Comparte tus informes con otros usuarios enviándoles una invitación por correo para visitar Data Studio. Puedes invitar a usuarios concretos o a grupos de Google. También puedes compartir elementos de manera más amplia permitiendo que cualquier usuario con el enlace pueda acceder a tus informes de Data Studio.
Políticas de uso compartido de la organización
Los administradores de Google Workspace y Cloud Identity pueden usar políticas para restringir cómo comparten los usuarios de su organización los recursos de Data Studio. En el caso de los recursos ubicados en un espacio de trabajo o una carpeta en grupo, Data Studio puede usar un usuario de la política para comprobar y aplicar estas políticas de uso compartido.
Cómo funcionan los usuarios de la política
Si un recurso se encuentra en un espacio de trabajo o una carpeta en grupo, se puede designar un usuario de la política para ese recurso. Data Studio usa la cuenta del usuario de la política para determinar qué políticas de uso compartido de la organización se aplican.
Estas políticas pueden restringir las opciones de uso compartido o inhabilitar determinadas funciones de ese recurso.
Cuando un usuario mueve un recurso a un espacio de trabajo o una carpeta en grupo, se convierte en el usuario de la política de ese recurso. Si el recurso se mueve de todos los espacios de trabajo en grupo y carpetas, se elimina la designación de usuario de la política.
Designarte como usuario de la política de un recurso
Si eres propietario del recurso, pero no el usuario de la política, puedes convertirte en usuario de la política siguiendo estos pasos:
- Ve al recurso.
- Haz clic en person_add Compartir.
- Haz clic en el icono de rueda dentada Configuración para abrir la ventana modal Configuración avanzada para compartir.
- En la ventana modal Configuración avanzada para compartir, haz clic en Convertirme en usuario de la política.
Cómo compartir un informe
Para compartir un informe, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en Data Studio.
- Consulta o edita el informe que quieras compartir.
- Haz clic en person_add Compartir. Aparecerá el cuadro de diálogo Compartir con personas y grupos.
Para compartir un recurso desde la página principal Informes o Fuentes de datos, busque el recurso que quiera compartir. Haz clic en el icono de 3 puntos Más more_vert y, a continuación, en Compartir.
Cómo funciona el uso compartido de informes
Cuando compartas informes, ten en cuenta los siguientes casos:
- No hace falta iniciar sesión para ver un informe compartido mediante compartir mediante enlace público.
- Sí que hace falta iniciar sesión en Google para que un usuario pueda ver o editar un informe que se haya compartido con su dirección de correo o su grupo de Google.
- Si se comparte un informe con fuentes de datos insertadas, otros editores podrán usarlas y editarlas en dicho informe.
- Al compartir un informe, no se comparte automáticamente ninguna fuente de datos reutilizable añadida a ese informe.
- Para obtener información sobre cómo compartir una fuente de datos reutilizable, consulta Compartir fuentes de datos reutilizables.
- NO es necesario compartir las fuentes de datos reutilizables de un informe para que otros usuarios puedan verlo o editarlo.
- Para compartir un informe, debe tener el rol Propietario o Editor del informe.
Compartir con usuarios y grupos específicos
Para compartir con usuarios o grupos específicos, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en Data Studio.
- Consulta o edita el informe que quieras compartir.
- Haz clic en person_add Compartir. Aparecerá el cuadro de diálogo Compartir con personas y grupos.
- En Añadir usuarios, escribe los nombres o las direcciones de correo de los usuarios con los que quieras compartir el informe. También puedes compartirlo con grupos de Google.
Selecciona el permiso de acceso que quieres dar a los usuarios y grupos que has especificado:
Puede editar: los usuarios pueden editar el recurso, crear y editar programaciones y alertas, y compartir el recurso con otros usuarios.
Puede ver: los usuarios pueden ver el recurso, pero no pueden editarlo ni compartirlo con otros usuarios.
Si el informe es de Data Studio Pro y eres usuario de este servicio, puedes asignar el permiso Crear programaciones a usuarios y grupos que tengan el rol Lector, aunque no sean usuarios de Data Studio Pro. Este permiso permite a esos usuarios crear y editar programaciones en el informe.
Si cancelas Data Studio Pro, esos usuarios conservarán el permiso Puede crear programaciones, pero no podrás asignarlo a ningún otro usuario.
Para definir permisos diferentes para distintos usuarios, utiliza el menú desplegable de roles situado junto a su nombre.
De forma predeterminada, los usuarios a los que invites recibirán un correo con un enlace al recurso que has compartido con ellos. Para compartir el archivo sin enviar un correo, desmarca la casilla Notificar a las personas.
Haz clic en Enviar.
¿Usas Looker Studio en tu organización?
Si en tu organización se utiliza Google Workspace o Google Cloud Identity para gestionar Data Studio, tu administrador puede permitir que el contenido de Data Studio y Data Studio Pro se comparta únicamente con otros usuarios de tu organización. En ese caso, si intentas compartir contenido de forma externa, aparecerá un mensaje de error. Además, puede que ya no veas la opción para compartir públicamente mediante enlace.
