Puoi inviare periodicamente un PDF del report di Data Studio a te e ai tuoi stakeholder configurando una pianificazione di invio. Il PDF può includere un link per tornare al report originale.
Creare una pianificazione di invio in Data Studio
Per creare una nuova pianificazione di invio per email per Data Studio:
- Visualizza il report che vuoi pianificare.
- Fai clic su Condividi e poi seleziona Pianifica invio
. Viene visualizzata la finestra di dialogo Crea pianificazione. - (Facoltativo) Inserisci un elenco dei destinatari. Il tuo nome sarà sempre incluso nell'elenco dei destinatari.
- (Facoltativo) Seleziona le pagine del report che vuoi includere.
- Nel menu a discesa Formato, scegli uno dei seguenti tipi di allegato:
- PDF: invia una panoramica visiva delle pagine del report.
- CSV: esporta i dati dai grafici e dalle tabelle del report, adatti all'utilizzo nei fogli di lavoro.
- Imposta la data e l'ora in cui vuoi iniziare a inviare il report.
- Utilizza le opzioni Ripeti per impostare la frequenza di invio. Per creare una pianificazione personalizzata per l'invio di un report, ad esempio ogni martedì e giovedì oppure ogni due settimane il venerdì, seleziona Personalizzato.
- Fai clic su Pianifica.
Creare una pianificazione di invio in Data Studio Pro
Per creare una nuova pianificazione di invio per email per Data Studio Pro:
- Visualizza il report che vuoi pianificare.
- Fai clic su Condividi e poi seleziona Pianifica invio . Se è la prima volta che crei una pianificazione per questo report, fai clic su Aggiungi pianificazione nella finestra di dialogo visualizzata. Viene visualizzata la finestra di dialogo Crea pianificazione.
- Nel campo Destinazione, seleziona Email.
- (Facoltativo) Inserisci un elenco dei destinatari. Il tuo nome sarà sempre incluso nell'elenco dei destinatari. Nota: l'amministratore di Data Studio Pro può limitare i destinatari consentiti. Se inserisci un destinatario con limitazioni, Data Studio visualizza un messaggio di errore finché non rimuovi il destinatario.
- (Facoltativo) Inserisci un oggetto e un messaggio personalizzati.
- Non puoi impostare un oggetto e un messaggio personalizzati per i report nella cartella Di mia proprietà. Per rimuovere questa limitazione, puoi eseguire l'upgrade di un report a Data Studio Pro.
- (Facoltativo) Seleziona le pagine del report che vuoi includere.
- Nel menu a discesa Formato, scegli uno dei seguenti tipi di allegato:
- PDF: invia una panoramica visiva delle pagine del report.
- CSV: esporta i dati dai grafici e dalle tabelle del report, adatti all'utilizzo nei fogli di lavoro.
- Imposta la data e l'ora in cui vuoi iniziare a inviare il report.
- Utilizza le opzioni Ripeti per impostare la frequenza di invio. Per creare una pianificazione personalizzata per l'invio di un report, ad esempio ogni martedì e giovedì oppure ogni due settimane il venerdì, seleziona Personalizzato.
- Fai clic su Pianifica.
Come funziona l'invio di un'email programmata
L'invio di un'email programmata ti consente di inviare regolarmente un'email con il report allegato come file PDF o CSV. L'email conterrà anche un'anteprima della prima pagina del report e un link per visualizzare il report completo. Puoi includere altri destinatari inserendo singoli indirizzi o alias email di gruppo.
Per saperne di più, consulta le opzioni di download del PDF. Le opzioni per scaricare un PDF sono le stesse di quelle per pianificarne uno.
Scegli un formato allegato: PDF o CSV
Quando configuri un invio pianificato, puoi scegliere tra i formati PDF e CSV per l'allegato.
Formato PDF
Seleziona PDF per ricevere una rappresentazione visiva del report. Questo formato è utile per condividere snapshot statici delle dashboard.
Se le tabelle nel PDF appaiono tagliate, modifica la pianificazione, vai a Opzioni avanzate e prova ad attivare Espandi le tabelle per mostrare tutte le righe e Disponi i riquadri della dashboard in una singola colonna.
