Workflow freigeben

Sie können Workflows, die Sie mit Workflow Builder erstellt und gestartet haben, für andere Nutzer in Ihrer Organisation freigeben.

Mit der Workflowfreigabe haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Sie können Live-Workflows für Nutzer und Gruppen in Ihrer Organisation freigeben.
  • Sie können benutzerdefinierte Ausführungszeitpläne oder ereignisbasierte Trigger einrichten.
  • Sie können Vorschauausführungen und automatisierte Ausführungen verfolgen.
  • Sie können freigegebene Workflows duplizieren, um die Schritte anzupassen.

Je nach den Konfigurationen der Funktionssteuerung Ihrer App muss ein Administrator Ihre Anfrage möglicherweise prüfen und genehmigen, bevor Sie einen Workflow freigeben können.

Wenn Sie einen Workflow freigeben, sehen und verwenden die Personen, für die Sie den Workflow freigegeben haben, die Live-Version.

Workflow freigeben

So geben Sie einen Workflow frei:

App

  1. Öffnen Sie Ihre Gemini Enterprise-App und rufen Sie die Seite Agentengalerie auf.

    Die Seite Agentengalerie wird angezeigt. Dort sind alle vor- und benutzerdefinierten KI-Agenten zu sehen.

  2. Suchen Sie im Bereich Ihre Agents nach dem Workflow, den Sie freigeben möchten.

  3. Klicken Sie rechts oben in der Kopfzeile des Workflow Builder-Canvas auf Freigabesymbol Freigeben.

  4. Geben Sie die E‑Mail-Adressen der Nutzer oder Google-Gruppen ein, für die Sie den Workflow freigeben möchten.

  5. Klicken Sie auf Fertig.

Administratorprüfung steuern

Standardmäßig können Workflowinhaber ihre Workflows für jeden Nutzer in ihrer Organisation freigeben, ohne dass eine Genehmigung durch einen App-Administrator erforderlich ist. App Administratoren können jedoch die Konfigurationen der App Funktionssteuerung ändern, um eine Administratorprüfung und -genehmigung für die Freigabe von Workflows in der App zu erzwingen.

Standardmäßig können Workflowinhaber ihre Workflows nicht für Gruppen freigeben. Der Gemini Enterprise-App-Administrator kann jedoch festlegen, dass Workflows für Google-Gruppen freigegeben werden können – mit oder ohne Administratorgenehmigung.

Freigabeprozess

Nur die erste Freigabe eines Workflows erfordert eine Administratorprüfung und -genehmigung. Für nachfolgende Workflowüberarbeitungen ist keine erneute Genehmigung erforderlich.

Die Workflowfreigabe erfolgt in zwei Schritten, wenn die Administratorprüfung aktiviert ist:

  1. Der Workflowinhaber gibt den Workflow für einen oder mehrere Nutzer oder Google-Gruppen frei.

  2. Der App-Administrator prüft die Freigabeanfrage und genehmigt oder lehnt sie ab.

Freigabeanfrage prüfen

App-Administratoren sind für die Prüfung und Verwaltung von Workflowfreigabeanfragen verantwortlich.

Console

So prüfen Sie als App-Administrator eine Freigabeanfrage:

  1. Rufen Sie in der Google Cloud Console die Seite Gemini Enterprise > Apps auf.

    Gemini Enterprise

  2. Klicken Sie auf den Namen der App, die den Workflow enthält.

  3. Klicken Sie im Navigationsmenü der App auf Agenten.

  4. Suchen Sie in der Spalte Nutzerberechtigungen nach dem Workflow mit der Aktion Freigabeanfrage prüfen.

    Freigabeanfrage für Workflow teilen

  5. Klicken Sie auf Freigabeanfrage prüfen.

  6. Im Bereich Freigabeanfrage:

    • Prüfen Sie die Zugriffsliste unter Freigabe für die folgenden Nutzer angefordert.
    • Optional: Ändern Sie die Zugriffsliste, um Nutzerkonten, Google-Gruppen oder WIF-Identitätspools hinzuzufügen oder zu entfernen.

  7. Wenn Sie die Anfrage genehmigen und Zugriff gewähren möchten, klicken Sie auf Genehmigen und aktivieren.

  8. Wenn Sie die Anfrage ablehnen möchten, klicken Sie auf Ablehnen.

Freigegebenen Workflow verwenden

Wenn ein Workflowinhaber einen Workflow für Sie freigibt, können Sie auf die Diagrammkonfiguration zugreifen und eine Vorschau davon ansehen. Das Workflowdiagramm ist für freigegebene Nutzer schreibgeschützt. Sie können jedoch manuell eine Vorschau ausführen, eigene Triggereinstellungen konfigurieren, Ihren eigenen Ausführungsverlauf ansehen, oder eine Kopie des Workflows erstellen.

