他のユーザーを招待してレポートを共有する

データポータルへの招待状を他のユーザーにメールで送信し、レポートを共有します。特定のユーザーまたは Google グループを招待できます。リンクを知らせてデータポータルのレポートへのアクセスを許可し、より広範囲に共有することもできます。

組織の共有ポリシー

Google Workspace と Cloud Identity の管理者は、ポリシーを使用して、組織内のユーザーがデータポータルのアセットを共有する方法を制限できます。チーム ワークスペースまたはフォルダにあるアセットの場合、データポータルは ポリシー ユーザーを使用して、これらの共有ポリシーを確認し、適用することがあります。

ポリシー ユーザーの仕組み

アセットがチーム ワークスペースまたはフォルダにある場合、そのアセットにポリシー ユーザーが指定されることがあります。データポータルは、ポリシー ユーザーのアカウントを使用して、適用する組織の共有ポリシーを決定します。

これらのポリシーにより、共有オプションが制限されたり、そのアセットの一部の機能が無効になったりすることがあります。

ユーザーがアセットをチーム ワークスペースまたはフォルダに移動すると、そのユーザーがそのアセットのポリシー ユーザーになります。アセットがすべてのチーム ワークスペースとフォルダから移動されると、ポリシー ユーザーの指定は削除されます。

アセットのポリシー ユーザーとして自分を指定する

アセットのオーナーであってもポリシー ユーザーでない場合は、次の手順でポリシー ユーザーにすることができます。

  1. アセットに移動します。
  2. person_add [**共有**] をクリックします。
  3. 設定 歯車アイコンをクリックして、高度な共有設定 モーダルを開きます。
  4. [高度な共有設定] モーダルで、[ポリシー ユーザーにする] をクリックします。

レポートを共有する方法

レポートを共有する手順は次のとおりです。

  1. データポータルにログインします。
  2. 共有するレポートを表示または編集します。
  3. person_add [**共有**] をクリックします。[他のユーザーやグループと共有] ダイアログが表示されます。

[レポート] または [データソース] のホームページから共有するには、共有するアセットを見つけます。その他アイコン [**More**] more_vert をクリックし、[**共有**] をクリックします。

レポートの共有の仕組み

レポートを共有する場合は、次のシナリオを考慮してください。

  • 公開リンクの共有を使用して共有レポートを閲覧する場合は、ログインする必要はありません。
  • メールアドレスまたは Google グループを使用して共有されているレポートを表示または編集するには、Google へのログインが必要 です。
  • データソースが埋め込まれたレポートを共有すると、他の編集者がそのレポート内でデータソースを使用および編集できるようになります。
  • レポートを共有しても、そのレポートに追加された再利用可能なデータソースが自動的に共有されることはありません。
    • 再利用可能なデータソースを共有する方法については、再利用可能なデータソースを共有するをご覧ください。
    • 他のユーザーにレポートの表示および編集を許可するために、レポートの再利用可能なデータソースを共有する必要はありません。
  • レポートを共有するには、レポートのオーナーまたは編集者のロールが必要です。

特定のユーザーまたはグループと共有する

特定のユーザーまたはグループと共有する手順は次のとおりです。

  1. データポータルにログインします。
  2. 共有するレポートを表示または編集します。
  3. person_add [**共有**] をクリックします。[他のユーザーやグループと共有] ダイアログが表示されます。
  4. [ユーザーを追加] に、共有相手の名前またはメールアドレスを入力します。Google グループと共有することもできます。

  5. 指定したユーザーとグループのアクセス権を選択します。

    • 編集者: ユーザーはアセットを編集し、スケジュールとアラートを作成、編集して、他のユーザーと共有できます。

    • 閲覧者: ユーザーはアセットを表示できますが、編集したり他のユーザーと共有したりすることはできません。

      データポータル Pro の機能

      レポートがデータポータル Pro レポートで、データポータル Pro ユーザーである場合は、データポータル Pro ユーザーでないユーザーにも、[閲覧者] ロールを持つユーザーとグループに [スケジュールを作成できる] 権限を割り当てることができます。この権限により、これらのユーザーはレポートでスケジュールを作成および編集できます。

      データポータル Pro をキャンセルした場合、これらのユーザーは [スケジュールを作成できる] 権限を保持しますが、他のユーザーに [スケジュールを作成できる] 権限を割り当てることはできません。

      データポータル Pro の詳細

  6. ユーザーごとに異なる権限を設定するには、名前の横にあるロールのプルダウン メニューを使用します。

  7. デフォルトでは、招待したユーザーに、共有するアセットへのリンクが記載されたメールが送信されます。メールを送信せずに共有するには、[ユーザー通知の送信元メール] チェックボックスをオフにします。