Formato CSV
Seleziona CSV per esportare i dati sottostanti dai grafici e dalle tabelle del report. Questo formato è ideale per analizzare ulteriormente i dati in software per fogli di lavoro come Fogli Google, Excel o altri strumenti di analisi dei dati.
Opzioni avanzate per CSV: in Opzioni avanzate per CSV, puoi scegliere una delle seguenti opzioni:
- Con le opzioni di visualizzazione applicate: la struttura del file CSV potrebbe includere colonne aggiuntive (ad esempio, i numeri di riga) in base alla visualizzazione.
- Come mostrati nella tabella dei dati: la struttura CSV corrisponderà più da vicino al formato della tabella dei dati non elaborati.
Modificare i filtri per una pianificazione
Per impostazione predefinita, la versione PDF di un report utilizza le proprietà degli intervalli di date e le impostazioni di controllo filtro predefinite del report.
Per cambiare i valori del controllo filtro per una pianificazione, modifica la pianificazione e poi seleziona la scheda Filtri. In questa scheda sono visualizzati tutti i controlli e gli intervalli di date presenti nel report. Puoi modificare qualsiasi valore di controllo, ma non puoi aggiungere né eliminare i controlli.
La modifica dei valori predefiniti di un filtro in un report non influisce sui valori del filtro per le pianificazioni del report. Tuttavia, un filtro rimosso da un report viene rimosso da tutte le relative pianificazioni.
Modificare una programmazione
- Visualizza il report che vuoi ripianificare.
- In alto a destra, seleziona Condividi e poi Pianifica invio .
- (Utenti di Data Studio Pro) Seleziona una pianificazione esistente.
- Fai clic su Altro
. - Seleziona Modifica.
- Inserisci i dettagli della nuova pianificazione.
- Fai clic su Salva.
Interrompere o eliminare una programmazione
Le pianificazioni sono attive per impostazione predefinita. Per interrompere l'invio automatico dei report, puoi mettere in pausa o eliminare la pianificazione seguendo questa procedura:
- Visualizza il report.
- In alto a destra, fai clic su Condividi e poi seleziona Pianifica invio .
- (Utenti di Data Studio Pro) Seleziona una pianificazione esistente.
- Fai clic su Altro .
- Se utilizzi Data Studio Pro, puoi mettere in pausa la pianificazione impostando l'opzione Attivo su Non attivo.
- Per eliminare la pianificazione, fai clic su Elimina pianificazione
.
Inviare immediatamente una programmazione
Funzionalità di Data Studio Pro
Le funzionalità descritte in questa sezione sono disponibili per gli utenti di Data Studio Pro.
Per inviare immediatamente un report pianificato:
- Visualizza il report.
- In alto a destra, fai clic su Condividi e poi seleziona Pianifica invio .
- Seleziona una programmazione esistente.
- Fai clic su Invia ora.
Creare una pianificazione di invio con Google Chat (funzionalità Pro)
Funzionalità di Data Studio Pro
Le funzionalità descritte in questa sezione sono disponibili per gli utenti di Data Studio Pro.
La pianificazione degli invii a Google Chat prevede due passaggi: l'aggiunta dell'app Looker allo spazio di Chat di Google Chat a cui vuoi inviare i report e la creazione della pianificazione di invio.
Aggiungere l'app Looker a uno spazio di Google Chat
Prima di poter pianificare le consegne in uno spazio di Google Chat, devi aggiungere l'app Looker allo spazio:
- Apri Google Chat e vai allo spazio in cui vuoi pianificare le consegne.
- Fai clic sul nome dello spazio in alto, quindi seleziona App e integrazioni.
- Fai clic su Aggiungi app.
- Cerca "Looker" e poi fai clic su Aggiungi.
- Conferma di visualizzare un messaggio nel thread della chat che indica che Looker è stato aggiunto a questo spazio.
