Compartilhar um fluxo de trabalho

Compartilhe fluxos de trabalho criados e iniciados usando o Workflow Builder com outros usuários da sua organização.

Com o compartilhamento de fluxos de trabalho, você pode:

• Compartilhar fluxos de trabalho ativos com usuários e grupos na sua organização.
• Configurar programações de execução personalizadas ou acionadores baseados em eventos.
• Acompanhar execuções de visualização e execuções automatizadas.
• Duplicar fluxos de trabalho compartilhados para personalizar as etapas.

Dependendo das configurações de controle de recursos do app, talvez seja necessário que um administrador revise e aprove seu pedido antes de compartilhar um fluxo de trabalho.

Se você compartilhar um fluxo de trabalho, as pessoas com quem você o compartilhou vão ver e usar a versão ativa.

Atenção:ao compartilhar um agente, considere os seguintes comportamentos de acesso aos dados:

• Arquivos de conhecimento: Qualquer usuário com acesso ao agente compartilhado pode consultar e visualizar informações de arquivos enviados para a seção Conhecimento do agente, mesmo que não tenha acesso direto ou permissões para os arquivos de origem. Por exemplo, se você enviar um arquivo confidencial para a seção Conhecimento, todos os usuários com acesso ao agente compartilhado poderão fazer perguntas sobre o conteúdo desse arquivo.
• Conectores e repositórios de dados: quando um agente acessa dados por conectores, as permissões e as listas de controle de acesso (ACLs) do usuário são preservadas. Os usuários só podem consultar e recuperar dados de repositórios de dados e conectores que as contas de usuário individuais estão autorizadas a acessar.

Compartilhar um fluxo de trabalho

Para compartilhar um fluxo de trabalho, faça o seguinte:

App

1. Abra o app Gemini Enterprise e acesse a página Galeria de Agentes.

   A página Galeria de Agentes aparece mostrando todos os agentes pré-criados e personalizados.

2. Na seção Seus agentes, encontre o fluxo de trabalho que você quer compartilhar.

   Observação: É possível compartilhar um fluxo de trabalho que está no estado draft, mas outros usuários não podem executá-lo até que ele seja ativado.

3. No cabeçalho superior direito da tela do Workflow Builder, clique em Compartilhar.

4. Insira os endereços de e-mail dos usuários ou Grupos do Google com quem você quer compartilhar o fluxo de trabalho.

   Observação: é possível compartilhar o fluxo de trabalho com endereços de e-mail de usuários individuais. O compartilhamento com Grupos do Google não está ativado para usuários finais. Um administrador do app Gemini Enterprise ou qualquer usuário com o papel de administrador do Discovery Engine (discoveryengine.admin) pode ativar o compartilhamento de grupos no nível do app Gemini Enterprise level.

5. Clique em Concluído.

   Observação: se o administrador do app tiver ativado a revisão do administrador para o compartilhamento de fluxos de trabalho, um pedido de compartilhamento será enviado ao administrador do app para revisão e aprovação. Depois que o administrador do app aprovar o pedido, o fluxo de trabalho será compartilhado com as pessoas na lista de acesso. Você pode, a qualquer momento, editar o pedido de compartilhamento para adicionar ou remover usuários ou cancelar o pedido.

Controle de revisão do administrador

Por padrão, os proprietários de fluxos de trabalho podem compartilhar os fluxos de trabalho com qualquer usuário da organização sem a aprovação de um administrador do app. No entanto, os administradores do app podem mudar as configurações de controle de recursos do app para exigir a revisão e aprovação do administrador para compartilhar fluxos de trabalho no app.

Por padrão, os proprietários de fluxos de trabalho não podem compartilhar os fluxos de trabalho com grupos. No entanto, o administrador do app Gemini Enterprise pode escolher tornar os fluxos de trabalho compartilháveis com Grupos do Google, com ou sem a aprovação do administrador.

O processo de compartilhamento

Somente o compartilhamento inicial de um fluxo de trabalho exige revisão e aprovação do administrador. As revisões subsequentes do fluxo de trabalho não precisam de nova aprovação.

O compartilhamento de fluxos de trabalho segue um processo de duas etapas quando a revisão do administrador está ativada:

1. O proprietário do fluxo de trabalho o compartilha com um ou mais usuários ou Grupos do Google.

2. O administrador do app revisa o pedido de compartilhamento e o aprova ou nega.

Analisar um pedido de compartilhamento

Os administradores do app são responsáveis por revisar e gerenciar pedidos de compartilhamento de fluxos de trabalho.

