Activar un flujo de trabajo desde Hojas de cálculo de Google

Hojas de cálculo de Google es una solución de hojas de cálculo basada en la nube que admite la colaboración en tiempo real y proporciona herramientas para visualizar, procesar y comunicar datos.

En este tutorial se muestra cómo activar Workflows desde Hojas de cálculo.

Crear un formulario para solicitar instancias de VM

Crea un formulario que se pueda usar para enviar una solicitud de creación de una instancia de máquina virtual (VM) de Compute Engine. De forma predeterminada, cuando creas un formulario con Formularios de Google, se guarda en Google Drive.

1. Ve a forms.google.com.
2. Haz clic en En blanco .

   Se abrirá un formulario nuevo.

3. Crea un formulario con cinco secciones obligatorias. El formulario debería tener un aspecto similar al siguiente:

   Ver formulario de ejemplo

   

   Nombre de la máquina	Texto de respuesta corta
   Zona	Desplegable: us-central1-a us-central1-b us-central1-c us-central1-f
   Tipo	Desplegable: e2-micro e2-small e2-medium e2-standard-2 e2-standard-4
   Tamaño del disco (GB)	Texto de respuesta corta
   Sistema operativo	Desplegable: debian-10 centos-stream-9 cos-93-lts cos-97-lts

4. Habilita la recogida de correos para registrar las direcciones de correo de las personas que rellenen tu formulario:
   1. Haz clic en Settings (Configuración).
   2. Despliega la sección Respuestas.
   3. Haz clic en el interruptor Recopilar direcciones de correo electrónico.

Vincular una hoja de cálculo a un formulario

Una vez que hayas creado un formulario, vincúlalo a una hoja de cálculo para guardar las respuestas en ella. La hoja de cálculo se guarda en Drive.

1. Abre tu formulario en Formularios.
2. Haz clic en Respuestas.
3. Haz clic en Vincular con Hojas de cálculo.
4. En el cuadro de diálogo Seleccionar destino de las respuestas, selecciona Crear una hoja de cálculo.

5. Haz clic en Crear.

   Se abre la hoja de cálculo vinculada.

6. En la columna H, añade el encabezado ¿Aprobado?.

7. Coloca el cursor en la primera fila de la columna H y selecciona Insertar > Casilla.

   La hoja de cálculo debería tener un aspecto similar al siguiente:

   

   Cada vez que se actualice la hoja con una respuesta, la casilla también aparecerá en la fila de esa respuesta.

Ampliar Hojas de cálculo de Google con Apps Script

Apps Script te permite crear, leer y editar hojas de cálculo de forma programática. La mayoría de las secuencias de comandos diseñadas para Hojas de cálculo manipulan matrices para interactuar con las celdas, las filas y las columnas de una hoja de cálculo. Para obtener una introducción al uso de Apps Script con Hojas de cálculo, consulta la guía de inicio rápido de funciones personalizadas.

Nota: Si has iniciado sesión en varias cuentas de Google al mismo tiempo, es posible que tengas problemas para acceder a Apps Script. El inicio de sesión múltiple y el inicio de sesión en varias cuentas de Google a la vez no son compatibles con Apps Script. Para obtener más información, consulta el artículo Solucionar problemas con varias cuentas de Google.

1. Crea un proyecto de Apps Script desde Hojas de cálculo:

   1. Abre tu hoja de cálculo de Hojas de cálculo.
   2. Selecciona Extensiones > Apps Script.
   3. En el editor de secuencias de comandos, haz clic en Proyecto sin título.
   4. Asigna un nombre al proyecto y haz clic en Cambiar nombre.

   Tu secuencia de comandos ahora está vinculada a tu hoja de cálculo, lo que le permite modificar la interfaz de usuario o responder cuando se abre la hoja de cálculo.

   Un proyecto de secuencias de comandos representa una colección de archivos y recursos de Apps Script. Los archivos de código de un proyecto de secuencias de comandos tienen la extensión .gs.

