É possível enviar um PDF do relatório do Data Studio para você e as partes interessadas com regularidade. Basta programar o envio dos e-mails. O PDF pode incluir um link para o relatório original.
Criar uma programação de entrega no Data Studio
Para criar uma programação de entrega de e-mails no Data Studio, siga estas etapas:
- Confira o relatório que você quer programar.
- Clique em Compartilhar e selecione Agendar entrega
. A caixa de diálogo Criar programação vai aparecer. - (Opcional) Insira uma lista de destinatários. Você sempre faz parte dela.
- (Opcional) Selecione as páginas do relatório que você quer incluir.
- No menu suspenso Formato, escolha um dos seguintes tipos de anexo:
- PDF: envia um resumo instantâneo das páginas do relatório.
- CSV: exporta os dados dos gráficos e tabelas do relatório, adequados para uso em planilhas.
- Defina a data e o horário de envio do relatório.
- Use as opções de Repetir para definir a frequência de entrega. Para criar uma programação personalizada para o envio de um relatório, como todas as terças e quintas-feiras, ou a cada duas semanas às sextas-feiras, selecione Personalizado.
- Clique em Programação.
Criar uma programação de entrega no Data Studio Pro
Para criar uma programação de entrega de e-mails do Data Studio Pro, siga estas etapas:
- Confira o relatório que você quer programar.
- Clique em Compartilhar e selecione Agendar entrega . Se você estiver criando uma programação para esse relatório pela primeira vez, clique em Adicionar programação na caixa de diálogo exibida. A caixa de diálogo Criar programação vai aparecer.
- No campo Destino, selecione E-mail.
- (Opcional) Insira uma lista de destinatários. Você sempre faz parte dela. Observação: o administrador do Data Studio Pro pode restringir os destinatários permitidos. Se você inserir um destinatário restrito, o Data Studio vai mostrar uma mensagem de erro até que você o remova.
- (Opcional) Insira um assunto e uma mensagem personalizados.
- Não é possível definir um assunto e uma mensagem personalizados para os relatórios na pasta De minha propriedade. Para remover essa limitação, faça upgrade de um relatório para o Data Studio Pro.
- (Opcional) Selecione as páginas do relatório que você quer incluir.
- No menu suspenso Formato, escolha um dos seguintes tipos de anexo:
- PDF: envia um resumo instantâneo das páginas do relatório.
- CSV: exporta os dados dos gráficos e tabelas do relatório, adequados para uso em planilhas.
- Defina a data e o horário de envio do relatório.
- Use as opções de Repetir para definir a frequência de entrega. Para criar uma programação personalizada para o envio de um relatório, como todas as terças e quintas-feiras, ou a cada duas semanas às sextas-feiras, selecione Personalizado.
- Clique em Programação.
Como funciona a entrega programada de e-mails
Com esse recurso, você pode enviar regularmente um e-mail com o relatório anexado como um arquivo PDF ou CSV. Na mensagem, também vai haver uma prévia da primeira página do relatório e um link para acessar o arquivo completo. Para incluir outros destinatários, insira endereços específicos ou aliases de e-mail de grupo.
Consulte as opções de download em PDF para mais informações. As opções para baixar um PDF são as mesmas para programar um PDF.
Escolha um formato de anexo: PDF ou CSV.
Ao configurar uma entrega programada, você pode escolher entre os formatos PDF e CSV para o anexo.
Formato PDF
Selecione PDF para receber uma representação visual do relatório. Esse formato é útil para compartilhar snapshots estáticos de dashboards.
Se as tabelas no PDF aparecerem cortadas, edite o cronograma, acesse Opções avançadas e tente ativar Expandir tabelas para mostrar todas as linhas e Organizar blocos do painel em uma única coluna.
Formato CSV
Selecione CSV para exportar os dados dos gráficos e tabelas no seu relatório. Esse formato é ideal para analisar os dados em softwares de planilhas, como o Planilhas Google, o Excel ou outras ferramentas de análise de dados.
Opções avançadas de CSV: em Opções avançadas para CSV, escolha uma das seguintes opções:
- Com opções de visualização aplicadas: a estrutura CSV pode incluir colunas extras (por exemplo, números de linha) com base na visualização.
- Como mostrado na tabela de dados: a estrutura do CSV vai corresponder mais ao formato da tabela de dados brutos.
