Cómo compartir un flujo de trabajo

Compartir los flujos de trabajo que creaste y lanzaste con Workflow Builder con otros usuarios de tu organización

Con el uso compartido de flujos de trabajo, puedes hacer lo siguiente:

• Comparte flujos de trabajo en vivo con usuarios y grupos de tu organización.
• Configura programas de ejecución personalizados o activadores basados en eventos.
• Realiza un seguimiento de las ejecuciones de vista previa y las ejecuciones automatizadas.
• Duplica los flujos de trabajo compartidos para personalizar sus pasos.

Según los parámetros de configuración de control de funciones de tu app, es posible que necesites que un administrador revise y apruebe tu solicitud antes de que puedas compartir un flujo de trabajo.

Si compartes un flujo de trabajo, las personas con las que lo compartiste verán y usarán la versión publicada.

Precaución: Cuando compartes un agente, ten en cuenta los siguientes comportamientos de acceso a los datos:

• Archivos de conocimiento: Cualquier usuario con acceso al agente compartido puede consultar y ver información de los archivos subidos a la sección Conocimiento del agente, incluso si no tiene acceso directo ni permisos a los archivos de origen. Por ejemplo, si subes un archivo confidencial a la sección Conocimiento, todos los usuarios con acceso al agente compartido podrán hacer preguntas sobre el contenido de ese archivo.
• Conectores y almacenes de datos: Cuando un agente accede a los datos a través de conectores, se conservan las listas de control de acceso (ACL) y los permisos de los usuarios. Los usuarios solo pueden consultar y recuperar datos de los almacenes de datos y los conectores a los que sus cuentas de usuario individuales tienen autorización para acceder.

Cómo compartir un flujo de trabajo

Para compartir un flujo de trabajo, haz lo siguiente:

App

1. Abre la app de Gemini Enterprise y ve a la página Galería de agentes.

   Aparecerá la página Galería de agentes, en la que se mostrarán todos los agentes prediseñados y personalizados.

2. En la sección Tus agentes, busca el flujo de trabajo que quieres compartir.

   Nota: Puedes compartir un flujo de trabajo que esté en estado draft, pero otros usuarios no podrán ejecutarlo hasta que se active.

3. En el encabezado superior derecho del lienzo de Workflow Builder, haz clic en Compartir.

4. Ingresa las direcciones de correo electrónico de los usuarios o los Grupos de Google con los que deseas compartir el flujo de trabajo.

   Nota: Puedes compartir tu flujo de trabajo con direcciones de correo electrónico de usuarios individuales. El uso compartido con Grupos de Google no está habilitado para usuarios finales. Un administrador de la app de Gemini Enterprise o cualquier usuario con el rol de Administrador de Discovery Engine (discoveryengine.admin) puede habilitar el uso compartido de grupos a nivel de la app de Gemini Enterprise.

5. Haz clic en Listo.

   Nota: Si el administrador de la app habilitó la revisión de administrador para compartir flujos de trabajo, se envía una solicitud de uso compartido al administrador de la app para revisión y aprobación. Después de que el administrador de la app aprueba la solicitud, el flujo de trabajo se comparte con los usuarios de la lista de acceso. Puedes editar la solicitud de uso compartido en cualquier momento para agregar o quitar usuarios, o cancelar la solicitud.

Control de revisión del administrador

De forma predeterminada, los propietarios de flujos de trabajo pueden compartirlos con cualquier usuario de su organización sin la aprobación de un administrador de la app. Sin embargo, los administradores de la app pueden cambiar los parámetros de configuración de control de funciones de la app para exigir que un administrador revise y apruebe los flujos de trabajo de uso compartido en la app.

De forma predeterminada, los propietarios de flujos de trabajo no pueden compartirlos con grupos. Sin embargo, el administrador de la app de Gemini Enterprise puede optar por permitir que los flujos de trabajo se compartan con Grupos de Google, con o sin la aprobación del administrador.

El proceso de uso compartido

Solo el uso compartido inicial de un flujo de trabajo requiere la revisión y aprobación del administrador. Las revisiones posteriores del flujo de trabajo no necesitan volver a aprobarse.

El uso compartido de flujos de trabajo sigue un proceso de dos pasos cuando se habilita la revisión del administrador:

1. El propietario del flujo de trabajo lo comparte con uno o más usuarios o Grupos de Google.

2. El administrador de la app revisa la solicitud de uso compartido y la aprueba o la rechaza.

Revisa una solicitud de uso compartido

Los administradores de apps son responsables de revisar y administrar las solicitudes de uso compartido de flujos de trabajo.

Notas:

• Esta sección solo se aplica si la función Habilitar el uso compartido de flujos de trabajo sin la aprobación del administrador está inhabilitada en los controles de funciones de la app.
• Solo los administradores de la app con el rol de IAM de administrador de Gemini Enterprise pueden revisar y aprobar las solicitudes de uso compartido.