2. Puedes usar Apps Script para escribir funciones personalizadas que puedes usar en Hojas de cálculo igual que una función integrada. Las funciones personalizadas se crean con JavaScript estándar. Crea una función:

   1. Abre tu proyecto de Apps Script.
   2. Haz clic en Editor .
   3. El archivo de secuencia de comandos aparece como un archivo de proyecto llamado Code.gs. Para editar el archivo, selecciónalo.

   4. Sustituye el código del editor de secuencias de comandos por el siguiente, que lee los datos de tu hoja de cálculo y los transfiere como entrada a una ejecución de flujo de trabajo:

      const PROJECT_ID = "your-project-id";
      const REGION = "us-central1";
      const WORKFLOW = "create-vm-from-form";
      
      function handleEdit(e) {
        var range = e.range.getA1Notation();
        var sheet = e.source;
      
        if (range.length > 1 && range[0] === 'H') {
          if (e.value == "TRUE") {
            Logger.log("Approved checkbox: true");
      
            var row = range.slice(1)
            var email = sheet.getRange('B' + row).getCell(1, 1).getValue()
            var vmName = sheet.getRange('c' + row).getCell(1, 1).getValue()
            var zone = sheet.getRange('D' + row).getCell(1, 1).getValue()
            var machineType = sheet.getRange('E' + row).getCell(1, 1).getValue()
            var diskSize = sheet.getRange('F' + row).getCell(1, 1).getValue()
            var imageFamily = sheet.getRange('G' + row).getCell(1, 1).getValue()
            var imageProject = imageFamily.substring(0, imageFamily.indexOf('-')) + "-cloud"
      
            const executionPayload = {
              "argument": "{\"diskSize\": \"" + diskSize + "\", \"email\": \"" + email + "\", \"imageFamily\": \"" + imageFamily + "\", \"imageProject\": \"" + imageProject + "\", \"machineType\": \"" + machineType + "\", \"vmName\": \"" + vmName + "\", \"zone\": \"" + zone +  "\"}"
            };
      
            approve(executionPayload);
          }
          else {
            Logger.log("Approved checkbox: false");
          }
        }
      }
      
      function approve(executionPayload) {
        const headers = {
          "Authorization": "Bearer " + ScriptApp.getOAuthToken()
        };
      
        const params = {
          "method": 'post',
          "contentType": 'application/json',
          "headers": headers,
          "payload": JSON.stringify(executionPayload)
        };
      
        const url = "https://workflowexecutions.googleapis.com/v1/projects/" + PROJECT_ID + "/locations/" + REGION + "/workflows/" + WORKFLOW + "/executions";
      
        Logger.log("Workflow execution request to " + url);
        var response = UrlFetchApp.fetch(url, params);
        Logger.log(response);
      }

   5. Sustituye your-project-id por el ID de tu proyecto. Google Cloud

      Puedes encontrar el ID de tu proyecto en la página Bienvenido de la consola de Google Cloud .

   6. Haz clic en Guardar .

3. Los activadores instalables de Apps Script permiten que un proyecto de secuencia de comandos ejecute una función específica cuando se cumplan determinadas condiciones, como cuando se abra o se edite una hoja de cálculo. Crea un activador:

   1. Abre tu proyecto de Apps Script.
   2. Haga clic en Activadores .
   3. Haz clic en Añadir activador.
   4. En el cuadro de diálogo Añadir activador para YOUR_PROJECT_NAME, configura el activador:
      1. En la lista Choose which function to run (Elige qué función quieres ejecutar), selecciona handleEdit.
      2. En la lista Choose which deployment should run (Elige qué implementación se debe ejecutar), selecciona Head (Principal).
      3. En la lista Seleccionar fuente de evento, selecciona De hoja de cálculo.
      4. En la lista Select event type (Seleccionar tipo de evento), selecciona On edit (Al editar).
      5. En la lista Ajustes de notificaciones de errores, selecciona Notificarme a diario.
   5. Haz clic en Guardar.

   6. Si se te pide que elijas una cuenta de Google, selecciona la cuenta adecuada y, a continuación, haz clic en Permitir.

      Esto permite que tu proyecto de Apps Script vea, edite, cree y elimine tus hojas de cálculo de Hojas de cálculo y que se conecte a un servicio externo.