Pianificare le consegne a Google Chat
Se utilizzi Data Studio Pro, puoi inviare report a singoli utenti e spazi di Chat seguendo questa procedura:
- Visualizza il report che vuoi pianificare.
- In alto a destra, seleziona Condividi e poi Pianifica invio .
- (Utenti di Data Studio Pro) Nel campo Destinazione, seleziona Google Chat.
(Facoltativo) Inserisci un elenco dei destinatari.
Inserisci un oggetto e un messaggio personalizzati.
- Non puoi impostare un oggetto e un messaggio personalizzati per i report nella cartella Di mia proprietà. Per rimuovere questa limitazione, puoi eseguire l'upgrade di un report a Data Studio Pro.
(Facoltativo) Seleziona le pagine del report che vuoi includere.
Imposta la data e l'ora in cui vuoi iniziare a inviare il report.
Imposta la frequenza di invio.
Fai clic su Salva.
Puoi applicare filtri a una pianificazione di Chat, così come è possibile per una pianificazione di email.
Come funziona l'invio pianificato con Google Chat
L'invio pianificato con Google Chat pubblica un messaggio per gli utenti o gli spazi dei destinatari. Il messaggio viene pubblicato dall'account Google Chat del mittente della pianificazione Il messaggio include i seguenti elementi:
- Un allegato PDF del report
- Un link Visualizza in Data Studio
- Un link Annulla iscrizione che annulla l'iscrizione dell'utente o dello spazio alla pianificazione
Creare una pianificazione di invio con Slack (funzionalità Pro)
Funzionalità di Data Studio Pro
Le funzionalità descritte in questa sezione sono disponibili per gli utenti di Data Studio Pro.
Se utilizzi Data Studio Pro, puoi inviare report a utenti e canali Slack seguendo questa procedura:
- Visualizza il report che vuoi pianificare.
- In alto a destra, seleziona Condividi e poi Pianifica invio.
- (Utenti di Data Studio Pro) Nel campo Destinazione, seleziona Slack.
- Se l'amministratore ha collegato più spazi di lavoro Slack a Data Studio, seleziona uno spazio di lavoro.
- Se richiesto, fai clic su Accedi con Slack.
Nel campo Invia a, seleziona Canali, Utenti o ID manuale.
Per trovare l'ID manuale, segui questi passaggi:
- Apri Slack nel browser web e vai al canale selezionato.
- Guarda l'URL nella barra degli indirizzi del browser.
- L'ID canale o ID utente è la lunga stringa di lettere e numeri che viene visualizzata nell'URL, in genere dopo
/client/{workspace-id}/e che inizia con "C" per i canali pubblici, "G" per i canali privati o "D" per gli utenti. Ad esempio, l'URL potrebbe avere il seguente aspetto:https://your-workspace.slack.com/client/T0123456789/C01ABCD1234, doveC01ABCD1234è l'ID canale. - Se utilizzi l'app mobile Slack, tieni premuto a lungo il canale o il nome utente per copiare il link, quindi estrai l'ultimo segmento del link, che assomiglierà al formato ID menzionato nel passaggio precedente.
- Inserisci l'ID canale o l'ID utente nel campo ID manuale.
Se hai selezionato Canali o Utenti nel campo Invia a, inserisci l'elenco dei canali o degli utenti.
- Puoi aggiungere più canali o più utenti a una singola pianificazione, ma non un mix di canali e utenti.
(Facoltativo) Inserisci un messaggio personalizzato da allegare al report.
- Non puoi impostare un messaggio personalizzato per i report nella cartella Di mia proprietà. Per rimuovere questa limitazione, puoi eseguire l'upgrade di un report a Data Studio Pro.
(Facoltativo) Seleziona le pagine del report che vuoi includere.
Imposta la data e l'ora in cui vuoi iniziare a inviare il report.
Imposta la frequenza di invio.
(Facoltativo) Fai clic su Invia ora per inviare immediatamente la consegna di Slack.
Fai clic su Salva per salvare la pianificazione.
Puoi applicare filtri a una pianificazione di Slack, così come è possibile per una pianificazione di email.