Compartir con cuentas que no sean de Google
Para invitar directamente a otras personas a que accedan a tu informe, estas deben tener una cuenta de Google. Si quieres compartir informes con cuentas que no son de Google, tienes varias opciones:
- Pregúntale a la persona con la que quieres compartir el informe si tiene una cuenta de Google con la que puedas compartirlo. Puede ser uno de estos dos tipos de cuenta:
- Una cuenta personal que termine en
@gmail.com - Una cuenta de trabajo o de centro educativo que utilice dicho usuario con productos de Google, como Gmail, Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
- Una cuenta personal que termine en
- Si el usuario con quien quieres compartir el informe no tiene una cuenta de Google, tendrá que registrarse para obtener una.
- Para ayudarle a registrarse, envíale este enlace: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail.
- Utiliza otro método para compartir: puedes compartir mediante enlace o enviar un archivo PDF por correo.
Compartir públicamente mediante enlace
La opción de compartir mediante enlace te permite distribuir tus informes de forma más amplia, sin tener que invitar a usuarios ni a grupos concretos directamente. Por ejemplo, puedes activar la opción de compartir mediante enlace para compartir informes de Data Studio con cuentas que no sean de Google, incluir enlaces en correos, blogs o publicaciones en redes sociales, o insertarlos en tu sitio web.
Obtener un enlace para compartir
Para obtener un enlace para compartir, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en Data Studio.
- Consulta o edita el informe que quieras compartir.
- Haz clic en person_add Compartir. Aparecerá el cuadro de diálogo Compartir con personas y grupos.
- En Configuración de enlaces, usa el menú desplegable para seleccionar la opción de compartir mediante enlace que mejor se adapte a tus necesidades.
- Haz clic en Copiar enlace.
Opciones de compartir mediante enlace
Si eres un usuario estándar de Data Studio, tienes las siguientes opciones para compartir mediante enlace:
- Cualquier usuario de Internet puede encontrarlo y verlo
- Cualquier usuario de Internet puede encontrar y editar
- Cualquier persona con el enlace puede ver
- Cualquier persona con el enlace puede editar
- Desactivado: solo pueden acceder usuarios específicos
Opciones para compartir mediante enlace de Google Workspace
Si eres usuario de Google Workspace, las opciones de compartir mediante enlace podrían estar restringidas a los usuarios de tu dominio.
¿Quién recibe solicitudes de acceso?
Cuando un usuario intente ver un informe que no se ha compartido con él, verá una página que le indicará que no puede acceder al informe. El usuario puede hacer clic en Solicitar acceso en esa página para enviar un correo a los siguientes roles de Data Studio en ese informe:
- En el caso de los informes de la versión sin coste de Data Studio o de los informes de Data Studio Pro que se encuentren en el entorno aislado de un usuario, la solicitud se envía al propietario del informe.
- En el caso de los informes de un espacio de trabajo en grupo de Data Studio Pro, la solicitud se envía a todos los administradores de ese espacio de trabajo.
Solución de problemas
En esta sección se ofrecen directrices sobre los problemas habituales que pueden surgir al compartir elementos de Data Studio.
Error interno 500 al compartir recursos de espacio de trabajo
Si aparece el mensaje "Se ha producido un error interno" al intentar compartir elementos de Data Studio Pro ubicados en un espacio de trabajo con usuarios ajenos a su organización, puede deberse a la política "Compartir con restricciones de dominio" de su organización.
Los recursos de Data Studio Pro de un espacio de trabajo están sujetos a las políticas de uso compartido de tu organización. Si se aplica el uso compartido restringido por dominio, es posible que no puedas compartir recursos con usuarios externos, aunque formes parte de un grupo que tenga una excepción para compartir contenido externo en recursos estándar.
Para compartir elementos de Workspace de Data Studio Pro de forma externa cuando se aplica la restricción de compartir por dominio, prueba una de las siguientes soluciones alternativas:
- Modificar temporalmente la política de la organización: pide a tu administrador que elimine temporalmente la política de la organización que contiene la restricción de dominio, que conceda acceso a los usuarios externos y que vuelva a aplicar la política de la organización.
- Conceder acceso a un grupo de Google:
- Crea un grupo de Google en el dominio de tu organización.
- Pide a tu administrador de Google Workspace que desactive la restricción de dominio para ese grupo.
- Añade el usuario externo o la cuenta de servicio a este grupo de Google.
- Comparte el recurso de Data Studio Pro con el grupo de Google.
Límites de uso compartido
Puedes compartir recursos de Data Studio y Data Studio Pro con un máximo de 1500 principales. Los principales incluyen direcciones de correo individuales y grupos de Google.
Este límite procede de las cuotas y los límites de Gestión de Identidades y Accesos (IAM).