Ajouter des actions de calendrier et d'e-mail Outlook

La page suivante explique comment configurer des actions pour les e-mails et l'agenda Outlook.

Ajouter des actions de messagerie Outlook

Lorsque les actions de messagerie Outlook sont activées, les utilisateurs finaux peuvent demander à l'assistant d'envoyer des e-mails à leur place.

Par exemple, un utilisateur peut saisir "envoie un e-mail à userA@example.com avec l'objet 'Réunion d'aujourd'hui' et le contenu 'Quel est l'ordre du jour ?'". L'assistant demande des informations supplémentaires si nécessaire, puis demande à l'utilisateur de confirmer l'envoi de l'e-mail.

L'assistant peut lire et modifier les champs Outlook suivants à l'aide d'actions :

Champ Description
À Obligatoire. Liste des adresses e-mail des destinataires.
Objet Obligatoire. Objet de l'e-mail
Contenu Obligatoire. Contenu de l'e-mail au format Markdown.
CC Liste des destinataires en copie Cc de l'e-mail.
BCC Liste des destinataires en Cci de l'e-mail.

Configurer l'authentification et les autorisations pour les e-mails Outlook

Avant d'activer les actions Outlook, un administrateur doit configurer l'authentification et les autorisations pour Outlook.

La procédure suivante s'applique aux actions de messagerie et d'agenda Outlook. Si vous prévoyez d'utiliser à la fois les actions d'e-mail et d'agenda, activez les deux types de portée lors de la procédure d'activation de la portée.

Créer une application OAuth et ajouter des habilitations

  1. Connectez-vous à https://portal.azure.com/ et accédez à la page Enregistrements d'applications.

  2. Cliquez sur Nouvelle inscription.

    1. Nommez votre application.
    2. Pour l'URI de redirection :
      • Sélectionnez Web comme type de plate-forme.
      • Ajoutez l'URI de redirection suivant : https://vertexaisearch.cloud.google.com/oauth-redirect

  3. Sous Certificats et codes secrets, créez un code secret du client. Notez le code secret du client. Elle ne s'affiche qu'immédiatement après la création.

Pour activer les niveaux d'accès requis :

  1. Accédez à la page des paramètres Autorisations des API dans votre application Azure.
  2. Cliquez sur Ajouter une autorisation.
  3. Sélectionnez Microsoft Graph.
  4. Sélectionnez Autorisations déléguées.
  5. Ajoutez les portées suivantes :
    1. offline_access
    2. User.Read
    3. Calendars.ReadWrite (si des actions d'agenda sont nécessaires)
    4. Mail.Send (si des actions par e-mail sont nécessaires)

Selon le type de vos paramètres d'organisation dans Azure, cette dernière étape d'activation des portées peut être omise.

Configurer une action d'envoi d'e-mail Outlook

Avant de commencer, assurez-vous qu'un administrateur Google Cloud a suivi les étapes décrites dans Configurer l'authentification et les autorisations pour les e-mails Outlook et vous a fourni les éléments suivants :

  • ID client
  • Code secret du client
  • ID du locataire (appelé "ID d'instance" dans l'API)

Configurer les actions d'e-mail Outlook à l'aide de l'API

Pour ajouter des actions à votre application à l'aide de l'API, procédez comme suit.

Les instructions suivantes peuvent être utilisées pour configurer les actions d'e-mail et d'agenda Outlook. Si vous avez déjà configuré des actions dans le calendrier Outlook, vous n'avez pas besoin de répéter ces étapes.

  1. Si vous n'avez pas associé vos données Outlook à Gemini Enterprise, créez un connecteur Outlook. Si vous disposez déjà d'un connecteur Outlook, passez à l'étape suivante.

