Condividere un workflow

Condividi i flussi di lavoro che hai creato e avviato utilizzando Workflow Builder con altri utenti della tua organizzazione.

Con la condivisione dei workflow, puoi:

• Condividi i workflow live con utenti e gruppi della tua organizzazione.
• Configura pianificazioni di esecuzione personalizzate o trigger basati su eventi.
• Tieni traccia delle esecuzioni di anteprima e delle esecuzioni automatiche.
• Duplica i workflow condivisi per personalizzarne i passaggi.

A seconda delle configurazioni del controllo delle funzionalità della tua app, potresti aver bisogno di un amministratore che esamini e approvi la tua richiesta prima di poter condividere un workflow.

Se condividi un workflow, le persone con cui lo hai condiviso vedranno e utilizzeranno la versione live.

Attenzione:quando condividi un agente, tieni presente i seguenti comportamenti di accesso ai dati:

• File di conoscenza:qualsiasi utente con accesso all'agente condiviso può eseguire query e visualizzare le informazioni dei file caricati nella sezione Conoscenza dell'agente, anche se non dispone di accesso diretto o autorizzazioni per i file di origine. Ad esempio, se carichi un file riservato nella sezione Knowledge, tutti gli utenti con accesso all'agente condiviso possono porre domande sui contenuti del file.
• Connettori e datastore:quando un agente accede ai dati tramite i connettori, vengono mantenuti gli elenchi di controllo dell'accesso (ACL) e le autorizzazioni utente. Gli utenti possono eseguire query e recuperare dati solo da datastore e connettori a cui i loro singoli account utente sono autorizzati ad accedere.

Condividere un workflow

Per condividere un workflow:

App

1. Apri l'app Gemini Enterprise e vai alla pagina Galleria di agenti.

   Viene visualizzata la pagina Galleria di agenti che mostra tutti gli agenti predefiniti e quelli creati su misura.

2. Nella sezione I tuoi agenti, individua il flusso di lavoro che vuoi condividere.

   Nota: puoi condividere un flusso di lavoro in stato draft, ma gli altri utenti non possono eseguirlo finché non viene attivato.

3. Nell'intestazione in alto a destra del canvas di Workflow Builder, fai clic su Condividi.

4. Inserisci gli indirizzi email degli utenti o dei gruppi Google con cui vuoi condividere il flusso di lavoro.

   Nota: puoi condividere il flusso di lavoro con indirizzi email di singoli utenti. La condivisione con Google Gruppi non è abilitata per gli utenti finali. Un amministratore dell'app Gemini Enterprise o qualsiasi utente con il ruolo Amministratore Discovery Engine (discoveryengine.admin) può attivare la condivisione di gruppo a livello di app Gemini Enterprise.

5. Fai clic su Fine.

   Nota: se l'amministratore dell'app ha attivato la revisione dell'amministratore per la condivisione del flusso di lavoro, viene inviata una richiesta di condivisione all'amministratore dell'app per la revisione e l'approvazione. Dopo che l'amministratore dell'app approva la richiesta, il workflow viene condiviso con gli utenti nell'elenco per gli accessi. Puoi modificare la richiesta di condivisione in qualsiasi momento per aggiungere o rimuovere utenti oppure annullare la richiesta.

Controllo della revisione dell'amministratore

Per impostazione predefinita, i proprietari dei flussi di lavoro possono condividerli con qualsiasi utente all'interno della propria organizzazione senza l'approvazione di un amministratore dell'app. Tuttavia, gli amministratori delle app possono modificare le configurazioni di controllo delle funzionalità per richiedere la revisione e l'approvazione dell'amministratore per la condivisione dei flussi di lavoro nell'app.

Per impostazione predefinita, i proprietari dei workflow non possono condividere i propri workflow con i gruppi. Tuttavia, l'amministratore dell'app Gemini Enterprise può scegliere di rendere i flussi di lavoro condivisibili con i Gruppi Google, con o senza l'approvazione dell'amministratore.

Il processo di condivisione

Solo la condivisione iniziale di un flusso di lavoro richiede la revisione e l'approvazione dell'amministratore. Le revisioni successive del workflow non richiedono una nuova approvazione.

La condivisione del flusso di lavoro segue una procedura in due passaggi quando la revisione dell'amministratore è attivata:

1. Il proprietario del flusso di lavoro lo condivide con uno o più utenti o Google Gruppi.

2. L'amministratore dell'app esamina la richiesta di condivisione e la approva o la rifiuta.

Esaminare una richiesta di condivisione

Gli amministratori delle app sono responsabili della revisione e della gestione delle richieste di condivisione del flusso di lavoro.

Note:

• Questa sezione si applica solo se la funzionalità Abilita la condivisione del flusso di lavoro senza l'approvazione dell'amministratore è disattivata nei controlli delle funzionalità dell'app.
• Solo gli amministratori delle app con il ruolo IAM Amministratore Gemini Enterprise possono esaminare e approvare le richieste di condivisione.

