Membagikan alur kerja

Bagikan alur kerja yang telah Anda buat dan luncurkan menggunakan Workflow Builder kepada pengguna lain dalam organisasi Anda.

Dengan berbagi alur kerja, Anda dapat:

• Membagikan alur kerja aktif kepada pengguna dan grup di organisasi Anda.
• Menyiapkan jadwal menjalankan kustom atau pemicu berbasis peristiwa.
• Melacak eksekusi pratinjau dan menjalankan otomatis.
• Menduplikasi alur kerja yang dibagikan untuk menyesuaikan langkah-langkahnya.

Bergantung pada konfigurasi kontrol fitur aplikasi Anda , Anda mungkin memerlukan administrator untuk meninjau dan menyetujui permintaan Anda sebelum dapat membagikan alur kerja.

Jika Anda membagikan alur kerja, orang yang Anda ajak berbagi alur kerja akan melihat dan menggunakan versi aktif.

Perhatian: Saat Anda membagikan agen, pertimbangkan perilaku akses data berikut:

• File pengetahuan: Pengguna yang memiliki akses ke agen yang dibagikan dapat membuat kueri dan melihat informasi dari file yang diupload ke bagian Pengetahuan agen, meskipun mereka tidak memiliki akses langsung atau izin ke file sumber. Misalnya, jika Anda mengupload file rahasia ke bagian Pengetahuan, semua pengguna yang memiliki akses ke agen yang dibagikan dapat mengajukan pertanyaan tentang konten file tersebut.
• Konektor dan penyimpanan data: Saat agen mengakses data melalui konektor, daftar kontrol akses (ACL) dan izin pengguna akan dipertahankan. Pengguna hanya dapat membuat kueri dan mengambil data dari penyimpanan data dan konektor yang diizinkan untuk diakses oleh akun pengguna mereka.

Membagikan alur kerja

Untuk membagikan alur kerja, lakukan hal berikut:

Aplikasi

1. Buka aplikasi Gemini Enterprise Anda dan buka halaman Galeri Agen.

   Halaman Galeri Agen akan muncul dan menampilkan semua agen bawaan dan agen yang dibuat khusus.

2. Di bagian Agen Anda, temukan alur kerja yang ingin Anda bagikan.

   Catatan: Anda dapat membagikan alur kerja yang berstatus draft, tetapi pengguna lain tidak dapat menjalankannya hingga diaktifkan.

3. Di header kanan atas kanvas Workflow Builder, klik Bagikan.

4. Masukkan alamat email pengguna atau Google Grup yang ingin Anda ajak berbagi alur kerja.

   Catatan: Anda dapat membagikan alur kerja Anda dengan alamat email pengguna individual. Berbagi dengan Google Grup tidak diaktifkan untuk pengguna akhir. Administrator aplikasi Gemini Enterprise atau pengguna yang memiliki peran Admin Discovery Engine (discoveryengine.admin) dapat mengaktifkan berbagi grup di tingkat aplikasi Gemini Enterprise.

5. Klik Selesai.

   Catatan: Jika administrator aplikasi Anda telah mengaktifkan peninjauan administrator untuk berbagi alur kerja, permintaan berbagi akan dikirim ke administrator aplikasi untuk ditinjau dan disetujui. Setelah administrator aplikasi menyetujui permintaan tersebut, alur kerja akan dibagikan kepada orang-orang dalam daftar akses. Anda dapat mengedit permintaan berbagi kapan saja untuk menambahkan atau menghapus pengguna, atau membatalkan permintaan.

Kontrol peninjauan administrator

Secara default, pemilik alur kerja dapat membagikan alur kerja mereka kepada pengguna mana pun dalam organisasi mereka tanpa persetujuan dari administrator aplikasi. Namun, administrator aplikasi dapat mengubah konfigurasi kontrol fitur aplikasi untuk mewajibkan peninjauan dan persetujuan administrator untuk berbagi alur kerja di aplikasi.

Secara default, pemilik alur kerja tidak dapat membagikan alur kerja mereka kepada grup. Namun, administrator aplikasi Gemini Enterprise dapat memilih untuk membuat alur kerja dapat dibagikan kepada Google Grup—dengan atau tanpa persetujuan administrator.

Proses berbagi

Hanya pembagian awal alur kerja yang memerlukan peninjauan dan persetujuan administrator. Revisi alur kerja berikutnya tidak memerlukan persetujuan ulang.

Berbagi alur kerja mengikuti proses dua langkah jika peninjauan administrator diaktifkan:

1. Pemilik alur kerja membagikan alur kerja kepada satu atau beberapa pengguna atau Google Grup.

2. Administrator aplikasi meninjau permintaan berbagi dan menyetujui atau menolaknya.

Meninjau permintaan berbagi

Administrator aplikasi bertanggung jawab untuk meninjau dan mengelola permintaan berbagi alur kerja.

Catatan:

• Bagian ini hanya berlaku jika fitur Aktifkan berbagi alur kerja tanpa persetujuan administrator dinonaktifkan di kontrol fitur aplikasi.
• Hanya administrator aplikasi dengan peran IAM Admin Gemini Enterprise yang dapat meninjau dan menyetujui permintaan berbagi.