4. Un archivo de manifiesto de un proyecto de Apps Script es un archivo JSON que especifica información básica del proyecto que Apps Script necesita para ejecutar una secuencia de comandos correctamente. Ten en cuenta que el editor de Apps Script oculta los archivos de manifiesto de forma predeterminada para proteger los ajustes de tu proyecto de Apps Script. Edita el archivo de manifiesto:

   1. Abre tu proyecto de Apps Script.
   2. Haz clic en Configuración del proyecto .
   3. Selecciona la casilla Mostrar el archivo de manifiesto "appsscript.json" en el editor.
   4. Haz clic en Editor .
   5. El archivo de manifiesto aparece como un archivo de proyecto llamado appsscript.json. Para editar el archivo, selecciónalo.

   6. El campo oauthScopes especifica una matriz de cadenas. Para definir los ámbitos de autorización que usa tu proyecto, añade un array con los ámbitos que quieras que se admitan. Por ejemplo:

      {
        "timeZone": "America/Toronto",
        "dependencies": {
        },
        "exceptionLogging": "STACKDRIVER",
        "runtimeVersion": "V8",
        "oauthScopes": [
          "https://www.googleapis.com/auth/script.external_request",
          "https://www.googleapis.com/auth/cloud-platform",
          "https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets"
        ]
      }

      De esta forma, se definen los siguientes ámbitos explícitos:

      • Permite conectarse a un servicio externo
      • Ver, editar, configurar y eliminar tus Google Cloud datos y ver la dirección de correo de tu cuenta de Google
      • Ver, editar, crear y eliminar todas tus hojas de cálculo

   7. Haz clic en Guardar .

   Nota: Para proteger la configuración de tu proyecto, oculta el manifiesto cuando hayas terminado de editarlo. Para ello, desmarca la casilla Mostrar el archivo de manifiesto "appsscript.json" en el editor.

Desplegar un flujo de trabajo que cree una instancia de VM

Despliega un flujo de trabajo que se active cuando se apruebe una solicitud para crear una instancia de VM. El flujo de trabajo llama al conector de la API Compute Engine para crear una instancia de VM de Compute Engine basada en las especificaciones recogidas a través del formulario.

Consola

1. En la Google Cloud consola, ve a la página Flujos de trabajo:

   Ir a Workflows

2. Haz clic en Crear.

3. Escribe un nombre para el nuevo flujo de trabajo: create-vm-from-form.

4. En la lista Región, selecciona us-central1 (Iowa).

5. En Cuenta de servicio, selecciona la cuenta de servicio predeterminada de Compute Engine ([e-mail]).

6. Haz clic en Siguiente.

7. En el editor del flujo de trabajo, introduce la siguiente definición para tu flujo de trabajo:

   main:
      params: [input]
      steps:
      - init:
          assign:
               - projectId: ${sys.get_env("GOOGLE_CLOUD_PROJECT_ID")}
               - zone: ${input.zone}
               - machineType: ${input.machineType}
               - diskSize: ${input.diskSize}
               - imageProject: ${input.imageProject}
               - imageFamily: ${input.imageFamily}
               - vmName: ${input.vmName}
               - email: ${input.email}
      - createResource:
          call: googleapis.compute.v1.instances.insert
          args:
              project: ${projectId}
              zone: ${zone}
              body:
                  name: ${vmName}
                  machineType: ${"projects/" + projectId + "/zones/" + zone + "/machineTypes/" + machineType}
                  disks:
                   - initializeParams:
                       diskSizeGb: ${diskSize}
                       sourceImage: ${"projects/" + imageProject + "/global/images/family/" + imageFamily}
                     type: PERSISTENT
                     boot: true
                     autoDelete: true
                  networkInterfaces:
                   - network: "global/networks/default"
          result: insertResult
      - retStep:
          return: ${insertResult}

