programación siempre se incluye en la lista de destinatarios. Los demás destinatarios son opcionales.
- Los correos programados pueden incluir una vista previa del informe de 5 páginas como máximo. El PDF adjunto incluye todas las páginas seleccionadas.
- La programación de envío se basa en la zona horaria de tu sistema operativo. No se puede cambiar en Data Studio.
- Al editar una programación, no podrás añadir filtros que no estén ya presentes en el informe ni eliminar filtros del informe.
- No puedes editar ni enviar pruebas de programaciones inactivas.
- La entrega de correos programada no funciona con datos protegidos mediante niveles de acceso basados en IP con Controles de Servicio de VPC. Esto se debe a que Data Studio no transfiere la dirección IP del destinatario del correo cuando ve el informe.
- Data Studio comprueba si hay contenido potencialmente inapropiado en los campos de asunto y mensaje, y puede impedirle crear o actualizar una programación si detecta contenido inapropiado.
- Si no tienes Data Studio Pro, cada informe solo podrá tener una programación. Si tienes Data Studio Pro, cada informe podrá tener hasta 200 programaciones.
- Si no tienes Data Studio Pro, la frecuencia más alta que puedes establecer para una programación es una vez al día. Si tienes Data Studio Pro, puedes enviar una programación hasta una vez por hora.
- Solo puedes crear varias programaciones para aquellos informes cuyo propietario tenga Data Studio Pro.
- Solo puedes seleccionar Enviar ahora si tienes Data Studio Pro. Además, no puedes enviar un informe inmediatamente si se encuentra en la carpeta De mi propiedad. Para eliminar esta limitación, puede actualizar un informe a Data Studio Pro.
- Solo puedes definir un asunto y un mensaje personalizados si tienes Data Studio Pro. Además, no puedes definir un asunto y un mensaje personalizados para los informes de la carpeta De mi propiedad. Para eliminar esta limitación, puede actualizar un informe a Data Studio Pro.
- Tus informes solo mostrarán una vista previa insertada si tienes Data Studio Pro. Además, las vistas previas insertadas no se mostrarán en los informes de la carpeta Soy el propietario. Para eliminar esta limitación, puedes actualizar un informe a Data Studio Pro.
- Si cambias de Data Studio Pro a Data Studio, la programación de envío por correo más antigua seguirá activa en los informes. Las programaciones adicionales de ese informe pasarán a estar inactivas.
Limitaciones de los envíos por Google Chat programados
El envío por Google Chat programado tiene las siguientes limitaciones:
- Debes ser usuario de Data Studio Pro para programar envíos por Chat.
- Debes ser el propietario o editor del informe cuyos envíos quieras programar.
- Solo puedes programar el envío de informes a los espacios de Google Chat de los que formes parte.
- Solo puedes programar el envío de informes a usuarios de Google Chat de tu organización.
- Puedes programar el envío por Google Chat a un máximo de 10 usuarios y 10 espacios de Chat. Para enviar mensajes a más destinatarios, programa más envíos.
- Al enviar informes por Google Chat, no puedes filtrar por dirección de correo electrónico del destinatario.
Límites del envío programado de Slack
El envío por Slack programado tiene las siguientes limitaciones:
- Debes ser usuario de Data Studio Pro para programar envíos por Slack.
- Debes ser el propietario o editor del informe cuyos envíos quieras programar.
- Puedes programar el envío de informes solo a los canales de Slack de los que formes parte.
- En el caso de un solo informe, puedes programar el envío por Slack a un máximo de 5 canales de Slack o 10 usuarios de Slack. Para enviar mensajes a más destinatarios, programa más envíos.
- Al enviar informes por Slack, no puedes filtrar por dirección de correo electrónico del destinatario. Todos los destinatarios de la entrega programada recibirán la misma versión del informe.
- Puedes añadir varios canales o usuarios de Slack a una misma programación, pero no una combinación de canales y usuarios.
Solucionar errores de entrega programada
En las siguientes secciones se describen los errores habituales que pueden producirse al programar el envío de un informe.