Mudar os filtros de uma programação
Por padrão, a versão em PDF de um relatório usa as propriedades de período e configurações do controle de filtros padrão do relatório.
Para mudar os valores do controle de filtros em uma programação, edite a programação e selecione a guia Filtros. Essa guia mostra todos os controles e períodos no relatório. É possível mudar os valores de controle, mas não adicionar nem excluir controles.
Se você modificar os valores padrão de um filtro em um relatório, isso não vai afetar os valores de filtro nas programações do relatório. No entanto, se remover um filtro de um relatório, ele será excluído de todas as programações.
Editar uma programação
- Confira o relatório que você quer reprogramar.
- No canto superior direito, selecione Compartilhar e Agendar entrega .
- (Usuários do Data Studio Pro) Selecione uma programação.
- Clique em Mais
. - Selecione Editar.
- Insira os novos detalhes da programação.
- Clique em Salvar.
Parar ou excluir uma programação
As programações estão ativas por padrão. Para interromper a entrega automática de relatórios, você pode pausar ou excluir a programação seguindo estas etapas:
- Acesse o relatório.
- No canto superior direito, clique em Compartilhar e selecione Agendar entrega .
- (Usuários do Data Studio Pro) Selecione uma programação.
- Clique em Mais .
- Se você tiver o Data Studio Pro, poderá pausar a programação mudando a opção Ativo para Inativo.
- Para excluir a programação, clique em Excluir programação
.
Enviar uma programação imediatamente
Recursos do Data Studio Pro
Os recursos e funcionalidades descritos nesta seção estão disponíveis para os usuários do Data Studio Pro.
Para enviar um relatório programado imediatamente, siga estas etapas:
- Acesse o relatório.
- No canto superior direito, clique em Compartilhar e selecione Agendar entrega .
- Selecione uma programação.
- Clique em Enviar agora.
Criar uma programação de entrega do Google Chat (recurso do Pro)
Recursos do Data Studio Pro
Os recursos e funcionalidades descritos nesta seção estão disponíveis para os usuários do Data Studio Pro.
A programação de entregas para o Google Chat envolve duas etapas: adicionar o app Looker ao espaço do Chat do Google em que você quer enviar relatórios e criar a programação de entrega.
Adicionar o app Looker a um espaço do Chat no Google Chat
Antes de agendar entregas para um espaço do Google Chat, adicione o app Looker a esse espaço:
- Abra o Google Chat e navegue até o espaço em que você quer programar as entregas.
- Clique no nome do espaço na parte de cima e selecione Apps e integrações.
- Clique em Adicionar apps.
- Pesquise "Looker" e clique em Adicionar.
- Confirme se aparece uma mensagem na conversa indicando que o Looker foi adicionado ao espaço.
Programar entregas para o Google Chat
Se você tiver o Data Studio Pro, poderá enviar relatórios para usuários específicos e espaços do Chat seguindo estas etapas:
- Confira o relatório que você quer programar.
- No canto superior direito, selecione Compartilhar e Agendar entrega .
- (Usuários do Data Studio Pro) No campo Destino, selecione Google Chat.
(Opcional) Insira uma lista de destinatários.
Insira um assunto e uma mensagem personalizados.
- Não é possível definir um assunto e uma mensagem personalizados para os relatórios na pasta De minha propriedade. Para remover essa limitação, faça upgrade de um relatório para o Data Studio Pro.
(Opcional) Selecione as páginas do relatório que você quer incluir.
Defina a data e o horário de envio do relatório.
Escolha a frequência de entrega.
Clique em Salvar.
Você pode implementar filtros em uma programação do Chat, da mesma forma que em uma programação de e-mails.
Como funciona a entrega programada do Google Chat
A entrega programada do Google Chat publica uma mensagem para os usuários ou espaços relevantes. Ela é postada na conta do Google Chat do remetente da programação. A mensagem inclui os seguintes elementos:
- Um anexo em PDF do relatório
- Um link Ver no Data Studio
- Um link Cancelar inscrição que remove o usuário ou o espaço da programação
Criar uma programação de entrega do Slack (recurso do Pro)
Recursos do Data Studio Pro
Os recursos e funcionalidades descritos nesta seção estão disponíveis para os usuários do Data Studio Pro.
Se você tiver o Data Studio Pro, poderá enviar relatórios para usuários e canais do Slack seguindo estas etapas:
- Confira o relatório que você quer programar.
