共用工作流程

使用 Workflow Builder 建立及啟動工作流程後，即可與貴機構的其他使用者共用。

工作流程共用功能可讓您：

• 與機構中的使用者和群組共用即時工作流程。
• 設定自訂執行時間表或以事件為準的觸發條件。
• 追蹤預覽執行作業和自動執行作業。
• 複製共用工作流程，自訂步驟。

視應用程式的功能控制項設定而定，您可能需要請管理員審查並核准要求，才能分享工作流程。

如果共用工作流程，共用對象會看到並使用即時版本。

注意：分享代理程式時，請注意下列資料存取權行為：

• 知識檔案：只要使用者有權存取共用代理程式，即使沒有來源檔案的直接存取權或權限，也能查詢及查看上傳至代理程式「知識」部分的檔案資訊。舉例來說，如果您將機密檔案上傳至「知識」部分，所有有權存取共用代理程式的使用者，都能詢問該檔案內容相關問題。
• 連結器和資料儲存庫：當代理程式透過連結器存取資料時，系統會保留使用者存取控制清單 (ACL) 和權限。使用者只能查詢及擷取個人帳戶有權存取的資料儲存庫和連結器資料。

共用工作流程

如要分享工作流程，請按照下列步驟操作：

應用程式

1. 開啟 Gemini Enterprise 應用程式，然後前往「代理庫」頁面。

   系統會顯示「代理庫」頁面，其中列出所有預先建構的代理和自訂代理。

2. 在「你的代理」部分中，找出要共用的工作流程。

   注意： 您可以共用處於 draft 狀態的工作流程，但其他使用者必須先啟用工作流程，才能執行。

3. 在 Workflow Builder 畫面的右上角標題中，按一下 「分享」。

4. 輸入要與之共用工作流程的使用者或 Google 群組的電子郵件地址。

   注意： 您可以透過個別使用者的電子郵件地址共用工作流程。 尚未針對使用者啟用 Google 網路論壇共用功能。Gemini Enterprise 應用程式管理員或具備 Discovery Engine 管理員 (discoveryengine.admin) 角色的使用者，可以在 Gemini Enterprise 應用程式層級啟用群組共用功能。

5. 按一下「完成」。

   注意： 如果應用程式管理員已啟用工作流程共用管理員審查功能，系統會將共用要求傳送給應用程式管理員，以供審查及核准。應用程式管理員核准要求後，工作流程就會與存取清單中的使用者共用。你隨時可以編輯共用要求，新增或移除使用者，或取消要求。

管理員審查控制項

根據預設，工作流程擁有者可以與機構內的任何使用者共用工作流程，無須應用程式管理員核准。不過，應用程式管理員可以變更應用程式功能控制設定，要求管理員審查及核准應用程式中的共用工作流程。

根據預設，工作流程擁有者無法與群組共用工作流程。 不過，Gemini Enterprise 應用程式管理員可以選擇是否要經過管理員核准，再將工作流程分享給 Google 群組。

共用程序

只有首次分享工作流程時，才需要管理員審查及核准。後續修訂工作流程時，不需要重新核准。

如果啟用管理員審查，分享工作流程時會經過兩個步驟：

1. 工作流程擁有者與一或多位使用者或 Google 群組共用工作流程。

2. 應用程式管理員審查共用要求，然後核准或拒絕。

查看共用要求

應用程式管理員負責審查及管理工作流程共用要求。

注意：

• 只有在應用程式的功能控制項中停用「啟用工作流程共用功能，無須管理員核准」功能時，才適用本節內容。
• 只有具備 Gemini Enterprise 管理員 IAM 角色的應用程式管理員，才能審查及核准共用要求。

控制台

如要以應用程式管理員身分查看共用要求，請按照下列步驟操作：

1. 前往 Google Cloud 控制台的「Gemini Enterprise > 應用程式」頁面。

   Gemini Enterprise

2. 按一下包含工作流程的應用程式名稱。

3. 在應用程式導覽選單中，按一下「代理」。

4. 在「使用者權限」欄中，找出含有「查看分享要求」動作的工作流程。

   

5. 按一下「查看分享要求」。

6. 在「共用要求」窗格中：

   • 查看「已收到與下列使用者共用的要求」下方的存取清單。
   • 選用：修改存取權清單，新增或移除使用者帳戶、Google 群組或 WIF 身分集區。

7. 如要核准要求並授予存取權，請按一下「核准並啟用」。

8. 如要拒絕要求，請按一下「拒絕」。

使用共用工作流程

工作流程擁有者與您共用工作流程時，您可以存取並預覽工作流程的圖表設定。雖然共用使用者只能讀取工作流程圖，但您可以手動執行預覽、設定自己的觸發條件、查看自己的執行記錄，或複製工作流程。

應用程式

1. 在瀏覽器中開啟 Gemini Enterprise 網頁應用程式。
2. 在網頁應用程式的導覽選單中，按一下 「代理」。
3. 前往「與我共用」>「來自貴機構」部分。

4. 按一下要查看的共用工作流程。 工作流程會在唯讀設計工具版面配置中啟動，並顯示即時節點圖。注意：如果共用的工作流程已暫停或關閉，工作流程建立工具畫布就不會顯示，您也無法執行工作流程，但仍可查看先前的執行記錄。

5. 選用：如要手動測試執行工作流程，請按照下列步驟操作：

   • 按一下 Workflow Builder 畫布右上方的「預覽」。
   • 執行預覽。如果預覽執行作業失敗，是因為工作流程使用的連接器未獲得授權，請按一下錯誤訊息下方的「啟用連接器」，完成 OAuth 流程。