App

  1. Öffnen Sie Ihre Gemini Enterprise-Webanwendung in einem Browser.
  2. Klicken Sie im Navigationsmenü der Webanwendung auf Agentensymbol Agenten.
  3. Rufen Sie den Bereich Für mich freigegeben > Von meiner Organisation auf.

  4. Klicken Sie auf den freigegebenen Workflow, den Sie ansehen möchten. Der Workflow wird in einem schreibgeschützten Designerlayout gestartet, in dem das Live-Knotendiagramm angezeigt wird. Hinweis: Wenn der freigegebene Workflow angehalten oder deaktiviert ist, wird das Workflow Builder-Canvas nicht gerendert und Sie können ihn nicht ausführen. Sie können sich jedoch weiterhin die vorherigen Ausführungen ansehen.

  5. Optional: So führen Sie einen manuellen Testlauf des Workflows aus:

    • Klicken Sie rechts oben in der Kopfzeile des Workflow Builder-Canvas auf Vorschau.
    • Führen Sie die Vorschau aus. Wenn die Vorschauausführung fehlschlägt, weil ein vom Workflow verwendeter Connector nicht autorisiert ist, klicken Sie unter der Fehlermeldung auf Connectors aktivieren , um den OAuth-Ablauf abzuschließen.

Eigene Trigger einrichten

Trigger für einen freigegebenen Workflow sind nutzerspezifisch. Sie können einen benutzerdefinierten Ausführungszeitplan oder Ereignisfilter konfigurieren, um einen freigegebenen Workflow automatisch auszuführen.

So richten Sie eigene Trigger ein:

App

  1. Öffnen Sie Ihre Gemini Enterprise-Webanwendung in einem Browser.
  2. Klicken Sie im Navigationsmenü der Webanwendung auf Agentensymbol Agenten > Galerie.
  3. Rufen Sie den Bereich Für mich freigegeben > Von meiner Organisation auf und klicken Sie auf den freigegebenen Workflow, für den Sie einen Trigger einrichten möchten.

  4. Rufen Sie die Triggerkonfiguration auf:

    • Wählen Sie das Menü „“ Aktionen > Trigger einrichten aus.
    • Alternativ können Sie den Workflow im Workflow Builder-Editor-Canvas öffnen, auf den Workflownamen klicken und Trigger einrichten auswählen.

  5. Sie können einen Trigger mit einem der folgenden Modi konfigurieren:

    • Zeitplan:Wählen Sie Nach Zeitplan ausführen aus und konfigurieren Sie, wann der Workflow für Sie ausgeführt werden soll (z. B. Häufigkeit und Zeitzone).
    • Ereignis:Wählen Sie Bei App-Ereignissen ausführen aus und konfigurieren Sie die Ereignisfilter, um festzulegen, wann der Workflow für Sie ausgeführt werden soll. Bei einem Google Drive-Ereignistrigger können Sie beispielsweise nach Feldern wie Inhaber (z. B. eine Google-ID wie janedoe), Name, MIME-Typ, Änderungszeit oder Übergeordneter Ordner filtern. Wählen Sie einen Operator aus (z. B. enthält oder ist gleich), geben Sie einen Wert ein und kombinieren Sie mehrere Regeln mit den Bedingungen UND oder ODER.

  6. Wenn der Workflow Connectors verwendet, die eine Authentifizierung erfordern (z. B. Connectors, die in einem Workflowschritt und nicht im Trigger selbst verwendet werden), aktivieren und autorisieren Sie die Connectors im Workflow Builder-Canvas-Editor, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

  7. Klicken Sie auf Speichern. Der Trigger wird gespeichert und führt den Workflow automatisch aus. Sie können den Workflow manuell auslösen , um eine Vorschau zu sehen, was passiert, wenn der Zeitplan- oder Ereignistrigger diesen Workflow ausführt. Wenn Sie die Ausführung Ihres Workflows beenden möchten, wählen Sie im Dialogfeld Trigger einrichten die Option Nicht bei App-Ereignissen ausführen oder Nicht nach Zeitplan ausführen aus.

Ausführungen ansehen

So sehen Sie sich Ihre Ausführungen an:

App

  1. Klicken Sie im Navigationsmenü der Webanwendung auf Agentensymbol Agenten.
  2. Rufen Sie den Bereich Für mich freigegeben > Von meiner Organisation auf und klicken Sie auf den freigegebenen Workflow.
  3. Klicken Sie im Workflow Builder-Canvas auf den Tab Ausführungen.
  4. Klicken Sie auf eine bestimmte Ausführung, um die Ausführungsprotokolle und den schrittweisen Trace anzusehen.