Observações:

• Esta seção só se aplica se o recurso "Ativar o compartilhamento de fluxos de trabalho sem a aprovação do administrador" estiver desativado nos controles de recursos do app.
• Somente os administradores do app com o papel do IAM de administrador do Gemini Enterprise podem revisar e aprovar pedidos de compartilhamento.

Console

Para revisar um pedido de compartilhamento como administrador do app, faça o seguinte:

1. No Google Cloud console, acesse a página Gemini Enterprise > Apps.

   Gemini Enterprise

2. Clique no nome do app que contém o fluxo de trabalho.

3. No menu de navegação do app, clique em Agentes.

4. Encontre o fluxo de trabalho com uma ação Analisar pedido de compartilhamento na coluna Permissões do usuário.

   

5. Clique em Analisar pedido de compartilhamento.

6. No painel Pedido de compartilhamento:

   • Revise a lista de acesso em Compartilhamento solicitado com os seguintes usuários.
   • Opcional: modifique a lista de acesso para adicionar ou remover contas de usuário, Grupos do Google ou pools de identidade do WIF.

7. Para aprovar o pedido e conceder acesso, clique em Aprovar e ativar.

8. Para rejeitar o pedido, clique em Negar.

Usar um fluxo de trabalho compartilhado

Quando um proprietário de fluxo de trabalho compartilha um fluxo de trabalho com você, é possível acessar e visualizar a configuração do gráfico. Embora o gráfico do fluxo de trabalho seja somente leitura para usuários compartilhados, é possível executar uma visualização manualmente, configurar suas próprias configurações de acionador, visualizar seu próprio histórico de execução, ou fazer uma cópia do fluxo de trabalho.

App

1. Abra o app da Web do Gemini Enterprise em um navegador.
2. No menu de navegação do app da Web, clique em Agentes.
3. Acesse a seção Compartilhado comigo > Da sua organização.

4. Clique no fluxo de trabalho compartilhado que você quer visualizar. O fluxo de trabalho é iniciado em um layout de designer somente leitura, mostrando o gráfico de nós ativos. Observação: se o fluxo de trabalho compartilhado estiver suspenso ou desativado, a tela do Workflow Builder não será renderizada e não será possível executá-lo, mas ainda será possível visualizar as execuções anteriores.

5. Opcional: para realizar uma execução de teste manual do fluxo de trabalho:

   • Clique em Visualizar no cabeçalho superior direito da tela do Workflow Builder.
   • Execute a visualização. Se a execução de visualização falhar porque um conector usado pelo fluxo de trabalho não está autorizado, clique em Ativar conectores abaixo da mensagem de erro para concluir o fluxo do OAuth.

Configurar seus próprios acionadores

Os acionadores em um fluxo de trabalho compartilhado são específicos do usuário. É possível configurar uma programação de execução personalizada ou filtros de eventos para executar um fluxo de trabalho compartilhado automaticamente.

Para configurar seus próprios acionadores, faça o seguinte:

App

1. Abra o app da Web do Gemini Enterprise em um navegador.
2. No menu de navegação do app da Web, clique em Agentes > Galeria.
3. Acesse a seção Compartilhado comigo > Da sua organização e clique no fluxo de trabalho compartilhado para o qual você quer configurar um acionador.

4. Acesse a configuração do acionador:

   • Selecione o menu Ações > Configurar acionadores.
   • Como alternativa, abra o fluxo de trabalho na tela do editor do Workflow Builder, clique no nome do fluxo de trabalho e selecione Configurar acionadores.

5. É possível configurar um acionador usando um dos seguintes modos:

   • Programação:selecione Executar em uma programação e configure quando o fluxo de trabalho será executado para você (como a frequência e o fuso horário).
   • Evento:selecione Executar em eventos do app e configure os filtros de eventos para especificar quando o fluxo de trabalho será executado para você. Por exemplo, para um acionador de evento do Google Drive, é possível filtrar por campos como Proprietários (como um ID do Google, como janedoe), Nome, Tipo MIME, Hora da modificação ou Pasta mãe. Selecione um operador (como contém ou é igual a), insira um valor e combine várias regras usando condições AND ou OR.

6. Se o fluxo de trabalho usar conectores que exigem autenticação (por exemplo, conectores usados em uma etapa do fluxo de trabalho em vez do próprio acionador), ative e autorize os conectores no editor da tela do Workflow Builder quando solicitado.

