워크플로 공유

워크플로 빌더를 사용하여 만들고 실행한 워크플로를 조직 내 다른 사용자와 공유합니다.

워크플로 공유를 사용하면 다음 작업을 할 수 있습니다.

  • 조직의 사용자 및 그룹과 실시간 워크플로를 공유합니다.
  • 맞춤 실행 일정 또는 이벤트 기반 트리거를 설정합니다.
  • 미리보기 실행 및 자동 실행을 추적합니다.
  • 공유 워크플로를 복제하여 단계를 맞춤설정합니다.

앱의 기능 제어 구성에 따라 워크플로를 공유하려면 관리자가 요청을 검토하고 승인해야 할 수 있습니다.

워크플로를 공유하면 워크플로를 공유받은 사용자가 라이브 버전을 보고 사용할 수 있습니다.

워크플로 공유

워크플로를 공유하려면 다음 단계를 따르세요.

앱

  1. Gemini Enterprise 앱을 열고 에이전트 갤러리 페이지로 이동합니다.

    에이전트 갤러리 페이지가 표시되고 사전 빌드된 에이전트와 맞춤 빌드된 에이전트가 모두 표시됩니다.

  2. 상담사 섹션에서 공유하려는 워크플로를 찾습니다.

  3. Workflow Builder 캔버스의 오른쪽 상단 헤더에서 공유 아이콘 공유를 클릭합니다.

  4. 워크플로를 공유할 사용자 또는 Google 그룹의 이메일 주소를 입력합니다.

  5. 완료를 클릭합니다.

관리자 검토 관리

기본적으로 워크플로 소유자는 앱 관리자의 승인 없이 조직 내 모든 사용자와 워크플로를 공유할 수 있습니다. 하지만 앱 관리자는 앱에서 워크플로를 공유할 때 관리자의 검토 및 승인이 필요하도록 앱 기능 제어 구성을 변경할 수 있습니다.

기본적으로 워크플로 소유자는 그룹과 워크플로를 공유할 수 없습니다. 하지만 Gemini Enterprise 앱 관리자는 관리자 승인 여부와 관계없이 Google 그룹과 워크플로를 공유할 수 있습니다.

공유 프로세스

워크플로의 초기 공유에만 관리자 검토 및 승인이 필요합니다. 이후 워크플로 수정에는 재승인이 필요하지 않습니다.

관리자 검토가 사용 설정된 경우 워크플로 공유는 2단계 프로세스를 따릅니다.

  1. 워크플로 소유자가 하나 이상의 사용자 또는 Google 그룹스와 워크플로를 공유합니다.

  2. 앱 관리자가 공유 요청을 검토하고 승인 또는 거부합니다.

공유 요청 검토

앱 관리자는 워크플로 공유 요청을 검토하고 관리할 책임이 있습니다.

콘솔

앱 관리자가 공유 요청을 검토하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. Google Cloud 콘솔에서 Gemini Enterprise > 앱 페이지로 이동합니다.

    Gemini Enterprise

  2. 워크플로가 포함된 앱의 이름을 클릭합니다.

  3. 앱 탐색 메뉴에서 상담사를 클릭합니다.

  4. 사용자 권한 열에서 공유 요청 검토 작업이 있는 워크플로를 찾습니다.

    워크플로 검토 요청 공유

  5. 공유 요청 검토를 클릭합니다.

  6. 공유 요청 창에서 다음을 수행합니다.

    • 다음 사용자와의 공유 요청됨 아래의 액세스 목록을 검토합니다.
    • 선택사항: 액세스 목록을 수정하여 사용자 계정, Google 그룹 또는 WIF ID 풀을 추가하거나 삭제합니다.

  7. 요청을 승인하고 액세스 권한을 부여하려면 승인 및 사용 설정을 클릭합니다.

  8. 요청을 거부하려면 거부를 클릭합니다.

공유 워크플로 사용

워크플로 소유자가 워크플로를 공유하면 그래프 구성에 액세스하여 미리 볼 수 있습니다. 워크플로 그래프는 공유 사용자에게 읽기 전용이지만 미리보기를 수동으로 실행하거나, 자체 트리거 설정을 구성하거나, 자체 실행 기록을 확인하거나, 워크플로 사본을 만들 수 있습니다.