- No canto superior direito, selecione Compartilhar e Agendar entrega.
- (Usuários do Data Studio Pro) No campo Destino, selecione Slack.
- Se o admin conectou vários espaços de trabalho do Slack ao Data Studio, selecione um deles.
- Se solicitado, clique em Fazer login com o Slack.
No campo Enviar para, selecione Canais, Usuários ou ID manual.
Para encontrar o ID manual, siga estas etapas:
- Abra o Slack no navegador da Web e acesse o canal selecionado.
- Confira o URL na barra de endereço do navegador.
- O ID do canal ou do usuário é a longa string de letras e números que aparece no URL, geralmente após
/client/{workspace-id}/e começando com "C" para canais públicos, "G" para canais particulares ou "D" para usuários. Por exemplo, o URL pode ser assim:https://your-workspace.slack.com/client/T0123456789/C01ABCD1234, em queC01ABCD1234é o ID do canal. - Se você estiver usando o app móvel do Slack, toque e pressione o canal ou nome de usuário para copiar o link e extraia o segmento final dele, que vai se parecer com o formato de ID mencionado na etapa anterior.
- Insira o ID do canal ou do usuário no campo ID manual.
Se você selecionou Canais ou Usuários no campo Enviar para, insira a lista de canais ou usuários.
- É possível adicionar vários canais ou usuários a uma única programação, mas não uma combinação de canais e usuários.
(Opcional) Digite uma mensagem personalizada para acompanhar o relatório.
- Não é possível definir uma mensagem personalizada para os relatórios na pasta De minha propriedade. Para remover essa limitação, faça upgrade de um relatório para o Data Studio Pro.
(Opcional) Selecione as páginas do relatório que você quer incluir.
Defina a data e o horário de envio do relatório.
Escolha a frequência de entrega.
(Opcional) Clique em Enviar agora para enviar a entrega do Slack imediatamente.
Clique em Salvar para salvar a programação.
É possível aplicar filtros em uma programação do Slack, da mesma forma que em uma programação de e-mails.
Como funciona a entrega programada do Slack
A entrega programada do Slack publica uma mensagem para os usuários ou canais relevantes. Ela é postada na conta do Slack do remetente da programação. A mensagem inclui os seguintes elementos:
- Um anexo em PDF do relatório
- Um link Ver no Data Studio
Adicionar várias programações (recurso do Pro)
Se você tiver o Data Studio Pro, poderá adicionar várias programações a um relatório.
- No canto superior direito, selecione Compartilhar e Agendar entrega .
- Se o relatório não tiver programações, você terá que criar uma.
- Se o relatório tiver pelo menos uma programação, o Data Studio vai mostrar uma lista de todas elas.
- Clique em Adicionar programação.
Cada relatório pode ter até 200 programações. Qualquer usuário que tenha função de proprietário ou editor no relatório pode adicionar ou editar programações nele. O usuário que editou uma programação mais recentemente, incluindo mudar a opção Ativo, é o remetente da programação.
Filtrar por endereço de e-mail do destinatário (recurso do Pro)
Se você tiver o Data Studio Pro, poderá personalizar os dados nos relatórios programados que são enviados por e-mail. Para usar esse recurso, primeiro é necessário especificar um campo de endereço de e-mail para cada fonte de dados no relatório que você quer personalizar. A opção Filtrar os dados do relatório entregue pelo endereço de e-mail do destinatário vai aparecer ao criar ou editar sua programação.
Limitações e solução de problemas
As seções a seguir abordam os limites da entrega programada e algumas etapas comuns de solução de problemas.
Cotas para entrega programada de e-mails
O Data Studio limita o número de destinatários para quem um usuário pode enviar e-mails programados por dia e por mês.
Se você tiver o Data Studio Pro, essas cotas não serão aplicadas. Se a organização usa o Google Workspace, as cotas são maiores. Confira os detalhes na tabela a seguir:
| Tipo de conta | Individual | Google Workspace | Data Studio Pro |
|---|---|---|---|
| Limite diário de e-mails | 200 | 500 | Ilimitado |
| Limite mensal de e-mails | 800 | 3000 | Ilimitado |
Observe as seguintes limitações relacionadas a cotas:
- Se você exceder uma das cotas, não será possível enviar mais e-mails da sua conta.