Come funziona l'invio pianificato con Slack
L'invio pianificato con Slack pubblica un messaggio per gli utenti o i canali dei destinatari. Il messaggio viene pubblicato dall'account Slack del mittente della pianificazione. Il messaggio include i seguenti elementi:
- Un allegato PDF del report
- Un link Visualizza in Data Studio
Aggiungere più pianificazioni (funzionalità Pro)
Se utilizzi Data Studio Pro, puoi aggiungere più pianificazioni a un report.
- In alto a destra, seleziona Condividi e poi Pianifica invio .
- Se il report non ha pianificazioni, ti verrà chiesto di crearne una.
- Se il report ha almeno una pianificazione, Data Studio visualizzerà un elenco di tutte le pianificazioni del report.
- Fai clic su Aggiungi pianificazione.
Ogni report può avere fino a 200 pianificazioni. Qualsiasi utente proprietario o editor del report può aggiungere o modificare le pianificazioni del report. L'utente che ha modificato più di recente una pianificazione, inclusa l'attivazione/la disattivazione dell'opzione Attivo, è il mittente della pianificazione.
Filtrare in base all'indirizzo email del destinatario (funzionalità Pro)
Se utilizzi Data Studio Pro, puoi personalizzare i dati nei report pianificati inviati per email. Per utilizzare questa funzionalità, devi prima specificare un campo per l'indirizzo email per ogni origine dati nel report che vuoi personalizzare. Quando crei o modifichi la pianificazione, viene visualizzata l'opzione Filtra i dati dei report inviati in base all'indirizzo email del destinatario.
Limiti e risoluzione dei problemi
Le sezioni seguenti illustrano i limiti del caricamento pianificato e alcuni passaggi comuni per la risoluzione dei problemi.
Quote per l'invio di email programmate
Data Studio limita il numero di destinatari a cui un utente può inviare email pianificate al giorno e al mese.
Se hai Data Studio Pro, non vengono applicate quote di questo tipo. Se la tua organizzazione utilizza Google Workspace, le quote sono più elevate. Per i dettagli, consulta la tabella seguente:
| Tipo di account | Privato | Google Workspace | Data Studio Pro |
|---|---|---|---|
| Limite giornaliero di email | 200 | 500 | Illimitato |
| Limite di email mensili | 800 | 3000 | Illimitato |
Tieni presenti le seguenti limitazioni relative alle quote:
- Se superi una delle quote, le email successive dal tuo account non verranno inviate.
- Non è possibile controllare l'avanzamento rispetto a ogni quota.
- Tutti i report nella cartella Di mia proprietà sono considerati report personali e saranno soggetti a quote. Per rimuovere questa limitazione, puoi eseguire l'upgrade di un report a Data Studio Pro.
Limiti dell'invio di email programmate
L'invio di email programmate presenta i seguenti limiti:
- Non puoi includere più di 50 indirizzi di destinatari.
- La persona che ha creato la pianificazione deve essere inclusa nell'elenco dei destinatari. Altri destinatari sono facoltativi.
- Le email programmate non possono includere più di cinque pagine come anteprima del report. Il PDF allegato include tutte le pagine selezionate.
- La pianificazione dell'invio si basa sul fuso orario del sistema operativo. Non puoi modificare questa impostazione in Data Studio.
- Quando modifichi una pianificazione, non puoi aggiungere filtri non ancora presenti nel report né eliminare filtri dal report.
- Non puoi modificare né inviare test per le pianificazioni non attive.
- La distribuzione delle email pianificata non funziona con i dati protetti utilizzando livelli di accesso basati su IP con i Controlli di servizio VPC. Questo perché Data Studio non trasmette l'indirizzo IP del destinatario dell'email quando visualizza il report.
- Data Studio verifica la presenza di contenuti potenzialmente inappropriati nei campi Oggetto e Messaggio e potrebbe impedirti di creare o aggiornare una pianificazione se rileva contenuti inappropriati.
- Se non utilizzi Data Studio Pro, ogni report può avere una sola pianificazione. Se utilizzi Data Studio Pro, ogni report può avere fino a 200 pianificazioni.