앱

  1. 브라우저에서 Gemini Enterprise 웹 앱을 엽니다.
  2. 웹 앱 탐색 메뉴에서 상담사 아이콘 에이전트를 클릭합니다.
  3. 공유 문서함 > 조직 섹션으로 이동합니다.

  4. 보려는 공유 워크플로를 클릭합니다. 워크플로가 읽기 전용 디자이너 레이아웃에서 실행되어 라이브 노드 그래프가 표시됩니다. 참고: 공유 워크플로가 일시중지되거나 사용 중지된 경우 워크플로 빌더 캔버스가 렌더링되지 않아 실행할 수 없지만 이전 실행은 계속 볼 수 있습니다.

  5. 선택사항: 워크플로의 수동 테스트 실행을 수행하려면 다음 단계를 따르세요.

    • Workflow Builder 캔버스의 오른쪽 상단 헤더에서 미리보기를 클릭합니다.
    • 미리보기를 실행합니다. 워크플로에서 사용하는 커넥터가 승인되지 않아 미리보기 실행이 실패하면 오류 메시지 아래에 있는 커넥터 사용 설정을 클릭하여 OAuth 흐름을 완료합니다.

직접 트리거 설정하기

공유 워크플로의 트리거는 사용자별로 다릅니다. 공유 워크플로를 자동으로 실행하도록 맞춤 실행 일정 또는 이벤트 필터를 구성할 수 있습니다.

자체 트리거를 설정하려면 다음 단계를 따르세요.

앱

  1. 브라우저에서 Gemini Enterprise 웹 앱을 엽니다.
  2. 웹 앱 탐색 메뉴에서 상담사 아이콘 에이전트 > 갤러리를 클릭합니다.
  3. 공유 문서함 > 우리 조직 섹션으로 이동하여 트리거를 설정할 공유 워크플로를 클릭합니다.

  4. 트리거 구성에 액세스합니다.

    • 작업 메뉴 > 트리거 설정을 선택합니다.
    • 또는 Workflow Builder 편집기 캔버스에서 워크플로를 열고 워크플로 이름을 클릭한 다음 트리거 설정을 선택합니다.

  5. 다음 모드 중 하나를 사용하여 트리거를 구성할 수 있습니다.

    • 일정: 일정에 따라 실행을 선택하고 워크플로가 실행되는 시점 (예: 빈도 및 시간대)을 구성합니다.
    • 이벤트: 앱 이벤트에서 실행을 선택하고 이벤트 필터를 구성하여 워크플로가 실행되는 시점을 지정합니다. 예를 들어 Google Drive 이벤트 트리거의 경우 소유자 (예: janedoe와 같은 Google ID), 이름, MIME 유형, 수정 시간 또는 상위 폴더와 같은 필드를 기준으로 필터링할 수 있습니다. 연산자 (예: 포함 또는 같음)를 선택하고 값을 입력한 다음 AND 또는 OR 조건을 사용하여 여러 규칙을 결합합니다.

  6. 워크플로에서 인증이 필요한 커넥터 (예: 트리거 자체가 아닌 워크플로 단계에서 사용되는 커넥터)를 사용하는 경우 메시지가 표시되면 Workflow Builder 캔버스 편집기에서 커넥터를 사용 설정하고 승인합니다.

  7. 저장을 클릭합니다. 트리거가 저장되고 워크플로가 자동으로 실행됩니다. 워크플로를 수동으로 트리거하여 일정 또는 이벤트 트리거가 이 워크플로를 실행할 때 어떤 일이 발생하는지 미리 볼 수 있습니다. 워크플로 실행을 중지하려면 트리거 설정 대화상자에서 앱 이벤트에서 실행 안 함 또는 일정에서 실행 안 함을 선택합니다.

러닝 보기

실행을 보려면 다음 단계를 따르세요.

앱

  1. 웹 앱 탐색 메뉴에서 상담사 아이콘 에이전트를 클릭합니다.
  2. 공유 문서함 > 조직에서 공유 섹션으로 이동하여 공유된 워크플로를 클릭합니다.
  3. Workflow Builder 캔버스에서 실행 탭을 클릭합니다.
  4. 특정 실행을 클릭하여 실행 로그와 단계별 트레이스를 확인합니다.

