Cómo conectarse a Microsoft Excel

El conector de Microsoft Excel de Data Studio te permite acceder a los datos almacenados en una hoja de cálculo de Excel local. Data Studio almacena copias de las hojas de cálculo que subes en un bucket de Cloud Storage.

Cómo conectar Data Studio a Excel

Una fuente de datos de Excel se puede conectar a una sola hoja de cálculo en un libro de Excel.

Para conectarte a Excel, sigue estos pasos:

  1. Accede a Data Studio.
  2. En la página principal de Data Studio, en la parte superior izquierda, haz clic en Crear y, luego, selecciona Fuente de datos.
  3. Selecciona el conector de Microsoft Excel.
  4. En la sección Archivos disponibles , haz clic en + Nuevo para subir una hoja de cálculo de Excel o selecciona una que ya hayas subido.
  5. En la sección Hojas de cálculo, selecciona la hoja de cálculo que se usará para la fuente de datos.
  6. Configura cualquiera de las opciones de la fuente de datos (consulta la sección Opciones generales para obtener más detalles).
  7. En la esquina superior derecha, haz clic en CONECTAR.
    1. La hoja de cálculo se agrega a tu lista de archivos disponibles.
    2. Se mostrará el panel con los campos de fuentes de datos.
    3. La fuente de datos ahora está conectada a tu conjunto de datos.

Todas las columnas que incluiste en la conexión ahora aparecen como campos en la fuente de datos. Consulta Crea y edita fuentes de datos para obtener más información sobre cómo configurar tu fuente de datos.

Opciones generales

Cuando configuras el conector de Excel, puedes configurar las siguientes opciones:

  • Usar la primera fila como encabezados hace que la fuente de datos use la primera fila de la hoja de cálculo como los nombres de los campos en la fuente de datos. Si no se selecciona esta opción, los nombres de los campos usarán el índice de la columna (A, B, C, etcétera).
  • Incluir celdas ocultas y filtradas te permite incluir o excluir estos datos de la fuente de datos. El valor predeterminado es incluirlos. Esta opción solo se aplica a los filtros, no a las vistas filtradas.
  • Incluir rango específico te permite definir un rango de celdas en la hoja de cálculo seleccionada. Usa la sintaxis estándar de fila y columna para definir el rango, por ejemplo, A1:Z26.
  • Seleccionar filas para omitir te permite especificar ciertas filas que Data Studio debe ignorar cuando crea la fuente de datos.
  • Seleccionar columnas para omitir te permite especificar ciertas columnas que Data Studio debe ignorar cuando crea la fuente de datos.

También puedes configurar estas opciones más adelante editando la conexión de la fuente de datos.

Edición de campos en los informes

La opción de fuente de datos Edición de campos en los informes permite que los editores de informes cambien las definiciones de los campos a nivel del gráfico. Editar las definiciones de los campos en el informe permite personalizar los informes de forma más rápida y sencilla. Obtén más información para editar campos en los informes.

Configurar la fuente de datos.

El panel de campos de fuente de datos es donde configuras la fuente de datos. Para ello, puedes cambiar el nombre de los campos y agregar descripciones y campos calculados, además de cambiar las agregaciones y los tipos de datos. Obtén más información para trabajar con los campos de fuentes de datos.

Controla quién ve los datos

En la parte superior del panel de campos, puedes cambiar las credenciales de datos. Las credenciales controlan quién puede ver los datos que proporciona esta fuente de datos.

Las CREDENCIALES DEL PROPIETARIO permiten que otras personas vean o creen informes que usen estos datos sin que tengan que tener su propio acceso al conjunto de datos.

CREDENCIALES DEL VISUALIZADOR, por otro lado, requieren que cada usuario de la fuente de datos proporcione sus propias credenciales para acceder al conjunto de datos.

Las CREDENCIALES DE LA CUENTA DE SERVICIO se basan en un tipo especial de Cuenta de Google que representa a un usuario no humano que puede autenticarse y tener autorización para acceder a los datos.

Obtén más información sobre las credenciales de datos.

Crea un informe nuevo a partir de la fuente de datos

Para crear un informe nuevo a partir de la fuente de datos, sigue estos pasos:

  1. En la esquina superior derecha, haz clic en CREAR INFORME. Aparecerá el editor de informes.
  2. Haz clic en AGREGAR AL INFORME.
    1. Esta acción agrega la fuente de datos al informe.
    2. Ahora puedes crear gráficos y controles que obtengan sus datos de esta fuente de datos.

¿Es la primera vez que usas Data Studio?

Realiza el tutorial para crear un informe.

Borra o descarga hojas de cálculo de Excel

En la sección Archivos disponibles , se muestran las hojas de cálculo de Excel que subiste anteriormente. Puedes borrar hojas de cálculo para liberar espacio y descargarlas en tu dispositivo.

Cuando usas el conector de Excel en Data Studio, se aplican los siguientes límites de almacenamiento:

  • Si no tienes Data Studio Pro, puedes almacenar hasta 2 GB en fuentes de datos de Excel.
  • Si tienes Data Studio Pro, puedes almacenar hasta 5 GB en fuentes de datos de Excel.

Para borrar o descargar hojas de cálculo, sigue estos pasos:

  1. Accede a Data Studio.
  2. En la página principal de Data Studio, en la parte superior izquierda, haz clic en Crear y, luego, selecciona Fuente de datos.
  3. Selecciona el conector de Microsoft Excel.
  4. En la sección Archivos disponibles , se muestran las hojas de cálculo de Excel que subiste anteriormente. Haz clic en el menú de tres puntos junto a la hoja de cálculo que deseas borrar o descargar y, luego, elige una de las siguientes opciones:
  • Para borrar la hoja de cálculo, haz clic en Borrar. Importante: Si borras un archivo de Excel, también se borrarán todas las fuentes de datos que lo usen, lo que podría afectar los gráficos y los informes.

Funciones de Data Studio Pro

Si tienes Data Studio Pro, puedes almacenar hasta 5 GB en fuentes de datos de Excel en lugar de 2 GB.

Si almacenas más de 2 GB en fuentes de datos de Excel y, luego, cambias a una versión anterior de Data Studio Pro, las hojas de cálculo que ya subiste no se verán afectadas. Sin embargo, no podrás subir hojas de cálculo nuevas hasta que tu almacenamiento total sea inferior a 2 GB.

Notas

Ten en cuenta los siguientes requisitos y limitaciones para las hojas que se suben con el conector de Excel:

  • Si no tienes Data Studio Pro, puedes almacenar hasta 2 GB en fuentes de datos de Excel.
  • Si tienes Data Studio Pro, puedes almacenar hasta 5 GB en fuentes de datos de Excel.
  • Solo puedes subir archivos de Excel de hasta 100 MB.
  • La fila de encabezado debe ser una sola fila.
  • Todas las celdas de una columna deben ser del mismo tipo.
  • No se admiten las hojas de cálculo de Excel Online.
  • No se admiten archivos protegidos por contraseña.
  • No se admiten las macros.
  • No se admiten las tablas dinámicas.
  • Una o más fuentes de datos pueden usar una hoja de cálculo de Excel.
  • En la sección Archivos disponibles , solo se muestran las hojas de cálculo de Excel que subiste anteriormente, no las que subieron otros miembros de tu organización.