    SERVER=https://ENDPOINT_LOCATION-discoveryengine.googleapis.com
curl -X POST \
-H "Authorization: Bearer $(gcloud auth print-access-token)" \
-H "Content-Type: application/json" \
-H "X-GFE-SSL: yes" \
-H "X-Goog-User-Project: PROJECT_NUMBER" \
"$SERVER/v1alpha/projects/PROJECT_NUMBER/locations/LOCATION:setUpDataConnector" \
-d '{
  "collectionId": "COLLECTION_ID",
  "collectionDisplayName": "YOUR_COLLECTION_DISPLAY_NAME",
  "dataConnector": {
    "dataSource": "outlook",
    "params": {
      "instance_id": "INSTANCE_ID",
      "client_id": "CLIENT_ID",
      "client_secret": "CLIENT_SECRET"
    },
    "refreshInterval": "86400s",
    "entities": [
      {
        "entityName": "mail"
      },
      {
        "entityName": "mail-attachment"
      },
      {
        "entityName": "calendar"
      },
      {
        "entityName": "contact"
      }
    ],
    "syncMode": "PERIODIC",
  }
}'

    Remplacez les éléments suivants :

  2. Incluez les configurations d'action dans votre connecteur Outlook :

    curl -X PATCH \
  -H "Authorization: Bearer $(gcloud auth print-access-token --project "PROJECT_NUMBER")" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -H "X-Goog-User-Project: PROJECT_NUMBER" \
  "https://ENDPOINT_LOCATION-discoveryengine.googleapis.com/v1alpha/projects/PROJECT_NUMBER/locations/LOCATION/collections/COLLECTION_ID/dataConnector?update_mask=action_config" \
  -d '{
  "name": "projects/PROJECT_NUMBER/locations/global/collections/COLLECTION_ID/dataConnector",
  "actionConfig": {
      "isActionConfigured": true,
      "actionParams": {
        "client_id": "CLIENT_ID",
        "client_secret": "CLIENT_SECRET",
        "instance_id": "INSTANCE_ID",
      }
    }
  }'

    Remplacez les éléments suivants :

  3. Activez les actions Outlook pour votre assistant. Omettez l'entrée pour l'agenda si vous n'avez besoin que de l'action d'envoi d'e-mail.

    curl -X PATCH \
  -H "Authorization: Bearer $(gcloud auth print-access-token --project "PROJECT_NUMBER")" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -H "X-Goog-User-Project: PROJECT_NUMBER" \
  "ENDPOINT_LOCATION-discoveryengine.googleapis.com/v1alpha/projects/PROJECT_NUMBER/locations/LOCATION/collections/default_collection/engines/APP_ID/assistants/default_assistant?update_mask=enabledActions" \
  -d '{
    "name": "projects/PROJECT_NUMBER/locations/LOCATION/collections/default_collection/engines/APP_ID/assistants/default_assistant",
    "enabledActions": {
      "projects/PROJECT_NUMBER/locations/LOCATION/collections/COLLECTION_ID/dataConnector": {
        "actionInfo": [
          {
            "actionName": "send_email",
            "actionDisplayName": "Send Outlook email"
          },
          {
            "actionName": "create_calendar_event",
            "actionDisplayName": "Create Outlook calendar event"
          }
        ]
      }
    }
  }'

    Remplacez les éléments suivants :

    • PROJECT_NUMBER : numéro de votre projet Google Cloud .
    • ENDPOINT_LOCATION : région multirégionale pour votre requête API. Attribuez l'une des valeurs suivantes :
      • us- pour la multirégion des États-Unis
      • eu- pour la multirégion de l'UE
      • global- pour l'emplacement "Global"
      Pour en savoir plus, consultez Spécifier une région multiple pour votre datastore.
    • LOCATION : emplacement géographique de votre data store, par exemple global. Pour en savoir plus, consultez Emplacements.
    • APP_ID : ID de l'application à laquelle vous souhaitez associer l'action.
    • COLLECTION_ID : ID du connecteur Outlook créé à l'étape précédente.

Une fois que vous avez ajouté des actions, l'assistant peut les effectuer pour le compte de vos utilisateurs finaux dans l'application. La première fois qu'un utilisateur demande à l'assistant d'effectuer une action Outlook, il est invité à autoriser l'accès à son compte Outlook. Pour utiliser l'assistant, les utilisateurs doivent disposer de licences Gemini Enterprise Enterprise Plus.

Ajouter des actions de calendrier Outlook

Lorsque les actions d'agenda Outlook sont activées, les utilisateurs finaux peuvent demander à l'assistant de créer des événements d'agenda pour eux.