  8. [送信] をクリックします。

組織で Looker Studio を使用している場合

組織で Google Workspace または Google Cloud を使用してデータポータルを管理している場合、組織内の他のユーザーとのデータポータルとデータポータル Pro のコンテンツの共有を管理者が制限している可能性があります。その場合、外部のユーザーと共有しようとするとエラー メッセージが表示されます。また、公開リンクの共有オプションも表示されなくなります。

Google 以外のアカウントと共有する

レポートに直接招待してアクセスしてもらうには、Google アカウントが必要です。Google 以外のアカウントと共有するには、次の方法があります。

  1. Google アカウントを持っているかどうか共有相手のユーザーに確認します。アカウントの種類は次のいずれかです。
    • 末尾が @gmail.com の個人アカウント
    • Gmail、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどの Google サービスで使用している仕事用または学校用アカウント
  2. Google アカウントを持っていないユーザーは、事前にアカウントを登録してレポートを共有できるようにしておく必要があります。
  3. アカウントの作成ページのリンク（https://accounts.google.com/signupwithoutgmail）を送信して、アカウントを開設してもらいます。
  4. 別の方法（リンクの共有、PDF のメール配信など）で共有します。

リンクの共有を使用すると、個々のユーザーまたはグループを直接招待するよりも広範囲にレポートを展開できます。たとえば、リンクの共有をオンにして、Google 以外のアカウントのユーザーとデータポータル レポートを共有したり、メール、ブログ、ソーシャル投稿にリンクを含めたり、ウェブサイトにリンクを埋め込んだりできます。

共有可能なリンクを取得する手順は次のとおりです。

  1. データポータルにログインします。
  2. 共有するレポートを表示または編集します。
  3. person_add [**共有**] をクリックします。[他のユーザーやグループと共有] ダイアログが表示されます。
  4. [リンクの設定] で、プルダウン メニューから、最適なリンクの共有設定を選択します。
  5. [リンクをコピー] をクリックします。

データポータルの標準ユーザーは、次のリンクの共有設定の中から選ぶことができます。

  • インターネット上の全員が検索、閲覧できます
  • インターネット上の全員が検索、編集できます
  • リンクを知っている全員が閲覧できます
  • リンクを知っている全員が編集できます
  • オフ - 特定のユーザーだけがアクセスできます

Google Workspace をご利用の場合、リンクを共有できるのはドメイン内のユーザーに限定されることがあります。

アクセス リクエストを受け取る対象

ユーザーが共有されていないレポートを表示しようとすると、レポートにアクセスできないことを示すページが表示されます。ユーザーはそのページで [Request Access] をクリックして、そのレポートの次のデータポータル ロールにメールを送信できます。

  • データポータルの無料バージョンでのレポート、またはユーザーのサンドボックスの場所にあるデータポータル Pro レポートの場合、リクエストはレポートのオーナーに送信されます。
  • データポータル Pro チーム ワークスペースのレポートの場合、リクエストはそのワークスペースのすべて の管理者に送信されます。

トラブルシューティング

このセクションでは、データポータルのアセットを共有する際に発生する一般的な問題について説明します。

Workspace アセットを共有する際に 500 内部エラーが発生する

Workspace 内にあるデータポータル Pro アセットを組織外のユーザーと共有しようとしたときに、500「内部エラーが発生しました」というメッセージが表示される場合は、組織の「ドメイン制限付き共有」ポリシーが原因である可能性があります。

Workspace 内のデータポータル Pro アセットには、組織の共有ポリシーが適用されます。ドメイン制限付き共有が適用されている場合、標準アセットの外部共有の例外があるグループに属していても、外部ユーザーとアセットを共有できないことがあります。

ドメイン制限付き共有が適用されている場合に、データポータル Pro Workspace アセットを外部と共有するには、次のいずれかの回避策を試してください。

  • 組織のポリシーを一時的に変更する: 管理者に、ドメイン制限の制約を含む組織のポリシーを一時的に削除し、外部ユーザーにアクセス権を付与してから、組織のポリシーを再度適用するよう依頼します。
  • Google グループにアクセス権を付与する:
    1. 組織のドメイン内に Google グループを作成します。
    2. そのグループに対するドメイン制限をオフにするよう Google Workspace 管理者に依頼します。
    3. 外部ユーザーまたはサービス アカウントをこの Google グループに追加します。
    4. データポータル Pro アセットを Google グループと共有します。

共有の上限

データポータルとデータポータル Pro のアセットは、最大 1,500 個の プリンシパルと共有できます。（プリンシパルには、個々のメールアドレスと Google グループが含まれます）。

この上限は、Identity and Access Management（IAM）の割り当てと上限に由来します。