- Não é possível verificar seu progresso em relação a cada cota.
- Todos os relatórios na pasta De minha propriedade são considerados pessoais e estão sujeitos a cotas. Para remover essa limitação, faça upgrade de um relatório para o Data Studio Pro.
Limites da entrega programada de e-mails
A entrega programada de e-mails tem os seguintes limites:
- Não é possível incluir mais de 50 endereços de destinatários.
- A pessoa que criou a programação precisa estar na lista de destinatários. A adição de outros destinatários é opcional.
- Os e-mails programados podem incluir no máximo cinco páginas como uma prévia do relatório. mas o PDF anexado conterá todas as páginas selecionadas.
- A programação de entrega considera o fuso horário do seu sistema operacional. Não é possível mudar essa configuração no Data Studio.
- Ao editar uma programação, não é possível adicionar filtros que ainda não estejam presentes no relatório nem excluir filtros dele.
- Não é possível editar nem enviar testes para programações inativas.
- A entrega de e-mails programada não funciona com dados protegidos usando níveis de acesso baseados em IP com o VPC Service Controls. Isso acontece porque o Data Studio não transmite o endereço IP do destinatário do e-mail quando ele visualiza o relatório.
- O Data Studio verifica se há conteúdo potencialmente inadequado nos campos de assunto e mensagem e pode impedir que você crie ou atualize um agendamento se detectar conteúdo inadequado.
- Se você não tiver o Data Studio Pro, cada relatório poderá ter apenas uma programação. Se você tiver o Data Studio Pro, cada relatório poderá ter até 200 programações.
- Se você não tiver o Data Studio Pro, a maior frequência que poderá definir para uma programação será uma vez por dia. Se você tiver o Data Studio Pro, poderá enviar uma programação até uma vez por hora.
- Só é possível criar várias programações em relatórios em que o proprietário tem o Data Studio Pro.
- Só é possível Enviar agora se você tiver o Data Studio Pro. Além disso, não é possível enviar um relatório imediatamente para qualquer relatório na pasta De minha propriedade. Para remover essa limitação, faça upgrade de um relatório para o Data Studio Pro.
- Só é possível definir um assunto e uma mensagem personalizados se você tiver o Data Studio Pro. Além disso, não é possível definir um assunto e uma mensagem personalizados para os relatórios na pasta De minha propriedade. Para remover essa limitação, faça upgrade de um relatório para o Data Studio Pro.
- Seus relatórios só vão mostrar uma prévia in-line se você tiver o Data Studio Pro. Além disso, as visualizações inline não aparecem para relatórios na pasta De minha propriedade. Para remover essa limitação, faça upgrade de um relatório para o Data Studio Pro.
- Se você fizer downgrade do Data Studio Pro para o Data Studio, a programação de e-mails mais antiga vai permanecer ativa para cada relatório. Outras programações do relatório ficam inativas.
Limites da entrega programada do Google Chat
A entrega programada do Google Chat tem os seguintes limites:
- Você precisa ser usuário do Data Studio Pro para programar entregas no chat.
- É necessário ter função de proprietário ou editor no relatório que você quer programar.
- Você só pode programar relatórios para os espaços do Google Chat de que participa.
- Só é possível programar um relatório para os usuários do Google Chat na sua organização.
- Você pode programar a entrega com o Google Chat para até 10 usuários e 10 espaços do Chat. Se quiser enviar para mais destinatários, crie outras programações.
- Não é possível filtrar pelo endereço de e-mail do destinatário ao enviar um relatório com o Google Chat.
- O app Looker precisa ser adicionado a todos os espaço do Chat em que você quer programar relatórios.
Limites da entrega programada do Slack
A entrega programada do Slack tem os seguintes limites:
- Você precisa ser usuário do Data Studio Pro para programar entregas no Slack.
- É necessário ter função de proprietário ou editor no relatório que você quer programar.
- Você só pode programar relatórios para os canais do Slack de que participa.
- Para um único relatório, é possível agendar a entrega usando o Slack para até 5 canais ou 10 usuários do Slack. Se quiser enviar para mais destinatários, crie outras programações.
- Não é possível filtrar pelo endereço de e-mail do destinatário ao enviar um relatório com o Slack. Todos os destinatários do envio programado vão receber a mesma versão do relatório.
