כדי לשתף עם מישהו דוח שניתן לעריכה, בלי לאפשר לו לבצע שינויים בדוח המקורי, אפשר לתת לו קישור לדוח אישי. קישור אישי לדוח יוצר עותק של הדוח שרק האדם שפותח את הקישור יכול לגשת אליו. שינויים שתבצעו בדוח המקורי או בדוח הפרטי לא ישפיעו על הדוח השני.
לדוגמה, נניח שיצרתם דוח עם נתוני מכירות לרבעון האחרון. אתם רוצים לשתף את המידע הזה עם מנהלת הכספים כדי שהיא תוכל לנתח את הנתונים ולבצע תחזיות לרבעון הבא. עם זאת, אנשים אחרים מסתמכים גם הם על הנתונים, ולכן שינויים בדוח המקורי עלולים לגרום לבלבול. במקום ליצור באופן ידני עותק נפרד של הדוח ומקורות הנתונים עבור סמנכ"ל הכספים, אתם יכולים לתת לו קישור לדוח אישי. כשהיא תפתח את הקישור, תהיה לה עותק משלה של הדוח, והיא תוכל לעיין בו ולשנות אותו. השינויים שהיא תבצע לא ישפיעו על המקור, כך שמשתמשים אחרים יוכלו להמשיך להסתמך על הנתונים מהרבעון הקודם.
קבלת קישור לדוח אישי
כדי לקבל קישור אישי לדוח:
- צפייה בדוח או עריכה שלו.
- מגדירים מסננים, טווחי תאריכים או שינויים אחרים שרוצים שהמשתמשים יראו בעותק של הדוח.
- לוחצים על החץ למטה לצד שיתוף
ואז בוחרים באפשרות קבלת קישור לדוח אישי 
. - לוחצים על סמל ההעתקה
.
עכשיו אפשר לשתף את הקישור הזה עם משתמשים אחרים, למשל באימייל או בצ'אט, או להוסיף אותו למסמך או לאתר.
איך פועלים הקישורים לדוחות אישיים
לחיצה על קישור לדוח אישי יוצרת דוח חדש שמבוסס על הדוח המקורי. האדם שיוצר את הדוח האישי בלחיצה על הקישור הופך לבעלים של הדוח החדש. הדוח האישי לא מקושר לדוח המקורי. שינויים שתבצעו בדוח האישי לא ישפיעו על הדוח המקורי. לעומת זאת, שינויים שמתבצעים בדוח המקורי לא משפיעים על דוחות אישיים קיימים.
הגדרת התצוגה המקורית של הדוח
הדוח האישי מבוסס על התצוגה הנוכחית של הדוח המקורי.
גישה לדוחות
רק המשתמש שפותח את הקישור לדוח האישי יכול לגשת לדוח החדש שנוצר. הדוח האישי לא שומר את הגדרות השיתוף מהדוח המקורי. האדם שפותח קישור לדוח אישי הוא הבעלים של הדוח החדש, עם גישה מלאה. הבעלים החדש יכול לראות, לערוך, לשתף ולמחוק את הדוח הזה. אם אדם שני יפתח את הקישור לדוח האישי, ייצור דוח חדש, ורק לאדם השני תהיה גישה לדוח הזה.
מקורות נתונים
מקורות הנתונים בדוח האישי מתווספים בהתאם לכללים הבאים:
- אם הדוח המקורי מכיל מקור נתונים מוטמע, בדוח האישי נוצר עותק של מקור הנתונים הזה.
- אם הדוח המקורי מפנה אל מקור נתונים לשימוש חוזר, הדוח האישי מפנה אל אותו מקור נתונים.
- אם הדוח המקורי מכיל שילוב שמבוסס על מקורות נתונים מוטמעים, בדוח האישי נוצר שילוב חדש שמבוסס על העותקים של מקורות הנתונים המוטמעים.
- אם הדוח המקורי מכיל שילוב שמבוסס על מקורות נתונים שאפשר לעשות בהם שימוש חוזר, הדוח האישי מכיל שילוב חדש שמבוסס על אותם מקורות נתונים.
פרטי כניסה לצפייה בנתונים
הגישה לנתונים בדוח האישי תלויה באופן שבו הוגדרו פרטי כניסה לצפייה בנתונים במקורות הנתונים של הדוח המקורי:
- פרטי הכניסה של מקור הנתונים שאפשר לעשות בהם שימוש חוזר לא משתנים.
- במקורות נתונים מוטמעים, פרטי הכניסה נשארים פרטי כניסה של צופה או של בעלים. עם זאת, במקורות נתונים מוטמעים שמשתמשים בפרטי הכניסה של הבעלים, מקור הנתונים החדש משתמש בפרטי הכניסה של הבעלים של הדוח האישי.
מידע נוסף על פרטי כניסה לצפייה בנתונים
שימוש בדוח אישי
קישורים לדוחות אישיים נפתחים במצב עריכה. אפשר לשנות את הדוח ולעיין בנתונים באופן חופשי, אבל כדי לראות את הדוח או לשתף אותו, צריך לשמור אותו.
כדי לשמור את הדוח, פועלים לפי השלבים הבאים:
בפינה השמאלית העליונה של הדוח, לוחצים על שמירה ושיתוף.
תיפתח תיבת הדו-שיח בדיקת מקורות הנתונים לפני השמירה.
כדי לבצע שינויים במקורות הנתונים בדוח, לוחצים על
עריכה.כדי לשמור את הדוח, לוחצים על אישור ושמירה.
מגבלות של דוחות אישיים
- רק משתמשי Data Studio Pro יכולים לפתוח דוחות אישיים.
- דוח אישי הוא עותק של הדוח המקורי כולו, כולל דפים שמוסתרים במצב תצוגה. אם אתם רוצים למנוע מאנשים אחרים לראות תרשימים או דפים מסוימים בדוח האישי, אתם צריכים להסיר אותם מהדוח המקורי לפני שאתם מקבלים את הקישור לדוח האישי.
- לבעלים של דוח אישי צריכה להיות לפחות הרשאת צפייה בדוח המקורי.
- אם הדוח האישי כולל מקור נתונים שאפשר לעשות בו שימוש חוזר, לבעלים של הדוח האישי צריכה להיות לפחות הרשאת צפייה במקור הנתונים הזה.
- אם מקור נתונים בדוח המקורי משתמש בפרטי כניסה לצפייה בנתונים של הצופה, הבעלים של הדוח האישי צריך להזין פרטי כניסה משלו לנתונים האלה.