このページでは、チーム ワークスペースを使用する際のベスト プラクティス、ヒント、一般的なユースケースについて説明します。このページの情報は、チーム ワークスペースを効率的かつ確実に作成、使用し、必要な場合のみコンテンツを共有する際に役立ちます。また、一般的な命名規則とシナリオの例についても紹介します。
特定の目的や焦点を念頭に置いてチーム ワークスペースを作成する
特定の焦点や目的を念頭に置いて、チーム ワークスペースを作成および整理できます。これにより、次のことが可能になります。
- チーム ワークスペースを体系的かつ効率的に保つ。
- ユーザーが必要な情報にすばやく簡単にアクセスできるようにする。
たとえば、チーム ワークスペースを体系的かつ効率的に保つために、以下の構造を実装できます。
- 共有アセットを含む部門横断型のプロジェクトごとに 1 つのチーム ワークスペース
- 各チームの特定のアセットを含んだ、各チームまたは地域（アジア太平洋地域でのマーケティングなど）向けの個別のチーム ワークスペース
- 開発、ステージング、本番などの各レポート環境向けの個別のチーム ワークスペース
詳しくは、チーム ワークスペースの一般的なユースケースの例をご覧ください。
Google グループでメンバーシップを管理する
Google グループでは、グループがアクセス権を持つチーム ワークスペースへのアクセス権をグループ メンバーに自動的に付与することで、チーム ワークスペースのメンバーシップを管理できます。この方法には主に 2 つのメリットがあります。
- 新しいグループ メンバーには、既存のグループ メンバーと同様に、レポートとデータソースへの同じアクセス権が付与されます。
- 新しいメンバーごとに手動でアクセスを構成する必要はありません。
コンテンツを選択的に共有する
以下のヒントは、チーム ワークスペース内で意図的にコンテンツを共有する際に役立ちます。
各ユーザーには必要な権限のみを付与する。
チーム ワークスペースにユーザーまたはグループを追加すると、そのユーザーはチーム ワークスペース内のアセットを作成、追加、表示できるようになります。チーム ワークスペースのメンバーの追加と削除も行う必要があるユーザーには、必要に応じてコンテンツ管理者または管理者のロールを付与します。
アクセスを制限して個々のアセットを共有する。
チーム ワークスペース内の特定のレポートまたはデータソースにのみアクセスする必要がある場合は、チーム ワークスペースのメンバーにするのではなく、そのアセットのみを共有できます。
データポータルのチーム ワークスペースのさまざまなロールについて詳しくは、ロールと権限をご覧ください。
命名規則を使用する
チーム ワークスペースを見つけやすくし、チーム ワークスペースでの名前の競合を避けるには、組織全体で命名規則を統一します。次に例を示します。
- 営業部門がさまざまな地域にある場合は、営業地域ごとにチーム ワークスペースを作成し、それぞれを区別できるよう、地域名やその略称を接頭辞に付けます。
- アクティブでなくなったプロジェクトには [アーカイブ]、アクティブなプロジェクトには [進行中]などの接頭辞を付けることで、ステータスを示すことができます。
- 社外と社内で共有されているチーム ワークスペースを区別するために、[社外] や [社内] などの接頭辞を付けます。
- たとえば、本番前環境のアセットを含むチーム ワークスペースの場合は [本番前] 、本番環境のアセットを含むチーム ワークスペースの場合は [本番] などのラベルを使って、チーム ワークスペースの目的を示します。ラベルは、ワークスペースの目的と、各チーム ワークスペースに含まれるアセットの種類をチームメンバーに理解してもらうのに役立ちます。
チーム ワークスペースの一般的なユースケース
このセクションでは、このドキュメントで概説している原則を使用してチーム ワークスペースを効果的かつ効率的に使用する方法の例をいくつか紹介します。
例: チーム コラボレーション
マーケティング チームのすべてのメンバーに、レポートやデータソースなどのマーケティング コンテンツを作成、利用できる共有スペースを提供するとします。この共同スペースをチーム用に作成するには、以下の手順を行います。
- マーケティング チームのアセット専用のチーム ワークスペースを作成します。
- そのチーム ワークスペースにマーケティング チームのメンバーを追加します。
- チームメンバーに、チーム ワークスペースの「投稿者」ロールを付与します。このアクセス権により、チームメンバーはチーム ワークスペース内で新しいコンテンツを追加したり、既存のアセットを更新したりすることができるようになります。
- チーム ワークスペース メンバーの追加や削除を行う必要がある責任者やその他のユーザーに「コンテンツ管理者」ロールを付与します。
例: 環境管理（開発/QA/本番環境）
この例では、会社全体で共有されるコンテンツを作成する中央のデータチームがあるとします。チーム ワークスペースを活用して、開発、QA、本番環境など、開発ライフサイクルのさまざまな段階でデータポータル Pro のコンテンツを構造化できます。
開発プロセス中や、本番環境用として準備が整った際に、コンテンツの共有方法をチームが管理できるようにするには、以下の手順を行います。
- 環境ごとに個別のチーム ワークスペースを作成し、「BI - 開発」、「BI - QA」、「BI - 本番環境」などのタイトルを付けます。中央のデータチームが開発した本番前環境のコンテンツは、開発ワークスペースまたは QA ワークスペースに保存できます。
- レポートやデータソースをある環境から別の環境（開発から QA など）に昇格させるには、通常、ソース ワークスペースからアセットをコピーして、ターゲット ワークスペースに貼り付けます。適切なデータ環境（開発データベースと本番環境データベースなど）を指すようにデータソースを再構成する必要がある場合もあります。
- コンテンツを会社全体で共有する準備ができたら、「管理者」ロールを持つユーザーがコンテンツを本番環境ワークスペース（BI - 本番環境 ）に移動またはコピーできます。
例: 広告キャンペーン
特定の顧客の広告キャンペーンに取り組んでおり、顧客に関連するすべてのコンテンツを 1 か所で管理したいと考えているとします。
手順は次のとおりです。
- 顧客の広告キャンペーン専用のチーム ワークスペースを作成します。
- 広告キャンペーンに取り組んでいるユーザーをチーム ワークスペースに追加し、次の条件に基づいてロールを割り当てます。
- 投稿者ロール: プロジェクトに投稿する必要があるものの、メンバーのアクセス権を管理する必要がないメンバー
- コンテンツ管理者ロールまたは管理者ロール: チームリーダーなど、アクセス権を管理する必要があるユーザー
これにより、関連するすべての情報が 1 か所に集約され、必要なユーザーのみがアクセスできるようになります。
例: 標準テンプレート
カスタマー サポート レポート、マーケティング キャンペーン レポート、会社全体の OKR レポート、プロジェクトの最新情報など、さまざまな分析用のレポートと指標を公開しているとします。
コピーおよびカスタマイズ可能なテンプレートを作成すると、ユーザーが独自のカスタム レポートを簡単に作成できるようになります。標準テンプレート専用のチーム ワークスペースを作成するには、以下の手順を行います。
- 標準テンプレート専用のチーム ワークスペースを作成します。
- 主要なレポート、公開済みのレポート、データソースをこのワークスペースに移動します。
- テンプレートの更新とメンテナンスを担当する主なユーザーを「コンテンツ管理者」として追加します。
- 会社全体の Google グループをレポートの閲覧者として追加します。これにより、社内のすべてのユーザーがテンプレートを変更せずにこれらのレポートを表示できるだけでなく、レポートのコピーを使用してカスタマイズすることもできます。
これで、すべてのユーザーがテンプレートにアクセスできるようになり、テンプレートの意図しない変更を防ぐことができます。