Andere zu Ihren Berichten einladen

Sie können Ihre Berichte für andere Nutzer freigeben, indem Sie ihnen eine E-Mail-Einladung für Data Studio senden. Sie können bestimmte Personen oder Google Groups einladen. Außerdem können Sie per Linkfreigabe bequem mehrere Nutzer auf Ihre Data Studio-Berichte zugreifen lassen.

Freigaberichtlinien für Organisationen

Google Workspace- und Cloud Identity-Administratoren können Richtlinien verwenden, um einzuschränken, wie Nutzer in ihrer Organisation Data Studio-Assets freigeben. Für Assets in einem Teambereich oder Ordner kann Data Studio einen Richtliniennutzer verwenden, um diese Freigaberichtlinien zu prüfen und durchzusetzen.

Funktionsweise von Richtliniennutzern

Wenn sich ein Asset in einem Teambereich oder Ordner befindet, kann für dieses Asset ein Richtliniennutzer festgelegt werden. Data Studio verwendet das Konto des Richtliniennutzers, um zu ermitteln, welche Organisationsrichtlinien für die Freigabe gelten.

Diese Richtlinien können die Freigabeoptionen einschränken oder bestimmte Funktionen für das Asset deaktivieren.

Wenn ein Nutzer ein Asset in einen Teambereich oder Ordner verschiebt, wird er zum Richtliniennutzer für dieses Asset. Wenn das Asset aus allen Teambereichen und Ordnern entfernt wird, wird die Bezeichnung „Richtliniennutzer“ entfernt.

Sich selbst als Richtliniennutzer für ein Asset festlegen

Wenn Sie Eigentümer des Assets, aber nicht der Richtliniennutzer sind, können Sie sich selbst zum Richtliniennutzer machen. Gehen Sie dazu so vor:

  1. Rufen Sie das Asset auf.
  2. Klicken Sie auf person_add Teilen.
  3. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol Einstellungen, um das Modal Erweiterte Freigabeeinstellungen zu öffnen.
  4. Klicken Sie im Modal Erweiterte Freigabeeinstellungen auf Mich zum Richtliniennutzer machen.

Bericht freigeben

So teilen Sie einen Bericht:

  1. Melden Sie sich in Data Studio an.
  2. Rufen Sie den gewünschten Bericht auf oder bearbeiten Sie ihn.
  3. Klicken Sie auf person_add Teilen. Das Dialogfeld Für Personen und Gruppen freigeben wird geöffnet.

Wenn Sie ein Asset über die Startseite Berichte oder Datenquellen freigeben möchten, suchen Sie das gewünschte Asset. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Weitere Optionen more_vert und dann auf Teilen.

So funktioniert die Freigabe von Berichten

Beachten Sie beim Freigeben von Berichten die folgenden Szenarien:

  • Bei Berichten, die über die öffentliche Linkfreigabe freigegeben wurden, ist keine Anmeldung erforderlich.
  • Sie müssen sich in Google anmelden, wenn Sie einen Bericht aufrufen oder bearbeiten möchten, der über eine E-Mail-Adresse oder Google-Gruppe freigegeben wurde.
  • Wenn Sie einen Bericht mit eingebetteten Datenquellen freigeben, können andere Mitbearbeiter die Datenquellen in diesem Bericht verwenden und bearbeiten.
  • Bei der Freigabe eines Berichts werden nicht automatisch wiederverwendbare Datenquellen freigegeben, die diesem Bericht hinzugefügt wurden.
  • Um einen Bericht freizugeben, benötigen Sie die Rolle „Inhaber“ oder „Bearbeiter“ für den Bericht.

Freigabe für bestimmte Nutzer und Gruppen

So geben Sie Inhalte für bestimmte Nutzer oder Gruppen frei:

  1. Melden Sie sich in Data Studio an.
  2. Rufen Sie den gewünschten Bericht auf oder bearbeiten Sie ihn.
  3. Klicken Sie auf person_add Teilen. Das Dialogfeld Für Personen und Gruppen freigeben wird geöffnet.
  4. Geben Sie unter Personen hinzufügen die Namen oder E‑Mail-Adressen der Personen ein, für die das Asset freigegeben werden soll. Sie können das Asset auch für Google-Gruppen freigeben.