Console

Per esaminare una richiesta di condivisione come amministratore dell'app:

1. Nella console Google Cloud , vai alla pagina Gemini Enterprise > App.

   Gemini Enterprise

2. Fai clic sul nome dell'app contenente il flusso di lavoro.

3. Nel menu di navigazione dell'app, fai clic su Agenti.

4. Individua il flusso di lavoro con un'azione Esamina richiesta di condivisione nella colonna Autorizzazioni utente.

   

5. Fai clic su Esamina richiesta di condivisione.

6. Nel riquadro Richiesta di condivisione:

   • Esamina l'elenco per gli accessi in Richiesta di condivisione con i seguenti utenti.
   • (Facoltativo) Modifica l'elenco per gli accessi per aggiungere o rimuovere account utente, Google Gruppi o pool di identità WIF.

7. Per approvare la richiesta e concedere l'accesso, fai clic su Approva e attiva.

8. Per rifiutare la richiesta, fai clic su Nega.

Utilizzare un workflow condiviso

Quando il proprietario di un workflow lo condivide con te, puoi accedere alla configurazione del grafico e visualizzarla in anteprima. Sebbene il grafico del flusso di lavoro sia di sola lettura per gli utenti condivisi, puoi eseguire un'anteprima manualmente, configurare le tue impostazioni di attivazione, visualizzare la tua cronologia delle esecuzioni o creare una copia del flusso di lavoro.

App

1. Apri l'app web Gemini Enterprise in un browser.
2. Nel menu di navigazione dell'app web, fai clic su Agenti.
3. Vai alla sezione Condivisi con me > Dalla tua organizzazione.

4. Fai clic sul flusso di lavoro condiviso che vuoi visualizzare. Il flusso di lavoro viene avviato in un layout del designer di sola lettura, che mostra il grafico dei nodi live. Nota: se il flusso di lavoro condiviso è sospeso o disattivato, l'area di lavoro di Workflow Builder non viene visualizzata e non puoi eseguirlo, ma puoi comunque visualizzare le esecuzioni precedenti.

5. (Facoltativo) Per eseguire un test manuale del flusso di lavoro:

   • Fai clic su Anteprima nell'intestazione in alto a destra del canvas di Workflow Builder.
   • Esegui l'anteprima. Se l'esecuzione dell'anteprima non riesce perché un connettore utilizzato dal flusso di lavoro non è autorizzato, fai clic su Attiva connettori sotto il messaggio di errore per completare il flusso OAuth.

Configurare trigger personalizzati

I trigger in un flusso di lavoro condiviso sono specifici per l'utente. Puoi configurare una pianificazione personalizzata o filtri degli eventi per eseguire automaticamente un flusso di lavoro condiviso.

Per configurare i tuoi trigger:

App

1. Apri l'app web Gemini Enterprise in un browser.
2. Nel menu di navigazione dell'app web, fai clic su Agenti > Galleria.
3. Vai alla sezione Condivisi con me > Dalla tua organizzazione e fai clic sul workflow condiviso per cui vuoi impostare un trigger.

4. Accedi alla configurazione del trigger:

   • Seleziona il menu Azioni > Configura trigger.
   • In alternativa, apri il workflow nel canvas dell'editor di Workflow Builder, fai clic sul nome del workflow e seleziona Configura attivatori.

5. Puoi configurare un trigger utilizzando una delle seguenti modalità:

   • Pianificazione: seleziona Esegui in base a una pianificazione e configura quando il flusso di lavoro viene eseguito (ad esempio la frequenza e il fuso orario).
   • Evento:seleziona Esegui in base agli eventi dell'app e configura i filtri degli eventi per specificare quando il flusso di lavoro viene eseguito. Ad esempio, per un trigger evento di Google Drive, puoi filtrare in base a campi come Proprietari (ad esempio un ID Google come janedoe), Nome, Tipo MIME, Ora di modifica o Cartella principale. Selezioni un operatore (ad esempio contiene o uguale a), inserisci un valore e combina più regole utilizzando le condizioni AND o OR.

6. Se il workflow utilizza connettori che richiedono l'autenticazione (ad esempio, connettori utilizzati in un passaggio del workflow anziché nel trigger stesso), abilita e autorizza i connettori nell'editor canvas di Workflow Builder quando richiesto.

7. Fai clic su Salva. Il trigger viene salvato e il workflow viene eseguito automaticamente. Puoi attivare manualmente il flusso di lavoro per visualizzare l'anteprima di ciò che accadrà quando la pianificazione o il trigger evento eseguirà questo flusso di lavoro. Se vuoi interrompere l'esecuzione del flusso di lavoro, seleziona Non eseguire in base agli eventi delle app o Non eseguire in base a una pianificazione dalla finestra di dialogo Configura trigger.

