מקורות נתונים חדשים שיוצרים בזמן עריכת דוח מוטמעים בדוח. כשמשתפים או מעתיקים את הדוח, גם עורכים אחרים של הדוח יכולים לערוך את מקור הנתונים. עדיין אפשר ליצור מקורות נתונים נפרדים לשימוש חוזר.
מקורות נתונים מוטמעים לעומת מקורות נתונים שאפשר לעשות בהם שימוש חוזר
מקורות נתונים יכולים להיות מוטמעים או ניתנים לשימוש חוזר. הדוחות יכולים לכלול מקורות נתונים מוטמעים וגם מקורות נתונים שאפשר לעשות בהם שימוש חוזר.
מקורות נתונים שיוצרים בזמן עריכת דוח מוטמעים בדוח. כדי לערוך מקור נתונים מוטמע, צריך לעשות זאת בתוך הדוח. מקורות נתונים מוטמעים מקלים על שיתוף פעולה בדוחות ובמקורות נתונים. כל מי שיש לו הרשאת עריכה בדוח יכול גם לערוך את מקור הנתונים ולשנות את החיבור שלו. כשמשתפים או מעתיקים את הדוח, גם מקורות הנתונים שמוטמעים בו משותפים או מועתקים.
אפשר לעשות שימוש חוזר במקורות נתונים שיוצרים מדף הבית. אפשר לעשות שימוש חוזר במקורות הנתונים האלה בדוחות שונים. מקורות נתונים לשימוש חוזר מאפשרים לכם ליצור ולשתף מודל נתונים עקבי בכל הארגון. רק אנשים ששיתפתם איתם את מקור הנתונים לשימוש חוזר יכולים לערוך אותו. רק הבעלים של פרטי הכניסה למקור הנתונים יכול לשנות את החיבור.
היתרונות של מקורות נתונים מוטמעים
כשמשתפים או מעתיקים דוח, כל מקורות הנתונים שמוטמעים בו משותפים או מועתקים יחד איתו. אין צורך לשתף את מקורות הנתונים בנפרד. הטמעת מקורות הנתונים בדוח מפחיתה את מספר הנכסים שצריך לנהל, כי כל מקורות הנתונים יכולים להיכלל בדוח אחד.
משילות מידע (data governance) ומקורות נתונים מוטמעים
מקורות נתונים מוטמעים מפשטים את שיתוף הפעולה, אבל הם גם מאפשרים לצופים לגשת למטא-נתונים ולמידע אישי רגיש פוטנציאלי. אם חשוב לכם לשלוט באופן מוחלט בגישה לנתונים ולמטא-נתונים, כדאי להסתיר או להסיר שדות שלא בשימוש ממקור הנתונים המוטמע, או להשתמש במקורות נתונים שאפשר לעשות בהם שימוש חוזר בדוחות.
איך יודעים אם מקור נתונים מוטמע או שאפשר לעשות בו שימוש חוזר
אם מקור הנתונים מופיע ברשימת מקורות הנתונים בדף הבית, אפשר להשתמש בו שוב.
בזמן עריכת דוח, בתפריט לוחצים על Resources > Manage added data sources. הסוג יוצג בעמודה הראשונה.
עריכה של מקור נתונים מוטמע
כל מי שיש לו הרשאת עריכה לדוח יכול לערוך את מקורות הנתונים המוטמעים שלו.
שיתוף דוחות שמכילים מקורות נתונים מוטמעים
סוג מקור הנתונים לא משנה כשמשתפים דוח עם גישת צפייה. פרטי כניסה לצפייה בנתונים קובעים מי יכול לראות את הנתונים בדוח, בין אם הם מוטמעים או ניתנים לשימוש חוזר.
כשמשתפים דוח עם גישת עריכה, האנשים שאיתם משתפים יכולים להשתמש בכל מקור נתונים מוטמע שהוספתם כדי לשנות את הדוח. עורכים של הדוח יכולים גם לשנות את מקור הנתונים המוטמע.
המרת מקור נתונים מוטמע למקור נתונים שאפשר לעשות בו שימוש חוזר
אם הופכים מקור נתונים מוטמע לשימוש חוזר, אפשר לנהל אותו כנכס נפרד. כברירת מחדל, עורכים של הדוח הנוכחי יוכלו לערוך את מקור הנתונים החדש לשימוש חוזר, אבל אפשר להשבית את האפשרות הזו במהלך תהליך ההעתקה.
- עריכת הדוח
- בתפריט, לוחצים על Resources > Manage added data sources.
- מחפשים את מקור הנתונים המוטמע ובצד שמאל לוחצים על הפיכה לניתן לשימוש חוזר.
העתקת דוח עם מקור נתונים מוטמע
כשמעתיקים דוח עם מקורות נתונים מוטמעים, העותק כולל את מקורות הנתונים האלה. כשמעתיקים דוח, מקורות נתונים לשימוש חוזר שנוספו לדוח לא מועתקים.
אם מקור נתונים מוטמע משתמש בפרטי הכניסה של הבעלים, אבל האדם שמבצע את העתקת הדוח הוא לא הבעלים של פרטי הכניסה האלה, מקור הנתונים הזה לא יועתק. בתרשימים בעותק שמבוססים על מקור הנתונים הזה תוצג שגיאה עם בקשה לתקן את מקור הנתונים החסר.
אפשר להעתיק מקור נתונים מוטמע בתוך דוח:
- עריכת הדוח
- בתפריט, בוחרים באפשרות Resources > Manage added data sources.
- מחפשים את מקור הנתונים ולוחצים על העתקה.
היסטוריית גרסאות ומקורות נתונים מוטמעים
היסטוריית הגרסאות של מקור הנתונים המוטמע כלולה בהיסטוריית הגרסאות של הדוח. כדי לשחזר גרסה קודמת של מקור נתונים מוטמע:
- עריכת הדוח
- לוחצים על קובץ > הצגת היסטוריית הגרסאות.
- בוחרים גרסה קודמת של הדוח ולוחצים על שחזור הגרסה הזו.
עריכת שדות בדוחות
עורכים של דוחות תמיד יכולים לשנות את הגדרות השדות בתרשימים שמחוברים למקורות נתונים מוטמעים. האפשרות עריכת שדות בדוחות, שמאפשרת לבעלים של מקורות נתונים לנהל את עריכת השדות בדוחות, זמינה רק למקורות נתונים שאפשר לעשות בהם שימוש חוזר.
מידע נוסף על עריכת שדות בדוחות