設定專屬的觸發條件

共用工作流程的觸發條件是使用者專屬的。您可以設定自訂執行時間表或事件篩選器，自動執行共用工作流程。

如要設定自己的觸發條件，請按照下列步驟操作：

應用程式

1. 在瀏覽器中開啟 Gemini Enterprise 網頁應用程式。
2. 在網頁應用程式的導覽選單中，依序點選 「代理程式」 >「範本庫」。
3. 前往「與我共用」>「來自貴機構」部分，然後按一下要設定觸發條件的共用工作流程。

4. 存取觸發條件設定：

   • 依序選取「動作」選單 >「設定觸發條件」。
   • 或者，在 Workflow Builder 編輯器畫布中開啟工作流程，按一下工作流程名稱，然後選取「設定觸發條件」。

5. 您可以透過下列任一模式設定觸發條件：

   • 排程：選取「依排程執行」，然後設定工作流程的執行時間 (例如頻率和時區)。
   • 事件：選取「在應用程式事件發生時執行」，然後設定事件篩選器，指定工作流程的執行時機。舉例來說，如果是 Google 雲端硬碟事件觸發條件，您可以依「擁有者」 (例如 Google ID，如 janedoe)、「名稱」、「MIME 類型」、「修改時間」或「上層資料夾」等欄位進行篩選。選取運算子 (例如「包含」或「等於」)、輸入值，然後使用「AND」或「OR」條件組合多項規則。

6. 如果工作流程使用的連接器需要驗證 (例如工作流程步驟中使用的連接器，而非觸發程序本身)，請在系統提示時，於 Workflow Builder 畫布編輯器中啟用並授權連接器。

7. 按一下「儲存」。 系統會儲存觸發條件，並自動執行工作流程。您可以手動觸發工作流程，預覽排程或事件觸發條件執行這項工作流程時會發生的情況。如要停止執行工作流程，請在「設定觸發條件」對話方塊中選取「不要在應用程式事件發生時執行」或「不要依時間表執行」。

查看跑步活動

如要查看執行作業，請按照下列步驟操作：

應用程式

1. 在網頁應用程式的導覽選單中，按一下 「代理」。
2. 前往「與我共用」>「來自貴機構」部分，然後按一下共用的工作流程。
3. 在 Workflow Builder 畫布中，按一下「執行」分頁標籤。
4. 按一下特定執行作業，即可查看執行記錄和逐步追蹤記錄。

詳情請參閱工作流程執行。

複製共用的工作流程

共用工作流程對共用使用者而言是唯讀，但觸發條件設定除外。如要編輯及自訂共用工作流程的步驟，可以在自己的工作區中建立副本。

如要建立共用工作流程的可編輯副本，請按照下列步驟操作：

應用程式

1. 在瀏覽器中開啟 Gemini Enterprise 網頁應用程式。
2. 在網頁應用程式的導覽選單中，依序點選 「代理程式」 >「範本庫」。
3. 前往「與我共用」>「來自貴機構」部分，然後按一下要複製的共用工作流程。
4. 在 Workflow Builder 編輯器畫布中，按一下工作流程標題，然後選取「製作副本」。副本會新增至「你的代理程式」清單。

共用工作流程依附元件

如果工作流程在工作流程步驟中匯入及參照其他工作流程 (子工作流程)，請注意下列事項：

• 存取權規定：共用父項工作流程或將工作流程匯入工作流程時，請確保存取清單中的所有使用者都能存取所有匯入的子工作流程。
• 執行失敗：如果使用者執行工作流程時，沒有匯入子工作流程的存取權，執行作業就會失敗，並顯示訊息，要求使用者向擁有者申請存取權。

共用限制

共用工作流程代理程式時，請注意下列限制：

• 最多 1,500 個個人帳戶：Gemini Enterprise 會使用基礎 Google Cloud IAM 允許政策管理代理程式存取權，每項政策最多可有 1,500 名成員。如果與超過 1,500 個個別使用者帳戶共用代理程式，作業會失敗並顯示下列錯誤：

  The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.
  

• 使用群組大規模共用：每個 Google 網上論壇或 Workspace 群組都會計為一個成員，計入 1,500 個成員的政策上限。如要與機構內成百上千的同事共用代理程式，請要求應用程式管理員啟用群組共用功能，然後輸入群組電子郵件地址 (例如 [e-mail])，而非個別使用者帳戶。

如需系統限制的完整清單，請參閱「Workflow Builder 配額和限制」。

注意事項

• 如果工作流程擁有者啟用新版本或更新工作流程的正式版，所有共用者在後續執行時，都會自動執行新的正式版。

• 如果工作流程已停用或暫停，Workflow Builder 畫布就不會顯示，共用使用者也無法執行工作流程，但他們仍可在「執行」庫中查看過去的執行記錄和工作階段記錄。如果取消共用、停用或刪除工作流程，共用使用者將失去所有存取權，包括過去的執行記錄和工作階段記錄。

• 修改外部資料的動作須經人機迴圈 (HITL) 核准，但傳送給自己的電子郵件或日曆活動除外。

後續步驟

• 瞭解如何建立工作流程。
• 瞭解如何編輯工作流程。
• 瞭解如何管理工作流程版本。
• 瞭解如何監控工作流程執行作業。
• 查看Workflow Builder 的配額和限制。