אתם יכולים להגדיר התראה שתשלח לכם ולבעלי העניין שלכם הודעה כשנתונים בתרשים בדוח Data Studio עומדים בקריטריונים שציינתם. ההתראה כוללת קישור לדוח המקורי.
מה צריך כדי להשתמש בהתראות
- כדי ליצור התראה, צריכה להיות לכם לפחות הרשאת צפייה בדוח.
- כדי ליצור התראה בתרשים, צריכה להיות לכם לפחות הרשאת צפייה במקור הנתונים הבסיסי של התרשים.
- אפשר ליצור התראות רק לגבי תוכן ב-Data Studio Pro. במאמר שדרוג תוכן ב-Data Studio ל-Data Studio Pro מוסבר איך לשדרג את התוכן.
יצירת התראה חדשה
- מציגים את הדוח שרוצים ליצור לגביו התראה.
- מוודאים שאתם במצב תצוגה. אי אפשר להוסיף התראות כשנמצאים במצב עריכה.
- הדוח צריך להיות דוח של Data Studio Pro. במאמר שדרוג תוכן מ-Data Studio ל-Data Studio Pro מוסבר איך לשדרג את התוכן.
- מעבירים את העכבר מעל התרשים שרוצים ליצור לגביו התראה ולוחצים על סמל הפעמון יצירה והצגה של התראות.
מופיעה תיבת הדו-שיח Create Alert (יצירת התראה). - מזינים את פרטי ההתראה:
- שם: בשדה שם, מזינים שם להתראה.
- תיאור: (אופציונלי) בשדה תיאור, מוסיפים תיאור לגבי ההתראה.
- גישה: בשדה גישה, בוחרים אם כל הצופים בדוח או רק הבעלים של ההתראה יוכלו לראות את כללי ההתראה.
- נמענים: (אופציונלי) בשדה נמענים, מזינים רשימה של כתובות אימייל.
- הנמענים צריכים להיות חברים בארגון שלכם. מכיוון שאסור להשתמש בכינויי אימייל חיצוניים, אי אפשר לשלוח התראות ישירות לכתובות אימייל שלא משויכות לארגון, כמו כתובות שסופקו על ידי שירותים כמו Slack לשילובים עם ערוצים. פרטים נוספים ופתרונות עקיפים זמינים בקטע מגבלות של התראות.
- יוצר ההתראה תמיד נכלל ברשימת הנמענים.
- כללי התראה: בשדה כללי התראה בוחרים את השדה שרוצים לקבל עליו התראה, ואז בוחרים את התנאי שהשדה צריך לעמוד בו. אפשרויות התנאים משתנות בהתאם לסוג הנתונים של השדה.
- כדי להוסיף עוד תנאי עם לוגיקת AND, מוסיפים שדה ותנאים חדשים לשדה כללי התראה.
- תנאי ההתראה לא תומכים בלוגיקה של OR. אם רוצים ליצור תנאי נוסף עם לוגיקת OR, כדאי ליצור התראה נפרדת עם תנאי אחר.
- שעת התחלה: בשדה שעת התחלה, מגדירים את התאריך והשעה שבהם רוצים ש-Data Studio Pro יתחיל לבדוק את תנאי ההתראה.
- חזרה: בשדה חזרה, בוחרים את התדירות שבה Data Studio Pro יבדוק אם התנאים להפעלת ההתראה מתקיימים. כשהתנאים להפעלת ההתראה מתקיימים, Data Studio Pro ישלח את ההתראה באימייל.
כדי ליצור תדירויות התראה מותאמות אישית, כמו כל יום שלישי וכל יום חמישי או כל שבועיים ביום שישי, בוחרים באפשרות בהתאמה אישית בשדה חזרה.
- לוחצים על שמירה.
קבלת התראות
מערכת Data Studio Pro בודקת את תנאי ההתראה בתדירות שצוינה. אם התנאי להתרעה מתקיים, Data Studio Pro שולח הודעת אימייל מlooker-studio-noreply@google.com לכל הנמענים. ההתראה כוללת את הפרטים הבאים:
- התנאי שהתקיים.
- השעה שבה התנאי התקיים.
- הערך של השדה שהפעיל את התנאי.