  5. Wählen Sie für die angegebenen Nutzer bzw. Gruppen die gewünschte Zugriffsberechtigung aus:

    • Darf bearbeiten: Nutzer können das Asset bearbeiten, Zeitpläne und Benachrichtigungen erstellen und bearbeiten und das Asset für andere freigeben.

    • Darf ansehen: Nutzer können das Asset sehen, aber nicht bearbeiten oder für andere freigeben.

      Data Studio Pro-Funktion

      Wenn es sich um einen Data Studio Pro-Bericht handelt und Sie ein Data Studio Pro-Nutzer sind, können Sie Nutzern und Gruppen mit der Rolle „Betrachter“ die Berechtigung Zeitpläne erstellen zuweisen, auch wenn diese Nutzer keine Data Studio Pro-Nutzer sind. Mit dieser Berechtigung können Nutzer Zeitpläne für den Bericht erstellen und bearbeiten.

      Wenn Sie Data Studio Pro kündigen, behalten diese Nutzer die Berechtigung Darf Pläne erstellen. Sie können die Berechtigung Darf Pläne erstellen jedoch keinen anderen Nutzern zuweisen.

      Weitere Informationen zu Data Studio Pro

  6. Wenn Sie für verschiedene Nutzer unterschiedliche Berechtigungen festlegen möchten, verwenden Sie das Drop-down-Menü für Rollen neben dem jeweiligen Namen.

  7. Standardmäßig erhalten eingeladene Personen eine E‑Mail mit einem Link zu dem Asset, das Sie freigeben. Wenn Sie den Bericht ohne E-Mail-Benachrichtigung freigeben möchten, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.

  8. Klicken Sie auf Senden.

Verwenden Sie Looker Studio in Ihrer Organisation?

Wenn in Ihrer Organisation Google Workspace oder Google Cloud Identity zur Verwaltung von Data Studio verwendet wird, kann Ihr Administrator die Freigabe von Data Studio- und Data Studio Pro-Inhalten für andere Nutzer in Ihrer Organisation einschränken. Sie erhalten in diesem Fall eine Fehlermeldung, wenn Sie versuchen, das Asset extern freizugeben. Möglicherweise wird auch die Option für die öffentliche Linkfreigabe nicht mehr angezeigt.

Für Konten von Drittanbietern freigeben

Damit Nutzer direkt auf Ihren Bericht zugreifen können, benötigen sie ein Google-Konto. Falls Sie Assets für Konten von Drittanbietern freigeben möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

  1. Fragen Sie die Person, für die Sie Assets freigeben möchten, ob sie ein Google-Konto hat:
    • Ein privates Konto, das auf @gmail.com endet
    • Ein Arbeits- oder Konto einer Bildungseinrichtung, das für Google-Produkte wie Gmail, Drive, Docs, Tabellen oder Präsentationen verwendet wird
  2. Wenn die Person kein Google-Konto hat, muss sie eines erstellen, bevor Sie den Bericht für sie freigeben können.
  3. Senden Sie der Person diesen Link, um die Registrierung zu erleichtern: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail.
  4. Nutzen Sie eine andere Methode, z. B. die Linkfreigabe oder die Freigabe einer PDF-Version Ihres Berichts durch automatischen E-Mail-Versand.

Mit einer Linkfreigabe lassen sich Berichte an einen größeren Personenkreis verteilen. Das ist einfacher, als einzelne Personen oder Gruppen direkt einzuladen. Sie können die Linkfreigabe beispielsweise aktivieren, um Data Studio-Berichte für Konten von Drittanbietern freizugeben oder sie in E-Mails, Blogs, Beiträge in sozialen Netzwerken oder in Ihre Website einzubinden.