7. Clique em Salvar. O acionador é salvo e executa o fluxo de trabalho automaticamente. É possível acionar manualmente o fluxo de trabalho para visualizar o que acontecerá quando o acionador de programação ou evento executar esse fluxo de trabalho. Se você quiser que o fluxo de trabalho pare de ser executado, selecione Não executar em eventos do app ou Não executar em uma programação na caixa de diálogo Configurar acionadores.

Conferir suas execuções

Para conferir suas execuções, faça o seguinte:

App

1. No menu de navegação do app da Web, clique em Agentes.
2. Acesse a seção Compartilhado comigo > Da sua organização e clique no fluxo de trabalho compartilhado.
3. Na tela do Workflow Builder, clique na guia Execuções.
4. Clique em uma execução específica para visualizar os registros de execução e o rastreamento detalhado.

Para mais informações, consulte Execuções de fluxo de trabalho.

Fazer uma cópia de um fluxo de trabalho compartilhado

Os fluxos de trabalho compartilhados são somente leitura para usuários compartilhados, exceto pelas configurações de acionador. Se você quiser editar e personalizar as etapas de um fluxo de trabalho compartilhado, crie uma cópia no seu próprio espaço de trabalho.

Para criar um duplicado editável do fluxo de trabalho compartilhado, faça o seguinte:

App

1. Abra o app da Web do Gemini Enterprise em um navegador.
2. No menu de navegação do app da Web, clique em Agentes > Galeria.
3. Acesse a seção Compartilhado comigo > Da sua organização e clique no fluxo de trabalho compartilhado que você quer copiar.
4. Na tela do editor do Workflow Builder, clique no título do fluxo de trabalho e selecione Fazer uma cópia. A cópia é adicionada à lista Seus agentes.

Dependências de fluxo de trabalho compartilhado

Se o fluxo de trabalho importar e referenciar outros fluxos de trabalho (subfluxos) nas etapas do fluxo de trabalho, tenha em mente o seguinte:

• Requisitos de acesso: ao compartilhar um fluxo de trabalho pai ou importar um fluxo de trabalho para o seu fluxo de trabalho, verifique se todos os usuários na sua lista de acesso também têm acesso a todos os subfluxos importados.
• Falhas de execução: se um usuário executar um fluxo de trabalho sem acesso a um subfluxo importado, a execução falhará com uma mensagem pedindo que ele solicite acesso ao proprietário.

Limites de compartilhamento

Ao compartilhar um agente de fluxo de trabalho, os seguintes limites se aplicam:

• Máximo de 1.500 contas individuais:o Gemini Enterprise gerencia o acesso do agente usando políticas de permissão do Google Cloud IAM subjacentes, que impõem um limite máximo de 1.500 membros por política. O compartilhamento de um agente com mais de 1.500 contas de usuário individuais faz com que a operação falhe com o seguinte erro:

  The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.
  

• Use grupos para compartilhar em escala:cada grupo do Google ou do Workspace conta como um único membro para o limite de política de 1.500 membros. Se você precisar compartilhar um agente com centenas ou milhares de colegas em uma organização, peça ao administrador do app para ativar o compartilhamento de grupos e insira endereços de e-mail de grupos (por exemplo, [e-mail]) em vez de contas de usuário individuais.

Para acessar uma lista completa de restrições do sistema, consulte Cotas e limites do Workflow Builder.

Considerações

• Se o proprietário do fluxo de trabalho ativar uma nova versão ou atualizar a versão ativa do fluxo de trabalho, todos os usuários compartilhados vão executar automaticamente a nova versão ativa nas execuções subsequentes.

• Se um fluxo de trabalho for desativado ou suspenso, a tela do Workflow Builder não será renderizada e os usuários compartilhados não poderão executar o fluxo de trabalho, mas ainda poderão visualizar os históricos de execução e os registros de sessão anteriores na galeria Execuções. Se o fluxo de trabalho for descompartilhado, desativado ou excluído, os usuários compartilhados perderão todo o acesso, incluindo os históricos de execução e os registros de sessão anteriores.

• As ações que modificam dados externos exigem a aprovação de human-in-the-loop (HITL), exceto para e-mails ou eventos de agenda enviados a você mesmo.

A seguir

• Saiba como criar um fluxo de trabalho.
• Saiba como editar um fluxo de trabalho.
• Saiba como gerenciar versões de fluxo de trabalho.
• Saiba como monitorar execuções de fluxo de trabalho.
• Confira as cotas e os limites do Workflow Builder.