- קישור לדוח Data Studio.
- קישור לביטול ההרשמה להתראה. לחיצה על הקישור ואישור הפעולה יסירו את הנמען מרשימת הנמענים של ההתראה.
- הקישור הזה לא נכלל בהתראה שנשלחת ליוצר ההתראה.
ההתראות מופעלות רק על ערכי ברירת המחדל של המסננים. אם עורכים את ערכי המסנן, העריכות האלה לא יחולו על תנאי ההתראה.
אם הדוח משתנה כך שתנאי ההתראה לא יקבל יותר את אותו משמעות, Data Studio Pro משבית את ההתראה בפעם הבאה שההתראה מופעלת ושולח אימייל עם הודעה לבעלים של ההתראה עם הסיבה להשבתה. השינויים הבאים יכולים להשבית את ההתראות:
- השאילתה של תנאי ההתראה נכשלה.
- תרשים עם התראה נמחק.
- דוח עם התראה נמחק.
- מקור הנתונים הבסיסי של תנאי ההתראה נמחק.
- לבעלים של ההתראה לא היה יותר תפקיד צפייה בדוח.
- לבעלים של ההתראה לא היה יותר תפקיד צפייה במקור הנתונים.
- עורך דוחות השבית את כל ההתראות בדוח.
- שדה בתנאי ההתראה נמחק ממקור הנתונים הבסיסי.
- ההגדרה של שדה ששימש בתנאי של התראה נערכה.
- מאפיין נוסף לתרשים עם התראה או הוסר ממנו.
- ערכי ברירת המחדל של המסנן בדוח השתנו.
עריכת התראה קיימת
אתם יכולים לערוך התראות שיצרתם. אי אפשר לערוך התראות שמשתמשים אחרים יצרו. כדי לערוך אחת מההתראות:
- צופים בדוח שכולל את ההתראה שרוצים לערוך. (מוודאים שאתם במצב תצוגה). אי אפשר לערוך התראות כשנמצאים במצב עריכה).
- מעבירים את העכבר מעל התרשים עם ההתראה ולוחצים על סמל הפעמון יצירה והצגה של התראות.
מופיעה תיבת הדו-שיח יצירה של התראות וצפייה בהן. - משמאל להתראה שרוצים לערוך, לוחצים על לחצן שלוש הנקודות אפשרויות נוספות .
- לוחצים על עריכה. מופיעה תיבת הדו-שיח עריכת התראה.
- מעדכנים את פרטי ההתראה.
- לוחצים על Save.
השהיה או מחיקה של התראות
ההתראות מופעלות כברירת מחדל. אתם יכולים להשהות או למחוק התראה אחת שבבעלותכם, או להשהות את כל ההתראות בדוח. אי אפשר למחוק התראות שמשתמשים אחרים יצרו.
השהיה או מחיקה של התראה
כדי להפסיק התראה ספציפית שבבעלותכם, אתם יכולים להשהות או למחוק אותה. כך עושים זאת:
- צופים בדוח שרוצים לערוך בו את ההתראה. (מוודאים שאתם במצב תצוגה). אי אפשר לערוך התראות כשנמצאים במצב עריכה).
- מעבירים את העכבר מעל התרשים שרוצים ליצור לגביו התראה ולוחצים על סמל הפעמון יצירה והצגה של התראות.
מופיעה תיבת הדו-שיח יצירה של התראות וצפייה בהן. - משמאל להתראה שרוצים לערוך, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות .
- אם המתג פעיל מופעל, ההתראה פעילה, כלומר Data Studio Pro בודק את תנאי ההתראה בתדירות שצוינה.
- כדי להשהות את ההתראה, בוחרים באפשרות פעילות. המתג משתנה ללא פעיל.
- כדי לבטל את ההשהיה של ההתראה, לוחצים על המתג לא פעיל. המתג ישתנה לפעיל.
- כדי למחוק את ההתראה, לוחצים על מחיקה.
השהיית כל ההתראות בדוח
כדי להפסיק את כל ההתראות בדוח, אפשר להשבית את היצירה והצפייה בהתראות בדוח. לשם כך:
- מציגים את הדוח שרוצים להשבית בו את ההתראות.