Par exemple, un utilisateur peut saisir "planifie une réunion avec userA@example.com à 11h le vendredi 4 novembre". L'assistant demande des informations supplémentaires si nécessaire, puis demande à l'utilisateur de confirmer la création de l'événement.

L'assistant peut lire et modifier les champs suivants du calendrier Outlook par le biais d'actions :

Champ Description
Participants Obligatoire. Liste des adresses e-mail des participants. L'utilisateur qui envoie la demande est automatiquement ajouté à la liste.
Titre Titre de la réunion.
Heure de début Heure de début de la réunion.
Durée Durée de la réunion. La valeur par défaut est de 30 minutes.
Fuseau horaire Fuseau horaire de la réunion. Si ce champ n'est pas spécifié, le fuseau horaire de l'utilisateur est utilisé.
Description Description de la réunion.

Configurer l'authentification et les autorisations pour l'agenda Outlook

Avant d'activer les actions Outlook, un administrateur doit configurer l'authentification et les autorisations pour Outlook.

La procédure suivante s'applique aux actions de messagerie et d'agenda Outlook. Si vous prévoyez d'utiliser à la fois les actions d'e-mail et d'agenda, activez les deux types de portée lors de la procédure d'activation de la portée.

Créer une application OAuth et ajouter des habilitations

  1. Connectez-vous à https://portal.azure.com/ et accédez à la page Enregistrements d'applications.

  2. Cliquez sur Nouvelle inscription.

    1. Nommez votre application.
    2. Pour l'URI de redirection :
      • Sélectionnez Web comme type de plate-forme.
      • Ajoutez l'URI de redirection suivant : https://vertexaisearch.cloud.google.com/oauth-redirect

  3. Sous Certificats et codes secrets, créez un code secret du client. Notez le code secret du client. Elle ne s'affiche qu'immédiatement après la création.

Pour activer les niveaux d'accès requis :

  1. Accédez à la page des paramètres Autorisations des API dans votre application Azure.
  2. Cliquez sur Ajouter une autorisation.
  3. Sélectionnez Microsoft Graph.
  4. Sélectionnez Autorisations déléguées.
  5. Ajoutez les portées suivantes :
    1. offline_access
    2. User.Read
    3. Calendars.ReadWrite (si des actions d'agenda sont nécessaires)
    4. Mail.Send (si des actions par e-mail sont nécessaires)

Selon le type de vos paramètres d'organisation dans Azure, cette dernière étape d'activation des portées peut être omise.

Configurer une action d'agenda Outlook

Avant de commencer, assurez-vous qu'un administrateur Microsoft Outlook a suivi les étapes décrites dans Configurer l'authentification et les autorisations pour le calendrier Outlook et vous a fourni les éléments suivants :

  • ID client
  • Code secret du client
  • ID du locataire (appelé "ID d'instance" dans l'API)

Configurer des actions de calendrier Outlook à l'aide de l'API

Les instructions suivantes peuvent être utilisées pour configurer les actions d'e-mail et d'agenda Outlook. Si vous avez déjà configuré les actions de messagerie Outlook, vous n'avez pas besoin de répéter ces étapes.

Pour ajouter des actions à votre application à l'aide de l'API, procédez comme suit.

  1. Si vous n'avez pas associé vos données Outlook à Gemini Enterprise, créez un connecteur Outlook. Si vous disposez déjà d'un connecteur Outlook, passez à l'étape suivante.

    SERVER=https://ENDPOINT_LOCATION-discoveryengine.googleapis.com
curl -X POST \
-H "Authorization: Bearer $(gcloud auth print-access-token)" \
-H "Content-Type: application/json" \
-H "X-GFE-SSL: yes" \
-H "X-Goog-User-Project: PROJECT_NUMBER" \
"ENDPOINT_LOCATION-discoveryengine.googleapis.com/v1alpha/projects/PROJECT_NUMBER/locations/LOCATION:setUpDataConnector" \
-d '{
  "collectionId": "COLLECTION_ID",
  "collectionDisplayName": "YOUR_COLLECTION_DISPLAY_NAME",
  "dataConnector": {
    "dataSource": "outlook",
    "params": {
      "instance_id": "INSTANCE_ID",
      "client_id": "CLIENT_ID",
      "client_secret": "CLIENT_SECRET"
    },
    "refreshInterval": "86400s",
    "entities": [
      {
        "entityName": "mail"
      },
      {
        "entityName": "mail-attachment"
      },
      {
        "entityName": "calendar"
      },
      {
        "entityName": "contact"
      }
    ],
    "syncMode": "PERIODIC",
  }
}'