- Se non utilizzi Data Studio Pro, la frequenza massima con cui puoi impostare una pianificazione è una volta al giorno. Se utilizzi Data Studio Pro, puoi inviare una pianificazione fino a una volta all'ora.
- Puoi creare più pianificazioni solo nei report in cui il proprietario dispone di Data Studio Pro.
- Puoi utilizzare l'opzione Invia ora solo se hai Data Studio Pro. Inoltre, non puoi inviare immediatamente un report per i report nella cartella Di mia proprietà. Per rimuovere questa limitazione, puoi eseguire l'upgrade di un report a Data Studio Pro.
- Puoi impostare un oggetto e un messaggio personalizzati solo se hai Data Studio Pro. Inoltre, non puoi impostare un oggetto e un messaggio personalizzati per i report nella cartella Di mia proprietà. Per rimuovere questa limitazione, puoi eseguire l'upgrade di un report a Data Studio Pro.
- I report mostreranno un'anteprima in linea solo se hai Data Studio Pro. Inoltre, le anteprime in linea non vengono visualizzate per i report nella cartella Di mia proprietà. Per rimuovere questa limitazione, puoi eseguire l'upgrade di un report a Data Studio Pro.
- Se esegui il downgrade da Data Studio Pro a Data Studio, la pianificazione email creata meno di recente rimane attiva per ogni report. Le pianificazioni aggiuntive per quel report diventano inattive.
Limiti dell'invio pianificato con Google Chat
L'invio pianificato con Google Chat presenta i seguenti limiti:
- Per pianificare l'invio con Chat, devi essere un utente di Data Studio Pro.
- Devi avere il ruolo di proprietario o editor del report che vuoi pianificare.
- Puoi pianificare un report solo per gli spazi di Google Chat di cui sei membro.
- Puoi pianificare un report solo per gli utenti di Google Chat che fanno parte della tua organizzazione.
- Puoi pianificare l'invio con Google Chat a un massimo di 10 singoli utenti e 10 spazi di Chat. Per effettuare l'invio ad altri destinatari, crea pianificazioni aggiuntive.
- Non puoi filtrare in base all'indirizzo email del destinatario quando invii un report con Google Chat.
- L'app Looker deve essere aggiunta a qualsiasi spazio di Google Chat in cui vuoi pianificare i report.
Limiti dell'invio pianificato di Slack
L'invio pianificato con Slack presenta i seguenti limiti:
- Per pianificare l'invio con Slack, devi essere un utente di Data Studio Pro.
- Devi avere il ruolo di proprietario o editor del report che vuoi pianificare.
- Puoi pianificare un report solo per i canali Slack di cui sei membro.
- Per un singolo report, puoi pianificare l'invio tramite Slack a un massimo di 5 canali Slack o 10 utenti Slack. Per effettuare l'invio ad altri destinatari, crea pianificazioni aggiuntive.
- Non puoi filtrare in base all'indirizzo email del destinatario quando invii un report con Slack. Tutti i destinatari della consegna pianificata riceveranno la stessa versione del report.
- Puoi aggiungere più canali Slack o più utenti Slack a una singola pianificazione, ma non un mix di canali e utenti.
Risolvere gli errori di pubblicazione programmata
Le sezioni seguenti descrivono gli errori comuni che potresti riscontrare quando pianifichi la distribuzione di un report.
La creazione di pianificazioni nel report è disattivata perché il report non appartiene a un'organizzazione Data Studio Pro
Questo errore indica che il report non si trova in un'area di gestione dei contenuti di Data Studio Pro. Le funzionalità di Data Studio Pro come la pianificazione richiedono che gli asset si trovino in un workspace di gruppo o in una sandbox.
Per risolvere il problema, sposta il report e le relative origini dati in uno spazio di lavoro di gruppo o nella tua sandbox personale.
Le funzionalità di pianificazione sono limitate perché il proprietario di questo report non ha un abbonamento a Data Studio Pro attivo
Questo errore può verificarsi per uno dei seguenti motivi:
Posizione del report: il report potrebbe trovarsi nella sezione Di mia proprietà. Le funzionalità di Data Studio Pro richiedono che i report si trovino in uno spazio di lavoro di gruppo o in una sandbox.