Weitere Informationen finden Sie unter Workflowausführungen.

Kopie eines freigegebenen Workflows erstellen

Freigegebene Workflows sind für freigegebene Nutzer schreibgeschützt, mit Ausnahme der Triggerkonfigurationen. Wenn Sie die Schritte eines freigegebenen Workflows bearbeiten und anpassen möchten, können Sie eine Kopie in Ihrem eigenen Arbeitsbereich erstellen.

So erstellen Sie ein bearbeitbares Duplikat des freigegebenen Workflows:

App

  1. Öffnen Sie Ihre Gemini Enterprise-Webanwendung in einem Browser.
  2. Klicken Sie im Navigationsmenü der Webanwendung auf Agentensymbol Agenten > Galerie.
  3. Rufen Sie den Bereich Für mich freigegeben > Von meiner Organisation auf und klicken Sie auf den freigegebenen Workflow, den Sie kopieren möchten.
  4. Klicken Sie im Workflow Builder-Editor-Canvas auf den Workflowtitel und wählen Sie Kopie erstellen aus. Die Kopie wird der Liste Ihre Agents hinzugefügt.

Abhängigkeiten freigegebener Workflows

Wenn Ihr Workflow andere Workflows (Unter-Workflows) in seine Workflowschritte importiert und darauf verweist, beachten Sie Folgendes:

  • Zugriffsvoraussetzungen: Wenn Sie einen übergeordneten Workflow freigeben oder einen Workflow in Ihren Workflow importieren , müssen alle Nutzer in Ihrer Zugriffsliste auch Zugriff auf alle importierten Unter-Workflows haben.
  • Ausführungsfehler: Wenn ein Nutzer einen Workflow ausführt, ohne Zugriff auf einen importierten Unter-Workflow zu haben, schlägt die Ausführung fehl und er wird aufgefordert, Zugriff vom Inhaber anzufordern.

Freigabelimits

Beim Freigeben eines Workflow-Agenten gelten die folgenden Limits:

  • Maximal 1.500 einzelne Konten: Gemini Enterprise verwaltet den Agentenzugriff mithilfe der zugrunde liegenden Google Cloud IAM-Zulassungsrichtlinien, die eine Obergrenze von 1.500 Mitgliedern pro Richtlinie erzwingen. Wenn Sie einen Agenten für mehr als 1.500 einzelne Nutzerkonten freigeben,schlägt der Vorgang mit dem folgenden Fehler fehl:

    The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.

  • Gruppen für die Freigabe im großen Maßstab verwenden:Jede Google-Gruppe oder Workspace-Gruppe wird als einzelnes Mitglied auf das Richtlinienlimit von 1.500 Mitgliedern angerechnet. Wenn Sie einen Agenten für Hunderte oder Tausende von Kollegen in einer Organisation freigeben müssen, bitten Sie Ihren App-Administrator, die Gruppenfreigabe zu aktivieren, und geben Sie anstelle einzelner Nutzerkonten E‑Mail-Adressen von Gruppen ein (z. B. support-team@example.com).

Eine vollständige Liste der Systembeschränkungen finden Sie unter Kontingente und Limits für Workflow Builder.

Hinweise

  • Wenn der Workflowinhaber eine neue Version aktiviert oder die Live-Version des Workflows aktualisiert, führen alle freigegebenen Nutzer bei nachfolgenden Ausführungen automatisch die neue Live-Version aus.

  • Wenn ein Workflow deaktiviert oder angehalten wird, wird das Workflow Builder-Canvas nicht gerendert und freigegebene Nutzer können den Workflow nicht ausführen. Sie können sich jedoch weiterhin ihre bisherigen Ausführungsverläufe und Sitzungsprotokolle in der Galerie „Ausführungen“ ansehen. Wenn die Freigabe des Workflows aufgehoben, er deaktiviert oder gelöscht wird, verlieren freigegebene Nutzer den gesamten Zugriff, einschließlich auf ihre bisherigen Ausführungsverläufe und Sitzungsprotokolle.

  • Für Aktionen, die externe Daten ändern, ist eine Human-in-the-Loop-Genehmigung (HITL) erforderlich, mit Ausnahme von E‑Mails oder Kalenderterminen, die Sie an sich selbst senden.

Nächste Schritte

  • Workflow erstellen
  • Workflow bearbeiten .
  • Workflowversionen verwalten .
  • Workflowausführungen überwachen
  • Kontingente und Limits für Workflow Builder