עדכון של מספר הזמנת הרכש בחשבוניות

מספר הזמנת רכש (נקרא גם מספר PO, מספר IO, קוד CPE או קוד לקוח) הוא מספר זיהוי שמופיע בכותרת של החשבוניות. במאמר הזה מוסבר איך לראות, להגדיר או לעדכן את מספר הזמנת הרכש שמשויך לחשבון לחיוב ב-Cloud שמוגדר לתשלום בחשבונית.

ההרשאות הנדרשות לניהול של מספרי הזמנות רכש

כדי להגדיר או לעדכן את מספר הזמנת הרכש בחשבון לחיוב ב-Cloud שמחויב בחשבונית, צריך תפקיד שכולל את ההרשאה הבאה בחשבון לחיוב ב-Cloud:

כדי לקבל את ההרשאה הזו באמצעות תפקיד מוגדר מראש, צריך לבקש מהאדמין להקצות לכם את התפקיד אדמין של חשבון לחיוב בחשבון לחיוב ב-Cloud.

למידע נוסף על הרשאות לחיוב:

הצגת הזמנת הרכש שמשויכת לחשבון לחיוב באמצעות חשבוניות

כדי להציג את הזמנת הרכש שמופיעה בכל חשבונית:

  1. במסוף Google Cloud , פותחים את החשבון לחיוב ב-Cloud ועוברים לטבלה Documents בדף Payment status.

    כניסה לחשבון לחיוב

  2. בהודעה שמופיעה, בוחרים את החשבון לחיוב ב-Cloud שרוצים לראות. ייפתח הדף Billing Overview.

  3. בתפריט הניווט Billing, לוחצים על Payment status (האפשרות הזו זמינה בחשבונות לחיוב ב-Cloud שמוגדרים לחיוב בחשבונית).

  4. במרכז הבקרה Payment status, לוחצים על View all invoices and memos כדי לפתוח את טבלת המסמכים.

  5. בטבלה Documents מחפשים את העמודה הזמנת רכש. אם הערך ריק לגבי חשבונית מסוימת, זה אומר שלא הוגדר מספר הזמנת רכש בחשבון לחיוב ב-Cloud כשהחשבונית נוצרה.

הגדרה ועדכון של מספר הזמנת רכש

כדי להגדיר או לעדכן את מספר הזמנת הרכש שמשויך לחשבון לחיוב ב-Cloud שמוגדר לתשלום בחשבונית:

  1. במסוף Google Cloud , נכנסים לדף Payment status שזמין לחשבונות לחיוב ב-Cloud עם חשבוניות.

    מעבר לדף Payment status

  2. בהודעה שמופיעה, בוחרים את החשבון לחיוב ב-Cloud שרוצים לראות. ייפתח הדף Billing Overview של החשבון לחיוב.

  3. בתפריט הניווט Billing, לוחצים על Payment status.

  4. בדף Payment status לוחצים על ‏הגדר מספר הזמנת רכש.

  5. מזינים את מספר הזמנת הרכש החדש.

  6. לוחצים על OK.

מספר הזמנת הרכש החדש ישויך לחשבוניות הבאות בזמן הנפקתן. כדי לעדכן את מספר הזמנת הרכש בחשבונית שכבר הונפקה, צריך להנפיק אותה מחדש.

אם אתם נמצאים בדף Payment status בחשבון לחיוב ב-Cloud, ולא רואים את הכפתור Set purchase order number או לא יכולים ללחוץ עליו, יכולות להיות לזה כמה סיבות:

  • החשבון לחיוב ב-Cloud שמוצג לא מוגדר לתשלום באמצעות חשבונית, אלא כחשבון אונליין בניהול עצמי לתשלום אוטומטי. אפשר להגדיר מספרי הזמנות רכש רק בחשבון לחיוב ב-Cloud שמוגדר לחיוב בחשבונית.
  • אין לכם בחשבון לחיוב ב-Cloud את ההרשאות שדרושות כדי להגדיר או לעדכן את מספר הזמנת הרכש שמשויך לחשבון לחיוב בחשבונית. צריך לפנות לאדמין של החשבון לחיוב ב-Cloud.

עדכון של מספר הזמנת הרכש בחשבוניות שכבר הונפקו

כדי לשנות את מספר הזמנת הרכש בחשבוניות שכבר הונפקו, אפשר לבקש שינוי בחשבונית אחת או יותר באמצעות הטופס ערעור על חשבוניות או שינוי שלהן. אחרי שתשלחו את הטופס, החשבוניות שלכם יונפקו מחדש עם מספר הזמנת הרכש המעודכן.

כדי לעדכן את מספר ה-PO בחשבוניות:

  1. במסוף Google Cloud , נכנסים לדף Payment status שזמין לחשבונות לחיוב ב-Cloud עם חשבוניות.

    מעבר לדף Payment status

  2. בהודעה שמופיעה, בוחרים את החשבון לחיוב ב-Cloud שרוצים לראות. ייפתח הדף Billing Overview של החשבון לחיוב.

  3. בתפריט הניווט Billing, לוחצים על Payment status.

  4. במרכז הבקרה Payment status, לוחצים על View all invoices and memos כדי לפתוח את טבלת המסמכים.

  5. מסמנים את התיבה לצד כל חשבונית שהונפקה שרוצים לעדכן.

  6. בתפריט פעולות, בוחרים באפשרות ערעור על חשבונית או בקשת שינוי.

    ייפתח הטופס Dispute or change invoices.

  7. באפשרויות של מה רוצים לשנות, בוחרים באפשרות מספר הזמנת רכש.

  8. אם בחרתם כמה חשבוניות לעדכון, בקטע איך הייתם רוצים לשנות את החשבוניות האלה?, בוחרים באחת מהאפשרויות הבאות:

    • שימוש במספר PO אחד לכל החשבוניות: ייווצר מספר PO חדש שיחול על כל החשבוניות שנבחרו.
    • שימוש במספר PO אחד לכל חשבונית: אתם יכולים לציין מספר PO שונה לכל חשבונית שנבחרה.

  9. בקטע What should the new PO number be?‎(מה צריך להיות מספר ה-PO החדש?), מזינים את מספרי ה-PO החדשים.

  10. ממלאים את הפרטים ליצירת קשר לפי הצורך.

  11. לוחצים על Continue.

  12. בודקים את פרטי הבקשה. אם הכל נכון, לוחצים על שליחה.

    אם צריך לבצע שינויים, לוחצים על הקודם כדי לחזור לטופס שאפשר לערוך.

אחרי שתשלחו את הבקשה, אם החשבוניות עומדות בדרישות ליצירה מחדש באופן אוטומטי, העדכונים יופיעו בטבלת המסמכים סטטוס התשלום ותקבלו את החשבוניות המעודכנות באימייל תוך 24 שעות. אם לא, נבדוק את הבקשה תוך 2 ימי עסקים ונשלח עדכון באימייל.

אם אחרי 48 שעות לא תראו את מספר הזמנת הרכש המעודכן בחשבוניות שהונפקו מחדש, עליכם לפנות לתמיכת הלקוחות.