ワークフローを共有する

Workflow Builder を使用して作成してリリースしたワークフローを、組織内の他のユーザーと共有します。

ワークフローの共有により、次のことが可能になります。

  • 組織内のユーザーやグループとライブ ワークフローを共有する。
  • カスタムの実行スケジュールまたはイベントベースのトリガーを設定します。
  • プレビューの実行と自動実行を追跡します。
  • 共有ワークフローを複製して、ステップをカスタマイズします。

アプリの機能制御構成によっては、ワークフローを共有する前に、管理者がリクエストを確認して承認する必要があります。

ワークフローを共有すると、ワークフローを共有したユーザーはライブ バージョンを表示して使用できます。

ワークフローを共有する

ワークフローを共有する手順は次のとおりです。

アプリ

  1. Gemini Enterprise app を開き、[Agent Gallery] ページに移動します。

    [Agent Gallery] ページが表示され、事前構築済みエージェントとカスタム構築のエージェントがすべて表示されます。

  2. [エージェント] セクションで、共有するワークフローを見つけます。

  3. Workflow Builder キャンバスの右上にあるヘッダーで、共有アイコン [共有] をクリックします。

  4. ワークフローを共有するユーザーまたは Google グループのメールアドレスを入力します。

  5. [完了] をクリックします。

管理者による確認の管理

デフォルトでは、ワークフローのオーナーは、アプリ管理者の承認なしで、組織内の任意のユーザーとワークフローを共有できます。ただし、アプリ管理者は、アプリの機能制御構成を変更して、アプリ内のワークフローの共有に管理者の確認と承認を必須にすることができます。

デフォルトでは、ワークフローのオーナーはワークフローをグループと共有できません。ただし、Gemini Enterprise app の管理者は、管理者の承認の有無にかかわらず、ワークフローを Google グループと共有できるように選択できます。

共有プロセス

管理者の審査と承認が必要なのは、ワークフローの最初の共有のみです。その後のワークフローの改訂では、再承認は必要ありません。

管理者の審査が有効になっている場合、ワークフローの共有は 2 段階のプロセスで行われます。

  1. ワークフローのオーナーが、1 人以上のユーザーまたは Google グループとワークフローを共有します。

  2. アプリ管理者が共有リクエストを確認し、承認または拒否します。

共有リクエストを確認する

アプリ管理者は、ワークフローの共有リクエストを確認して管理する責任を負います。

コンソール

アプリ管理者として共有リクエストを確認するには、次の操作を行います。

  1. Google Cloud コンソールで、[Gemini Enterprise] > [アプリ] ページに移動します。

    Gemini Enterprise

  2. ワークフローを含むアプリの名前をクリックします。

  3. アプリのナビゲーション メニューで、[エージェント] をクリックします。

  4. [ユーザー権限] 列で [共有リクエストを確認] アクションがあるワークフローを探します。

    ワークフローの共有リクエストを確認する

  5. [共有リクエストを確認] をクリックします。

  6. [Share request] ペインで、次の操作を行います。

    • [次のユーザーとの共有をリクエストしました] のアクセスリストを確認します。
    • 省略可: アクセスリストを変更して、ユーザー アカウント、Google グループ、WIF ID プールを追加または削除します。

  7. リクエストを承認してアクセス権を付与するには、[Approve and enable] をクリックします。

  8. リクエストを拒否するには、[拒否] をクリックします。

共有ワークフローを使用する

ワークフローのオーナーがワークフローを共有すると、そのグラフ構成にアクセスしてプレビューできます。共有ユーザーに対してワークフロー グラフは読み取り専用ですが、プレビューを手動で実行したり、独自のトリガー設定を構成したり、独自の実行履歴を表示したり、ワークフローのコピーを作成したりできます。

アプリ

  1. ブラウザで Gemini Enterprise ウェブアプリを開きます。
  2. ウェブアプリのナビゲーション メニューで、[エージェント アイコンエージェント] をクリックします。
  3. [共有アイテム] > [組織から] セクションに移動します。

  4. 表示する共有ワークフローをクリックします。ワークフローが読み取り専用のデザイナー レイアウトで起動し、ライブノード グラフが表示されます。注: 共有ワークフローが一時停止またはオフになっている場合、ワークフロー ビルダーのキャンバスはレンダリングされず、実行できませんが、以前の実行は表示できます。

  5. 省略可: ワークフローの手動テスト実行を行うには:

    • Workflow Builder キャンバスの右上にあるヘッダーの [プレビュー] をクリックします。
    • プレビューを実行します。ワークフローで使用されているコネクタが承認されていないためにプレビュー実行が失敗した場合は、エラー メッセージの下にある [コネクタを有効にする] をクリックして OAuth フローを完了します。

独自のトリガーを設定する

共有ワークフローのトリガーはユーザー固有です。カスタム実行スケジュールまたはイベント フィルタを構成して、共有ワークフローを自動的に実行できます。

独自のトリガーを設定する手順は次のとおりです。

アプリ

  1. ブラウザで Gemini Enterprise ウェブアプリを開きます。
  2. ウェブアプリのナビゲーション メニューで、[エージェント アイコン エージェント] > [ギャラリー] をクリックします。
  3. [共有アイテム > 組織から] セクションに移動し、トリガーを設定する共有ワークフローをクリックします。

  4. トリガー構成にアクセスします。

    • [アクション] メニュー > [トリガーを設定] を選択します。
    • または、Workflow Builder エディタ キャンバスでワークフローを開き、ワークフロー名をクリックして、[トリガーを設定] を選択します。