- לוחצים על שיתוף.
- בתיבת הדו-שיח שיתוף עם אנשים וקבוצות, לוחצים על סמל גלגל השיניים פתיחת ההגדרות.
- בתיבת הדו-שיח הגדרות הגישה לדוח, בוחרים באפשרות השבתת יצירה וצפייה בהתראות לצופים.
- לוחצים על לחצן החץ אחורה חזרה לרשימת השיתוף.
- לוחצים על סיום.
כל ההתראות יושבתו, והמשתמשים לא יוכלו ליצור התראות חדשות או לראות התראות קיימות.
אם תפעילו בהמשך את האפשרות ליצור התראות ולצפות בהן בדוח, מערכת Data Studio Pro לא תפעיל מחדש באופן אוטומטי התראות שהושבתו. אם רוצים ש-Data Studio Pro יבדוק תנאי התראה בדוח, צריך להפעיל את ההתראה.
ההשפעות של ביטול המינוי ל-Data Studio Pro
אם תבטלו את המינוי ל-Data Studio Pro, כל ההתראות יושבתו ולא ניתן יהיה להפעיל אותן מחדש ללא מינוי ל-Data Studio Pro. לא תוכלו ליצור התראות חדשות או לראות התראות קיימות.
אם תחדשו את המינוי ל-Data Studio Pro, תוכלו לראות ולהפעיל מחדש את כל ההתראות שנוצרו בעבר.
מגבלות של התראות
- אין תמיכה במקורות נתונים משולבים.
- אין תמיכה במקורות נתונים שמשתמשים במחבר Looker.
- אין תמיכה בסכומים מצטברים.
- אין תמיכה בשדות מחושבים.
- תנאי ההתראה לא תומכים בלוגיקה של OR. במקום זאת, כדאי ליצור כמה התראות.
- אפשר לכלול בהתראה עד 50 כתובות אימייל.
- האדם שיצר את ההתראה תמיד נכלל ברשימת הנמענים. לא חובה להוסיף נמענים נוספים.
הנמענים של ההתראות צריכים להיות חברים בארגון שלכם. אסור לשלוח ישירות לנמענים שהם דומיינים מהימנים או כתובות אימייל חלופיות חיצוניות.
אי אפשר לשלוח התראות ישירות לשירותים חיצוניים כמו ערוצי Slack באמצעות כתובות האימייל שסופקו על ידם. ניסיון להוסיף כתובת אימייל כזו עלול להוביל להודעת שגיאה כמו
The highlighted email address is blocked by the administrator.השגיאה הזו מציינת שדומיין האימייל הוא מחוץ לארגון שלכם, ולא שהאדמין שלכם ב-Google Workspace חסם את הדומיין.פתרון עקיף ל-Slack או למערכות חיצוניות אחרות: כדי לשלוח התראות לערוץ Slack או למערכת חיצונית אחרת שמקבלת אימיילים, פועלים לפי השלבים הבאים:
- מגדירים את ההתראה ב-Data Studio כך שהיא תישלח לכתובת אימייל בארגון (לדוגמה, כתובת האימייל שלכם או כתובת אימייל קבוצתית).
- בחשבון האימייל הפנימי (לדוגמה, Gmail), יוצרים כלל להעברה אוטומטית או מסנן להעברה אוטומטית של הודעות האימייל הספציפיות האלה של ההתראות לכתובת האימייל החיצונית שסופקה על ידי Slack או המערכת האחרת.
תזמון ההתראות מבוסס על אזור הזמן של מערכת ההפעלה. אי אפשר לשנות את ההגדרה הזו ב-Data Studio.
הקריטריונים להתראות מופעלים רק על ערכי ברירת המחדל של המסננים.
אי אפשר לבדוק את ההתראות.
אי אפשר לשחזר התראה שנמחקה.
כברירת מחדל, התראות לא פועלות עם נתונים שמוגנים באמצעות רמות גישה מבוססות-IP עם VPC Service Controls. הסיבה לכך היא שהתהליך האוטומטי במצב אופליין שבודק התראות לא מתבצע מכתובת IP ספציפית של משתמש. פתרונות עקיפים זמינים במאמר מגבלות של VPC Service Controls.