자세한 내용은 워크플로 실행을 참고하세요.

공유 워크플로의 사본 만들기

공유 워크플로는 트리거 구성을 제외하고 공유 사용자에게 읽기 전용입니다. 공유 워크플로의 단계를 수정하고 맞춤설정하려면 내 작업공간에 사본을 만드세요.

공유 워크플로의 수정 가능한 중복 항목을 만들려면 다음 단계를 따르세요.

앱

  1. 브라우저에서 Gemini Enterprise 웹 앱을 엽니다.
  2. 웹 앱 탐색 메뉴에서 상담사 아이콘 에이전트 > 갤러리를 클릭합니다.
  3. 공유 문서함 > 조직에서 공유 섹션으로 이동하여 복사할 공유 워크플로를 클릭합니다.
  4. Workflow Builder 편집기 캔버스에서 워크플로 제목을 클릭하고 사본 만들기를 선택합니다. 사본이 내 에이전트 목록에 추가됩니다.

공유 워크플로 종속 항목

워크플로 단계에서 다른 워크플로 (하위 워크플로)를 가져오고 참조하는 경우 다음 사항에 유의하세요.

  • 액세스 요구사항: 상위 워크플로를 공유하거나 워크플로를 워크플로로 가져올 때 액세스 목록의 모든 사용자에게 가져온 모든 하위 워크플로에 대한 액세스 권한이 있는지 확인하세요.
  • 실행 실패: 사용자가 가져온 하위 워크플로에 대한 액세스 권한 없이 워크플로를 실행하면 소유자에게 액세스 권한을 요청하라는 메시지와 함께 실행이 실패합니다.

공유 한도

워크플로 에이전트를 공유할 때는 다음 제한사항이 적용됩니다.

  • 최대 1,500개의 개별 계정: Gemini Enterprise는 기본 Google Cloud IAM 허용 정책을 사용하여 에이전트 액세스를 관리하며, 정책당 회원 수를 1,500명으로 제한합니다. 1,500개가 넘는 개별 사용자 계정과 에이전트를 공유하면 다음 오류와 함께 작업이 실패합니다.

    The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.

  • 그룹을 사용하여 대규모로 공유: 각 Google 그룹스 또는 Workspace 그룹은 1,500명 멤버 정책 한도에 대해 단일 멤버로 계산됩니다. 조직 전체에서 수백 또는 수천 명의 동료와 에이전트를 공유해야 하는 경우 앱 관리자에게 그룹 공유를 사용 설정하고 개별 사용자 계정 대신 그룹 이메일 주소 (예: support-team@example.com)를 입력해 달라고 요청하세요.

시스템 제약 조건의 전체 목록은 Workflow Builder 할당량 및 한도를 참고하세요.

고려사항

  • 워크플로 소유자가 새 버전을 사용 설정하거나 서비스 중인 버전을 업데이트하면 공유된 모든 사용자가 후속 실행에서 새 서비스 중인 버전을 자동으로 실행합니다.

  • 워크플로가 사용 중지되거나 일시중지되면 Workflow Builder 캔버스가 렌더링되지 않고 공유된 사용자가 워크플로를 실행할 수 없지만 실행 갤러리에서 이전 실행 기록과 세션 로그를 볼 수는 있습니다. 워크플로의 공유가 취소되거나, 워크플로가 사용 중지되거나 삭제되면 공유된 사용자는 이전 실행 기록 및 세션 로그를 비롯한 모든 액세스 권한을 잃게 됩니다.

  • 자신에게 보내는 이메일 또는 캘린더 일정을 제외하고 외부 데이터를 수정하는 작업에는 인간 참여형 (HITL) 승인이 필요합니다.

  • 앱 관리자는 Google Cloud 콘솔에서 공유 워크플로 에이전트의 소유권을 다른 사용자 또는 자신에게 이전할 수 있습니다. 워크플로 에이전트에 일정 트리거 또는 이벤트 트리거가 있는 경우 이전 작업은 이를 사용 중지된 일정 또는 이벤트로 표시하며 새 소유자는 에이전트를 사용하기 전에 이를 사용 설정해야 합니다. 자세한 내용은 에이전트 소유권 이전을 참고하세요.

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