La creación de programaciones en el informe está inhabilitada porque el informe no pertenece a una organización de Data Studio Pro
Este error indica que el informe no se encuentra en un área de gestión de contenido de Data Studio Pro. Para usar funciones de Data Studio Pro, como la programación, los recursos deben estar en un espacio de trabajo en grupo o en un entorno aislado.
Para solucionar este problema, mueve el informe y sus fuentes de datos asociadas a un espacio de trabajo en grupo o a tu entorno aislado personal.
Las funciones de programación están limitadas porque el propietario de este informe no tiene una suscripción activa a Data Studio Pro
Este error puede producirse por uno de los siguientes motivos:
Ubicación del informe: puede que el informe esté en la sección De mi propiedad. Para usar las funciones de Data Studio Pro, los informes deben estar en un espacio de trabajo en grupo o en un entorno aislado.
Para solucionar este problema, mueve el informe y sus fuentes de datos a un espacio de trabajo en grupo o a tu entorno aislado.
Retraso en la propagación de la suscripción o de las licencias: si tu organización ha actualizado recientemente a Data Studio Pro o si se acaban de asignar licencias de usuario, estos cambios pueden tardar hasta 24 horas en propagarse por completo.
Para solucionar este problema, asegúrese de que el informe esté en un espacio de trabajo de Pro. Si se han realizado cambios en la suscripción o en las licencias recientemente, espere hasta 24 horas. Confirme que el propietario del informe tiene una licencia de Data Studio Pro activa asignada por su administrador.
Los envíos programados a Google Chat fallan y muestran el mensaje "failed" o "not_member_of_space_error"
Este error puede producirse por uno de los siguientes motivos:
El propietario de la programación está inactivo o ha perdido los permisos: las programaciones se ejecutan con las credenciales y los permisos del usuario que guardó la programación por última vez. Si la cuenta de ese usuario se inactiva (por ejemplo, si abandona la organización) o pierde los permisos necesarios en el informe o los datos, la programación fallará.
Para resolver este problema, un usuario activo con permiso para editar el informe debe hacerse cargo de la programación:
- Abre el informe en Data Studio.
- Haz clic en Compartir y, a continuación, en Programar envío.
- Busca la programación que falla.
- Haz clic en Más y, a continuación, selecciona Editar.
- Revisa la configuración y haz clic en Guardar. Con esta acción, la programación se actualizará para que se ejecute en nombre del usuario actual.
- También puedes eliminar la programación antigua y crear una nueva.
- Asegúrate de que el usuario que guarda la programación mantenga el acceso necesario al informe y a todas las fuentes de datos subyacentes.
¿Por qué no se ha enviado el informe?
Si los informes no se envían según la programación que has configurado, puede deberse a uno de los siguientes problemas.
- Si el informe descargado contiene un error, no se enviará. Asegúrate de que el informe se pueda descargar manualmente sin problemas.
- Si tienes Data Studio Pro, tu administrador puede restringir los destinatarios a los que puedes enviar contenido. Si se restringe al menos un destinatario de una programación, esta no se enviará. Data Studio mostrará un error en el cuadro de diálogo Ver programación y enviará un correo de advertencia al último usuario que haya editado la programación. Quita los destinatarios restringidos para reanudar el envío programado.
Los informes programados siempre usan formatos en inglés de EE. UU.
Cuando programas el envío de un informe, el contenido del informe (como números, monedas y fechas) se muestra con el formato de inglés de EE. UU., aunque tu cuenta de Google esté configurada en otro idioma.
Los informes programados muestran errores del sistema en gráficos individuales
En los informes grandes o complejos, es posible que se muestre un mensaje genérico de "Error del sistema" en algunos gráficos. Este error se produce cuando se agota el tiempo de espera del proceso de exportación automática. Para asegurarte de que los correos programados se envían con todos los gráficos renderizados correctamente, puedes probar lo siguiente:
- Dividir el informe: divida el informe en dos o más informes más pequeños.
- Programa los informes de forma escalonada: establece un intervalo de al menos 30 minutos entre las horas de entrega de los informes más pequeños. De esta forma, el sistema de programación tendrá tiempo suficiente para actualizar los recursos entre tareas.