8. Haz clic en Desplegar.

gcloud

1. Crea un archivo de código fuente para tu flujo de trabajo:

   touch create-vm-from-form.yaml

2. En un editor de texto, copia el siguiente flujo de trabajo en tu archivo de código fuente:

   main:
      params: [input]
      steps:
      - init:
          assign:
               - projectId: ${sys.get_env("GOOGLE_CLOUD_PROJECT_ID")}
               - zone: ${input.zone}
               - machineType: ${input.machineType}
               - diskSize: ${input.diskSize}
               - imageProject: ${input.imageProject}
               - imageFamily: ${input.imageFamily}
               - vmName: ${input.vmName}
               - email: ${input.email}
      - createResource:
          call: googleapis.compute.v1.instances.insert
          args:
              project: ${projectId}
              zone: ${zone}
              body:
                  name: ${vmName}
                  machineType: ${"projects/" + projectId + "/zones/" + zone + "/machineTypes/" + machineType}
                  disks:
                   - initializeParams:
                       diskSizeGb: ${diskSize}
                       sourceImage: ${"projects/" + imageProject + "/global/images/family/" + imageFamily}
                     type: PERSISTENT
                     boot: true
                     autoDelete: true
                  networkInterfaces:
                   - network: "global/networks/default"
          result: insertResult
      - retStep:
          return: ${insertResult}

3. Para desplegar el flujo de trabajo, introduce el siguiente comando:

   gcloud workflows deploy create-vm-from-form \
       --source=create-vm-from-form.yaml \
       --location=us-central1 \
       --service-account=[e-mail]

   Sustituye PROJECT_NUMBER por el número de tu proyecto. Google Cloud Puedes obtener tu número de proyecto de las siguientes formas:

   gcloud projects describe PROJECT_ID

Probar el flujo de principio a fin

Para confirmar que todo funciona correctamente, prueba a completar todo el proceso.

1. Envía el formulario a tu dirección de correo y responde a las preguntas de forma adecuada.

   Asegúrate de que las especificaciones que usas para crear una instancia de VM sean válidas. De lo contrario, la ejecución del flujo de trabajo fallará. Para obtener más información, consulta la página Familia de máquinas de uso general de Compute Engine.

2. Para enviar tu respuesta, haz clic en Enviar.

3. Abre tu formulario en Formularios.

4. Haz clic en Respuestas.

5. Haz clic en Ver en Hojas de cálculo.

   Se abrirá la hoja de cálculo vinculada.

6. En la fila de tu respuesta, selecciona la casilla ¿Aprobada?.

7. Abre tu proyecto de Apps Script.

8. Haz clic en Ejecuciones .

   El activador debería ejecutarse y aparecer con el estado Completed.

9. Confirma que el flujo de trabajo create-vm-from-form se ha completado correctamente:

   Consola

   1. En la Google Cloud consola, ve a la página Flujos de trabajo.

      Ir a Workflows

   2. En la página Workflows (Flujos de trabajo), haz clic en el flujo de trabajo create-vm-from-form (crear-vm-desde-formulario) para ir a su página de detalles.

   3. En la página Detalles del flujo de trabajo, para obtener los detalles de una ejecución concreta, haz clic en el ID de ejecución correspondiente.

      El estado de ejecución debe ser Correcto y, en el panel Entrada, deberías ver las especificaciones de la VM que has solicitado.

   gcloud

   Para obtener una lista de los intentos de ejecución de tu flujo de trabajo, sigue estos pasos:

   gcloud workflows executions list create-vm-from-form

   El resultado debería ser similar al siguiente:

   NAME: projects/918619793306/locations/us-central1/workflows/create-vm-from-form/executions/d8947ecb-9ccb-4ea1-ba10-e5c10414e3be
   STATE: SUCCEEDED
   START_TIME: 2023-01-24T15:07:40.404741791Z
   END_TIME: 2023-01-24T15:07:55.649373625Z

10. Confirma que se ha creado una VM como esperabas:

    Consola

    En la consola de Google Cloud , ve a la página Instancias de VM.

    Ir a instancias de VM

    Tu instancia de VM debería aparecer con un estado que indique que está en ejecución.

    gcloud

    Para obtener una lista agregada de todas las VMs de todas las zonas de un proyecto, haz lo siguiente:

    gcloud compute instances list

    Tu instancia de VM debería aparecer con un estado que indique que está en ejecución.

    Para obtener más información sobre el comando gcloud compute instances list, consulta su página de referencia.