- É possível adicionar vários canais ou usuários do Slack a uma única programação, mas não uma combinação de canais e usuários.
Resolver erros de entrega programada
As seções a seguir descrevem erros comuns que podem ocorrer ao programar a entrega de um relatório.
A criação de programações no relatório está desativada porque ele não pertence a uma organização do Data Studio Pro.
Esse erro indica que o relatório não está localizado em uma área de gerenciamento de conteúdo do Data Studio Pro. Os recursos do Data Studio Pro, como o agendamento, exigem que os recursos estejam em um espaço de trabalho em grupo ou em um sandbox.
Para resolver esse problema, mova o relatório e as fontes de dados associadas para um espaço de trabalho em grupo ou seu Sandbox pessoal.
As funções de programação são limitadas porque o proprietário deste relatório não tem uma assinatura ativa do Data Studio Pro.
Esse erro pode ocorrer por um dos seguintes motivos:
Local do relatório: o relatório pode estar na seção De minha propriedade. Para usar os recursos do Data Studio Pro, os relatórios precisam estar em um espaço de trabalho em grupo ou sandbox.
Para resolver esse problema, mova o relatório e as fontes de dados dele para um espaço de trabalho em grupo ou para o sandbox.
Atraso na propagação da assinatura ou da licença: se sua organização fez upgrade para o Data Studio Pro recentemente ou se as licenças de usuário foram atribuídas agora, essas mudanças podem levar até 24 horas para serem totalmente propagadas.
Para resolver esse problema, verifique se o relatório está em um espaço de trabalho do Pro. Se as mudanças na assinatura ou na licença foram feitas recentemente, aguarde até 24 horas. Confirme se o proprietário do relatório tem uma licença ativa do Data Studio Pro atribuída pelo administrador.
As entregas programadas para o Google Chat falham com "failed" ou "not_member_of_space_error"
Esse erro pode ocorrer por um dos seguintes motivos:
O app Looker não foi adicionado ao espaço do Chat: para que as entregas programadas sejam feitas no Google Chat, o app Looker precisa ser adicionado explicitamente como participante do espaço de destino. Sua assinatura de usuário sozinha não é suficiente.
Para resolver esse problema, adicione o app Looker ao espaço do Google Chat:
- Abra o Google Chat e acesse o espaço em que você quer programar as entregas.
- Clique no nome do espaço na parte de cima e selecione Apps e integrações.
- Clique em Adicionar apps.
- Pesquise "Looker" e clique em Adicionar.
- Confirme se o app foi adicionado.
O proprietário da programação está inativo ou perdeu as permissões: as programações são executadas usando as credenciais e permissões do usuário que salvou a programação por último. Se a conta desse usuário ficar inativa (por exemplo, se ele sair da organização) ou perder as permissões necessárias no relatório ou nos dados, a programação vai falhar.
Para resolver esse problema, um usuário ativo com acesso de edição ao relatório precisa assumir o agendamento:
- Abra o relatório no Data Studio.
- Clique em Compartilhar e selecione Agendar entrega.
- Encontre a programação com falha.
- Clique em Mais e selecione Editar.
- Revise as configurações e clique em Salvar. Essa ação atualiza a programação para ser executada como o usuário atual.
- Como alternativa, exclua a programação antiga e crie uma nova.
- Verifique se o usuário que está salvando o agendamento mantém o acesso necessário ao relatório e a todas as fontes de dados subjacentes.
Por que meu relatório não foi enviado?
Se os relatórios não forem entregues de acordo com a programação que você configurou, é possível que um dos seguintes problemas esteja ocorrendo.
- Se o relatório transferido por download contiver um erro, ele não será enviado. Verifique se o relatório pode ser baixado manualmente.
- Se você tiver o Data Studio Pro, o administrador vai poder restringir os destinatários a quem você pode enviar conteúdo. Se pelo menos um destinatário for restrito, a programação não será enviada. O Data Studio vai mostrar um erro na caixa de diálogo Acessar programação e enviar um aviso por e-mail ao último usuário que editou a programação. Remova os destinatários restritos para retomar a entrega programada.
Os relatórios programados sempre usam formatos em inglês dos EUA
Quando você programa a entrega de um relatório, o conteúdo dele, como números, moeda e datas, aparece usando a formatação do inglês dos EUA, mesmo que sua Conta do Google esteja definida para outro idioma.