So erhalten Sie einen Link zum Freigeben:

  1. Melden Sie sich in Data Studio an.
  2. Rufen Sie den gewünschten Bericht auf oder bearbeiten Sie ihn.
  3. Klicken Sie auf person_add Teilen. Das Dialogfeld Für Personen und Gruppen freigeben wird geöffnet.
  4. Wählen Sie unter Linkeinstellungen im Drop-down-Menü die Linkfreigabe aus, die Ihren Anforderungen am ehesten entspricht.
  5. Klicken Sie auf Link kopieren.

Wenn Sie ein Standardnutzer von Data Studio sind, stehen Ihnen folgende Optionen zur Linkfreigabe zur Verfügung:

  • Jeder im Internet kann das Element finden und ansehen
  • Für alle im Internet auffind- und bearbeitbar
  • Jeder, der über den Link verfügt, kann das Element ansehen
  • Jeder mit dem Link kann das Element bearbeiten
  • Aus – nur für bestimmte Personen zugänglich

Bei Google Workspace-Nutzern können die Optionen zum Freigeben von Links auf Nutzer in Ihrer Domain beschränkt sein.

Wer erhält Zugriffsanfragen?

Wenn ein Nutzer versucht, einen Bericht aufzurufen, der nicht für ihn freigegeben wurde, wird ihm eine Seite angezeigt, auf der er darüber informiert wird, dass er nicht auf den Bericht zugreifen kann. Der Nutzer kann auf dieser Seite auf Zugriff anfordern klicken, um eine E-Mail an die folgenden Data Studio-Rollen für diesen Bericht zu senden:

  • Bei Berichten in der kostenlosen Version von Data Studio oder Data Studio Pro-Berichten im Sandbox-Speicherort eines Nutzers wird die Anfrage an den Berichtsinhaber gesendet.
  • Bei Berichten in einem Data Studio Pro-Teambereich wird die Anfrage an alle Administratoren dieses Arbeitsbereichs gesendet.

Fehlerbehebung

In diesem Abschnitt finden Sie Informationen zu häufigen Problemen, die beim Freigeben von Data Studio-Assets auftreten können.

500 – Interner Fehler beim Freigeben von Workspace-Assets

Wenn Sie beim Versuch, Data Studio Pro-Assets in einem Workspace für Nutzer außerhalb Ihrer Organisation freizugeben, die Fehlermeldung „500 – Interner Fehler“ erhalten, liegt das möglicherweise an der Richtlinie „Freigabe mit eingeschränkter Domain“ Ihrer Organisation.

Für Data Studio Pro-Assets in einem Workspace gelten die Freigaberichtlinien Ihrer Organisation. Wenn die Freigabe mit Einschränkungen auf die Domain erzwungen wird, können Sie möglicherweise keine Assets für externe Nutzer freigeben, auch wenn Sie Mitglied einer Gruppe sind, für die eine Ausnahme für die externe Freigabe von Standard-Assets gilt.

Wenn die Freigabe mit Domainbeschränkung erzwungen wird und Sie Data Studio Pro Workspace-Assets extern freigeben möchten, können Sie einen der folgenden Workarounds ausprobieren:

  • Organisationsrichtlinie vorübergehend ändern: Bitten Sie Ihren Administrator, die Organisationsrichtlinie mit der Einschränkung für die Domain vorübergehend zu entfernen, den externen Nutzern Zugriff zu gewähren und die Organisationsrichtlinie dann wieder anzuwenden.
  • Zugriff auf eine Google-Gruppe gewähren:
    1. Erstellen Sie eine Google-Gruppe in der Domain Ihrer Organisation.
    2. Bitten Sie Ihren Google Workspace-Administrator, die Domaineinschränkung für diese Gruppe zu deaktivieren.
    3. Fügen Sie dieser Google-Gruppe den externen Nutzer oder das Dienstkonto hinzu.
    4. Geben Sie das Data Studio Pro-Asset für die Google-Gruppe frei.

Einschränkungen bei der Freigabe

Sie können Data Studio- und Data Studio Pro-Assets für maximal 1.500 Identitäten freigeben. Hauptkonten können einzelne E‑Mail-Adressen und Google-Gruppen sein.

Dieses Limit ergibt sich aus den Kontingenten und Limits für Identity and Access Management (IAM).