Console

Para revisar una solicitud de uso compartido como administrador de la app, haz lo siguiente:

1. En la consola de Google Cloud , ve a la página Gemini Enterprise > Apps.

   Gemini Enterprise

2. Haz clic en el nombre de la app que contiene el flujo de trabajo.

3. En el menú de navegación de la app, haz clic en Agentes.

4. Busca el flujo de trabajo con una acción Revisar solicitud de uso compartido en la columna Permisos del usuario.

   

5. Haz clic en Revisar solicitud de uso compartido.

6. En el panel Solicitud de uso compartido, haz lo siguiente:

   • Revisa la lista de acceso en Se solicitó compartir con los siguientes usuarios.
   • Opcional: Modifica la lista de acceso para agregar o quitar cuentas de usuario, Grupos de Google o grupos de identidades de WIF.

7. Para aprobar la solicitud y otorgar acceso, haz clic en Aprobar y habilitar.

8. Para rechazar la solicitud, haz clic en Rechazar.

Usa un flujo de trabajo compartido

Cuando el propietario de un flujo de trabajo comparte un flujo de trabajo contigo, puedes acceder a su configuración de grafo y obtener una vista previa de ella. Si bien el gráfico del flujo de trabajo es de solo lectura para los usuarios compartidos, puedes ejecutar una vista previa de forma manual, establecer tu propia configuración de activadores, ver tu propio historial de ejecuciones o crear una copia del flujo de trabajo.

App

1. Abre la app web de Gemini Enterprise en un navegador.
2. En el menú de navegación de la app web, haz clic en Agentes.
3. Ve a la sección Compartidos conmigo > De tu organización.

4. Haz clic en el flujo de trabajo compartido que quieres ver. El flujo de trabajo se inicia en un diseño de diseñador de solo lectura, que muestra el grafo de nodos en vivo. Nota: Si el flujo de trabajo compartido se suspende o se desactiva, el lienzo de Workflow Builder no se renderiza y no puedes ejecutarlo, pero puedes seguir viendo sus ejecuciones anteriores.

5. Opcional: Para realizar una ejecución de prueba manual del flujo de trabajo, sigue estos pasos:

   • Haz clic en Vista previa en el encabezado superior derecho del lienzo de Workflow Builder.
   • Ejecuta la vista previa. Si la ejecución de la vista previa falla porque un conector que usa el flujo de trabajo no está autorizado, haz clic en Habilitar conectores debajo del mensaje de error para completar el flujo de OAuth.

Configura tus propios activadores

Los activadores de un flujo de trabajo compartido son específicos del usuario. Puedes configurar un programa de ejecución personalizado o filtros de eventos para ejecutar un flujo de trabajo compartido de forma automática.

Para configurar tus propios activadores, haz lo siguiente:

App

1. Abre la app web de Gemini Enterprise en un navegador.
2. En el menú de navegación de la app web, haz clic en Agentes > Galería.
3. Ve a la sección Compartidos conmigo > De tu organización y haz clic en el flujo de trabajo compartido para el que deseas configurar un activador.

4. Accede a la configuración del activador:

   • Selecciona el menú Acciones > Configurar activadores.
   • Como alternativa, abre el flujo de trabajo en el lienzo del editor de Workflow Builder, haz clic en el nombre del flujo de trabajo y selecciona Configurar activadores.

5. Puedes configurar un activador con cualquiera de los siguientes modos:

   • Programa: Selecciona Ejecutar según un programa y configura cuándo se ejecuta el flujo de trabajo (como la frecuencia y la zona horaria).
   • Evento: Selecciona Ejecutar en eventos de la app y configura los filtros de eventos para especificar cuándo se ejecuta el flujo de trabajo. Por ejemplo, para un activador de eventos de Google Drive, puedes filtrar por campos como Propietarios (como un ID de Google como janedoe), Nombre, Tipo de MIME, Hora de modificación o Carpeta superior. Selecciona un operador (como contiene o es igual a), ingresa un valor y combina varias reglas con las condiciones Y u O.

6. Si el flujo de trabajo usa conectores que requieren autenticación (por ejemplo, conectores que se usan en un paso del flujo de trabajo en lugar del activador en sí), habilita y autoriza los conectores en el editor de lienzo de Workflow Builder cuando se te solicite.

7. Haz clic en Guardar. El activador se guarda y ejecuta el flujo de trabajo automáticamente. Puedes activar el flujo de trabajo de forma manual para obtener una vista previa de lo que sucederá cuando el activador de programa o evento ejecute este flujo de trabajo. Si quieres que tu flujo de trabajo deje de ejecutarse, selecciona No ejecutar en eventos de la app o No ejecutar según un programa en el diálogo Configurar activadores.