  5. トリガーは、次のいずれかのモードを使用して構成できます。

    • スケジュール: [スケジュールに従って実行] を選択し、ワークフローを実行するタイミング（頻度やタイムゾーンなど）を構成します。
    • イベント: [アプリイベントで実行] を選択し、イベント フィルタを構成して、ワークフローが実行されるタイミングを指定します。たとえば、Google ドライブ イベント トリガーの場合、オーナー（janedoe などの Google ID）、名前、MIME タイプ、更新日時、親フォルダなどのフィールドでフィルタできます。演算子（[次を含む] や [次と等しい] など）を選択し、値を入力して、AND 条件または OR 条件を使用して複数のルールを組み合わせます。

  6. ワークフローで認証が必要なコネクタ（トリガー自体ではなく、ワークフロー ステップで使用されるコネクタなど）を使用している場合は、プロンプトが表示されたら、Workflow Builder キャンバス エディタでコネクタを有効にして承認します。

  7. [保存] をクリックします。トリガーが保存され、ワークフローが自動的に実行されます。ワークフローを手動でトリガーして、スケジュールまたはイベント トリガーがこのワークフローを実行したときに何が起こるかをプレビューできます。ワークフローの実行を停止する場合は、[トリガーを設定する] ダイアログで [アプリイベントで実行しない] または [スケジュールで実行しない] を選択します。

ランニングを表示する

実行を表示するには、次の操作を行います。

アプリ

  1. ウェブアプリのナビゲーション メニューで、[エージェント アイコンエージェント] をクリックします。
  2. [共有アイテム > 組織から] セクションに移動し、共有ワークフローをクリックします。
  3. Workflow Builder のキャンバスで、[実行] タブをクリックします。
  4. 特定の実行をクリックすると、実行ログとステップごとのトレースが表示されます。

詳細については、ワークフローの実行をご覧ください。

共有ワークフローのコピーを作成する

共有ワークフローは、トリガー構成を除き、共有ユーザーに対して読み取り専用です。共有ワークフローのステップを編集してカスタマイズする場合は、独自のワークスペースにコピーを作成できます。

共有ワークフローの編集可能な複製を作成するには、次の操作を行います。

アプリ

  1. ブラウザで Gemini Enterprise ウェブアプリを開きます。
  2. ウェブアプリのナビゲーション メニューで、[エージェント アイコン エージェント] > [ギャラリー] をクリックします。
  3. [共有アイテム > 組織から] セクションに移動し、コピーする共有ワークフローをクリックします。
  4. Workflow Builder エディタのキャンバスで、ワークフローのタイトルをクリックし、[コピーを作成] を選択します。コピーが [あなたのエージェント] リストに追加されます。

共有ワークフローの依存関係

ワークフローのステップで他のワークフロー（サブワークフロー）をインポートして参照する場合は、次の点に注意してください。

  • アクセス要件: 親ワークフローを共有する場合、またはワークフローにワークフローをインポートする場合は、アクセスリスト内のすべてのユーザーが、インポートされたすべてのサブワークフローにもアクセスできるようにします。
  • 実行エラー: ユーザーがインポートされたサブワークフローにアクセスせずにワークフローを実行すると、実行は失敗し、オーナーにアクセス権をリクエストするよう求めるメッセージが表示されます。

共有の上限

ワークフローを共有する場合、次の制限が適用されます。

  • 最大 1,500 個の個別アカウント: Workflow Builder は、基盤となる Google Cloud IAM 許可ポリシーを使用してエージェント アクセスを管理します。このポリシーでは、ポリシーごとに 1,500 人のメンバーというハードキャップが適用されます。1,500 を超える個別のユーザー アカウントとエージェントを共有すると、オペレーションが失敗し、次のエラーが発生します。

    The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.

  • グループを使用して大規模に共有する: Google グループまたは Workspace グループは、1,500 メンバーのポリシー制限に対して 1 メンバーとしてカウントされます。組織内の数百人または数千人の同僚とエージェントを共有する必要がある場合は、アプリ管理者にグループ共有を有効にするよう依頼し、個々のユーザー アカウントではなく、グループのメールアドレス（例: support-team@example.com）を入力します。

システム制約の完全なリストについては、Workflow Builder の割り当てと上限をご覧ください。

考慮事項

  • ワークフローのオーナーが新しいバージョンを有効にするか、ワークフローのライブ バージョンを更新すると、共有ユーザーはすべて、以降の実行で新しいライブ バージョンを自動的に実行します。

  • ワークフローがオフまたは一時停止されている場合、Workflow Builder のキャンバスはレンダリングされず、共有ユーザーはワークフローを実行できません。ただし、[実行] ギャラリーで過去の実行履歴とセッション ログを表示することはできます。ワークフローの共有が解除、無効化、または削除されると、共有ユーザーは過去の実行履歴やセッション ログなど、すべてのアクセス権を失います。

  • 外部データを変更するアクションには、人間参加型（HITL）の承認が必要です。ただし、自分宛てに送信するメールやカレンダーの予定は除きます。

  • アプリ管理者は、 Google Cloud コンソールで、共有ワークフローのオーナー権限を別のユーザーまたは自分自身に譲渡できます。ワークフローにスケジュール トリガーまたはイベント トリガーがある場合、転送オペレーションでは、それらが無効なスケジュールまたはイベントとしてマークされます。新しいオーナーは、エージェントを使用する前にそれらを有効にする必要があります。詳細については、エージェントのオーナー権限を移行するをご覧ください。

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