Per risolvere il problema, sposta il report e le relative origini dati in uno spazio di lavoro di gruppo o nella sandbox.
Ritardo nella propagazione dell'abbonamento o della licenza: se la tua organizzazione ha eseguito di recente l'upgrade a Data Studio Pro o se le licenze utente sono state appena assegnate, potrebbero essere necessarie fino a 24 ore prima che queste modifiche vengano propagate completamente.
Per risolvere il problema, assicurati che il report si trovi in uno spazio di lavoro Pro. Se di recente sono state apportate modifiche all'abbonamento o alla licenza, attendi fino a 24 ore. Verifica che il proprietario del report disponga di una licenza Data Studio Pro attiva assegnata dall'amministratore.
Le consegne pianificate a Google Chat non riescono e restituiscono l'errore "failed" (non riuscito) o "not_member_of_space_error" (not_member_of_space_error).
Questo errore può verificarsi per uno dei seguenti motivi:
L'app Looker non è stata aggiunta allo spazio di Chat: le distribuzioni pianificate a Google Chat richiedono che l'app Looker venga aggiunta esplicitamente come membro dello spazio di Chat di destinazione. La sola iscrizione dell'utente non è sufficiente.
Per risolvere il problema, aggiungi l'app Looker allo spazio di Chat di Google Chat:
- Apri Google Chat e vai allo spazio in cui vuoi pianificare le consegne.
- Fai clic sul nome dello spazio in alto, quindi seleziona App e integrazioni.
- Fai clic su Aggiungi app.
- Cerca "Looker" e poi fai clic su Aggiungi.
- Conferma che l'app sia stata aggiunta.
Il proprietario della pianificazione è inattivo o ha perso le autorizzazioni: le pianificazioni vengono eseguite utilizzando le credenziali e le autorizzazioni dell'utente che ha salvato per ultimo la pianificazione. Se l'account dell'utente diventa inattivo (ad esempio, se lascia l'organizzazione) o perde le autorizzazioni necessarie per il report o i dati, la pianificazione non andrà a buon fine.
Per risolvere il problema, un utente attivo con accesso in modifica al report deve assumersi la responsabilità della pianificazione:
- Apri il report in Data Studio.
- Fai clic su Condividi e poi seleziona Pianifica invio.
- Trova la pianificazione non riuscita.
- Fai clic su Altro e seleziona Modifica.
- Controlla le impostazioni e poi fai clic su Salva. Questa azione aggiorna la pianificazione in modo che venga eseguita come utente corrente.
- In alternativa, elimina la vecchia pianificazione e creane una nuova.
- Assicurati che l'utente che salva la pianificazione mantenga l'accesso richiesto al report e a tutte le origini dati sottostanti.
Perché il mio report non è stato inviato?
Se i report non vengono inviati in base alla pianificazione impostata, potrebbe verificarsi uno dei seguenti problemi.
- Se il report scaricato contiene un errore, non verrà inviato. Assicurati che sia possibile scaricare manualmente il report senza problemi.
- Se utilizzi Data Studio Pro, l'amministratore può limitare i destinatari a cui puoi inviare contenuti. Se almeno un destinatario di una pianificazione presenta limitazioni, il report non verrà inviato. Data Studio mostrerà un errore nella finestra di dialogo Visualizza pianificazione e invierà un'email di avviso all'ultimo utente che ha modificato la pianificazione. Rimuovi i destinatari con limitazioni per riprendere la pianificazione dell'invio.
I report pianificati utilizzano sempre i formati inglesi degli Stati Uniti
Quando pianifichi la distribuzione di un report, il contenuto, ad esempio numeri, valuta e date, viene visualizzato utilizzando la formattazione in inglese (Stati Uniti), anche se il tuo Account Google è impostato su un'altra lingua.
Risorse correlate
- Filtrare per indirizzo email
- Impostare le autorizzazioni di pianificazione degli utenti di Data Studio