Consulta tus ejecuciones

Para ver tus ejecuciones, haz lo siguiente:

App

1. En el menú de navegación de la app web, haz clic en Agentes.
2. Ve a la sección Compartidos conmigo > De tu organización y haz clic en el flujo de trabajo compartido.
3. En el lienzo de Workflow Builder, haz clic en la pestaña Ejecuciones.
4. Haz clic en una ejecución específica para ver sus registros de ejecución y el seguimiento paso a paso.

Para obtener más información, consulta Ejecuciones de flujos de trabajo.

Crea una copia de un flujo de trabajo compartido

Los flujos de trabajo compartidos son de solo lectura para los usuarios compartidos, excepto por sus configuraciones de activadores. Si quieres editar y personalizar los pasos de un flujo de trabajo compartido, puedes crear una copia en tu propio espacio de trabajo.

Para crear un duplicado editable del flujo de trabajo compartido, haz lo siguiente:

App

1. Abre la app web de Gemini Enterprise en un navegador.
2. En el menú de navegación de la app web, haz clic en Agentes > Galería.
3. Ve a la sección Compartidos conmigo > De tu organización y haz clic en el flujo de trabajo compartido que quieres copiar.
4. En el lienzo del editor de Workflow Builder, haz clic en el título del flujo de trabajo y selecciona Crear una copia. La copia se agrega a la lista Tus agentes.

Dependencias de flujo de trabajo compartidas

Si tu flujo de trabajo importa y hace referencia a otros flujos de trabajo (subflujos de trabajo) en sus pasos, ten en cuenta lo siguiente:

• Requisitos de acceso: Cuando compartes un flujo de trabajo superior o cuando importas un flujo de trabajo a tu flujo de trabajo, asegúrate de que todos los usuarios de tu lista de acceso también tengan acceso a todos los flujos de trabajo secundarios importados.
• Fallas de ejecución: Si un usuario ejecuta un flujo de trabajo sin acceso a un subflujo de trabajo importado, la ejecución falla con un mensaje en el que se le pide que solicite acceso al propietario.

Límites de uso compartido

Cuando compartes un flujo de trabajo, se aplican los siguientes límites:

• Máximo de 1,500 cuentas individuales: Workflow Builder administra el acceso de los agentes con políticas de permisos de IAM Google Cloud subyacentes, que aplican un límite estricto de 1,500 miembros por política. Si compartes un agente con más de 1,500 cuentas de usuario individuales, la operación fallará con el siguiente error:

  The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.
  

• Usa grupos para compartir a gran escala: Cada grupo de Grupos de Google o Workspace cuenta como un solo miembro para el límite de 1,500 miembros de la política. Si necesitas compartir un agente con cientos o miles de colegas de una organización, pídele al administrador de la app que habilite el uso compartido con grupos y que ingrese direcciones de correo electrónico de grupos (por ejemplo, [e-mail]) en lugar de cuentas de usuario individuales.

Para obtener una lista completa de las restricciones del sistema, consulta Cuotas y límites de Workflow Builder.

Consideraciones

• Si el propietario del flujo de trabajo activa una versión nueva o actualiza la versión publicada del flujo de trabajo, todos los usuarios compartidos ejecutan automáticamente la nueva versión publicada en las ejecuciones posteriores.

• Si un flujo de trabajo está desactivado o suspendido, el lienzo de Workflow Builder no se renderiza y los usuarios compartidos no pueden ejecutar el flujo de trabajo, pero pueden ver sus historiales de ejecuciones anteriores y los registros de sesiones en la galería Ejecuciones. Si el flujo de trabajo se deja de compartir, se inhabilita o se borra, los usuarios compartidos pierden todo el acceso, incluidos los historiales de ejecuciones anteriores y los registros de sesiones.

• Las acciones que modifican datos externos requieren la aprobación con intervención humana (HITL), excepto los correos electrónicos o los eventos de calendario que te envías a ti mismo.

• Los administradores de apps pueden transferir la propiedad de un flujo de trabajo compartido a otro usuario o a ellos mismos en la consola de Google Cloud . Si el flujo de trabajo tiene un activador de programa o de evento, la operación de transferencia los marca como programas o eventos inhabilitados, y el propietario nuevo debe habilitarlos antes de usar el agente. Para obtener más información, consulta Transfiere la propiedad del agente.

¿Qué sigue?

• Obtén más información para crear un flujo de trabajo.
• Obtén más información para editar un flujo de trabajo.
• Obtén más información para administrar versiones de flujos de trabajo.
• Obtén más información para supervisar las ejecuciones de flujos de trabajo.
• Consulta las cuotas y los límites de Workflow Builder.