    Remplacez les éléments suivants :

  2. Incluez les configurations d'action dans votre connecteur Outlook :

    curl -X PATCH \
  -H "Authorization: Bearer $(gcloud auth print-access-token --project "PROJECT_NUMBER")" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -H "X-Goog-User-Project: PROJECT_NUMBER" \
  "https://ENDPOINT_LOCATION-discoveryengine.googleapis.com/v1alpha/projects/PROJECT_NUMBER/locations/LOCATION/collections/COLLECTION_ID/dataConnector?update_mask=action_config" \
  -d '{
  "name": "projects/PROJECT_NUMBER/locations/LOCATION/collections/COLLECTION_ID/dataConnector",
  "actionConfig": {
      "isActionConfigured": true,
      "actionParams": {
        "client_id": "CLIENT_ID",
        "client_secret": "CLIENT_SECRET",
        "instance_id": "INSTANCE_ID",
      }
    }
  }'

    Remplacez les éléments suivants :

  3. Activez les actions Outlook pour votre assistant.

    Vous pouvez associer le nouveau connecteur de données à votre assistant dans l'UI. Vous avez besoin de la commande d'API suivante pour activer vos actions Outlook :

    SERVER=https://discoveryengine.googleapis.com
PROJECT_NUMBER={YOUR PROJECT_NUMBER}
ENGINE_ID="{YOUR ENGINE ID}"
CONNECTOR_ID="{THE CONNECTOR'S COLLECTION ID YOU GENERATED IN PREVIOUS STEP}"

curl -X PATCH \
  -H "Authorization: Bearer $(gcloud auth print-access-token --project "PROJECT_NUMBER")" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -H "X-Goog-User-Project: PROJECT_NUMBER" \
  "ENDPOINT_LOCATION-discoveryengine.googleapis.com/v1alpha/projects/PROJECT_NUMBER/locations/LOCATION/collections/default_collection/engines/APP_ID/assistants/default_assistant?update_mask=enabledActions" \
  -d '{
    "name": "projects/PROJECT_NUMBER/locations/LOCATION/collections/default_collection/engines/APP_ID/assistants/default_assistant",
    "enabledActions": {
      "projects/PROJECT_NUMBER/locations/LOCATION/collections/COLLECTION_ID/dataConnector": {
        "actionInfo": [
          {
            "actionName": "send_email",
            "actionDisplayName": "Send Outlook email"
          },
          {
            "actionName": "create_calendar_event",
            "actionDisplayName": "Create Outlook calendar event"
          }
        ]
      }
    }
  }'

    Remplacez les éléments suivants :

    • PROJECT_NUMBER : numéro de votre projet Google Cloud .
    • ENDPOINT_LOCATION : région multirégionale pour votre requête API. Attribuez l'une des valeurs suivantes :
      • us- pour la multirégion des États-Unis
      • eu- pour la multirégion de l'UE
      • global- pour l'emplacement "Global"
      Pour en savoir plus, consultez Spécifier une région multiple pour votre datastore.
    • LOCATION : emplacement géographique de votre data store, par exemple global. Pour en savoir plus, consultez Emplacements.
    • APP_ID : ID de l'application à laquelle vous souhaitez associer l'action.
    • COLLECTION_ID : ID du connecteur Outlook créé à l'étape précédente.

Une fois que vous avez ajouté des actions, l'assistant peut les effectuer pour le compte de vos utilisateurs finaux dans l'application. La première fois qu'un utilisateur demande à l'assistant d'effectuer une action Outlook, il est invité à autoriser l'accès à son compte Outlook. Pour utiliser l'assistant, les utilisateurs doivent disposer de licences Gemini Enterprise Enterprise Plus.