Visualizzare le corse

Per visualizzare le tue corse:

App

1. Nel menu di navigazione dell'app web, fai clic su Agenti.
2. Vai alla sezione Condivisi con me > Dalla tua organizzazione e fai clic sul workflow condiviso.
3. Nel canvas di Workflow Builder, fai clic sulla scheda Esecuzioni.
4. Fai clic su un'esecuzione specifica per visualizzare i relativi log e la traccia passo passo.

Per saperne di più, consulta Esecuzioni del flusso di lavoro.

Crea una copia di un workflow condiviso

I workflow condivisi sono di sola lettura per gli utenti condivisi, ad eccezione delle configurazioni dei trigger. Se vuoi modificare e personalizzare i passaggi di un flusso di lavoro condiviso, puoi crearne una copia nel tuo spazio di lavoro.

Per creare un duplicato modificabile del flusso di lavoro condiviso:

App

1. Apri l'app web Gemini Enterprise in un browser.
2. Nel menu di navigazione dell'app web, fai clic su Agenti > Galleria.
3. Vai alla sezione Condivisi con me > Dalla tua organizzazione e fai clic sul workflow condiviso che vuoi copiare.
4. Nell'area di lavoro dell'editor di Workflow Builder, fai clic sul titolo del flusso di lavoro e seleziona Crea una copia. La copia viene aggiunta all'elenco I tuoi agenti.

Dipendenze del workflow condivise

Se il tuo flusso di lavoro importa e fa riferimento ad altri flussi di lavoro (flussi di lavoro secondari) nei suoi passaggi, tieni presente quanto segue:

• Requisiti di accesso: quando condividi un flusso di lavoro principale o quando importi un flusso di lavoro nel tuo flusso di lavoro, assicurati che tutti gli utenti nell'elenco per gli accessi abbiano accesso anche a tutti i flussi di lavoro secondari importati.
• Errori di esecuzione: se un utente esegue un flusso di lavoro senza accesso a un sottoflusso di lavoro importato, l'esecuzione non va a buon fine e viene visualizzato un messaggio che chiede di richiedere l'accesso al proprietario.

Limiti di condivisione

Quando condividi un agente del flusso di lavoro, si applicano i seguenti limiti:

• Massimo 1500 account individuali:Gemini Enterprise gestisce l'accesso degli agenti utilizzando i criteri di autorizzazione IAM Google Cloud sottostanti, che impongono un limite massimo di 1500 membri per criterio. La condivisione di un agente con più di 1500 account utente individuali causa l'esito negativo dell'operazione con il seguente errore:

  The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.
  

• Utilizza i gruppi per condividere su larga scala:ogni gruppo Google o Workspace viene conteggiato come un singolo membro ai fini del limite di 1500 membri previsto dalle norme. Se devi condividere un agente con centinaia o migliaia di colleghi in un'organizzazione, chiedi all'amministratore dell'app di attivare la condivisione di gruppo e inserisci gli indirizzi email di gruppo (ad esempio [e-mail]) anziché i singoli account utente.

Per un elenco completo dei vincoli di sistema, consulta Quote e limiti di Workflow Builder.

Considerazioni

• Se il proprietario del flusso di lavoro attiva una nuova versione o aggiorna la versione live del flusso di lavoro, tutti gli utenti condivisi eseguono automaticamente la nuova versione live nelle esecuzioni successive.

• Se un flusso di lavoro è disattivato o sospeso, il canvas di Workflow Builder non viene visualizzato e gli utenti condivisi non possono eseguire il flusso di lavoro, ma possono comunque visualizzare le cronologie delle esecuzioni passate e i log delle sessioni nella galleria Esecuzioni. Se il flusso di lavoro viene annullato, disattivato o eliminato, gli utenti condivisi perdono l'accesso, inclusi la cronologia delle corse e i log delle sessioni.

• Le azioni che modificano i dati esterni richiedono l'approvazione human-in-the-loop (HITL), ad eccezione delle email o degli eventi di calendario che invii a te stesso.

• Gli amministratori delle app possono trasferire la proprietà di un agente del flusso di lavoro condiviso a un altro utente o a se stessi nella console Google Cloud . Se l'agente del flusso di lavoro ha un trigger di pianificazione o un trigger di evento, l'operazione di trasferimento li contrassegna come pianificazioni o eventi disattivati e il nuovo proprietario deve attivarli prima di utilizzare l'agente. Per maggiori informazioni, vedi Trasferimento della proprietà dell'agente di trasferimento.

Passaggi successivi

• Scopri come creare un workflow.
• Scopri come modificare un flusso di lavoro.
• Scopri come gestire le versioni del flusso di lavoro.
• Scopri come monitorare le esecuzioni del flusso di lavoro.
• Visualizza le quote e i limiti di Workflow Builder.