Konsol

Untuk meninjau permintaan berbagi sebagai administrator aplikasi, lakukan hal berikut:

1. Di Google Cloud konsol, buka halaman Gemini Enterprise > Apps.

   Gemini Enterprise

2. Klik nama aplikasi yang berisi alur kerja.

3. Di menu navigasi aplikasi, klik Agents.

4. Temukan alur kerja dengan tindakan Review share request di kolom User permissions.

   

5. Klik Review share request.

6. Di panel Share request:

   • Tinjau daftar akses di bagian Requested to share with the following users.
   • Opsional: Ubah daftar akses untuk menambahkan atau menghapus akun pengguna, Google Grup, atau kumpulan identitas WIF.

7. Untuk menyetujui permintaan dan memberikan akses, klik Approve and enable.

8. Untuk menolak permintaan, klik Deny.

Menggunakan alur kerja yang dibagikan

Saat pemilik alur kerja membagikan alur kerja kepada Anda, Anda dapat mengakses dan melihat pratinjau konfigurasi grafiknya. Meskipun grafik alur kerja bersifat hanya baca untuk pengguna yang diajak berbagi, Anda dapat menjalankan pratinjau secara manual, mengonfigurasi setelan pemicu Anda sendiri, melihat histori menjalankan Anda sendiri, atau membuat salinan alur kerja.

Aplikasi

1. Buka aplikasi web Gemini Enterprise Anda di browser.
2. Di menu navigasi aplikasi web, klik Agents.
3. Buka bagian Dibagikan kepada saya > Dari organisasi Anda.

4. Klik alur kerja yang dibagikan yang ingin Anda lihat. Alur kerja akan diluncurkan dalam tata letak desainer hanya baca, yang menampilkan grafik node aktif. Catatan: Jika alur kerja yang dibagikan ditangguhkan atau dinonaktifkan, kanvas Workflow Builder tidak akan dirender dan Anda tidak dapat menjalankannya, tetapi Anda masih dapat melihat proses sebelumnya.

5. Opsional: Untuk melakukan uji coba alur kerja secara manual:

   • Klik Pratinjau di header kanan atas kanvas Workflow Builder.
   • Jalankan pratinjau. Jika pratinjau gagal karena konektor yang digunakan oleh alur kerja tidak diotorisasi, klik Aktifkan Konektor di bawah pesan error untuk menyelesaikan alur OAuth.

Menyiapkan pemicu Anda sendiri

Pemicu pada alur kerja yang dibagikan bersifat khusus pengguna. Anda dapat mengonfigurasi jadwal menjalankan kustom atau filter peristiwa untuk menjalankan alur kerja yang dibagikan secara otomatis.

Untuk menyiapkan pemicu Anda sendiri, lakukan hal berikut:

Aplikasi

1. Buka aplikasi web Gemini Enterprise Anda di browser.
2. Di menu navigasi aplikasi web, klik Agents > Gallery.
3. Buka bagian Dibagikan kepada saya > Dari organisasi Anda , lalu klik alur kerja yang dibagikan yang ingin Anda siapkan pemicunya.

4. Akses konfigurasi pemicu:

   • Pilih menu Tindakan > Siapkan pemicu.
   • Atau, buka alur kerja di kanvas editor Workflow Builder, klik nama alur kerja, lalu pilih Siapkan pemicu.

5. Anda dapat mengonfigurasi pemicu menggunakan salah satu mode berikut:

   • Jadwal: Pilih Jalankan sesuai jadwal dan konfigurasi kapan alur kerja akan berjalan untuk Anda (seperti frekuensi dan zona waktu).
   • Peristiwa: Pilih Jalankan pada peristiwa aplikasi dan konfigurasi filter peristiwa untuk menentukan kapan alur kerja akan berjalan untuk Anda. Misalnya, untuk pemicu peristiwa Google Drive, Anda dapat memfilter menurut kolom seperti Pemilik (seperti ID Google seperti janedoe), Nama, Jenis MIME, Waktu diubah, atau Folder induk. Anda memilih operator (seperti berisi atau sama dengan), memasukkan nilai, dan menggabungkan beberapa aturan menggunakan kondisi AND atau OR.

6. Jika alur kerja menggunakan konektor yang memerlukan autentikasi (misalnya, konektor yang digunakan dalam langkah alur kerja, bukan pemicunya sendiri), aktifkan dan otorisasi konektor di editor kanvas Workflow Builder saat diminta.

7. Klik Simpan. Pemicu akan disimpan dan menjalankan alur kerja secara otomatis. Anda dapat memicu alur kerja secara manual untuk melihat pratinjau apa yang akan terjadi saat pemicu jadwal atau peristiwa menjalankan alur kerja ini. Jika Anda ingin alur kerja berhenti berjalan, pilih Jangan jalankan pada peristiwa aplikasi atau Jangan jalankan sesuai jadwal dari dialog Siapkan pemicu.

Melihat proses Anda

Untuk melihat proses Anda, lakukan hal berikut:

Aplikasi

1. Di menu navigasi aplikasi web, klik Agents.
2. Buka bagian Dibagikan kepada saya > Dari organisasi Anda , lalu klik alur kerja yang dibagikan.
3. Di kanvas Workflow Builder, klik tab Runs.
4. Klik proses tertentu untuk melihat log eksekusi dan pelacakan langkah demi langkah.

Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat proses alur kerja.

Membuat salinan alur kerja yang dibagikan

Alur kerja yang dibagikan bersifat hanya baca untuk pengguna yang diajak berbagi, kecuali untuk konfigurasi pemicunya. Jika ingin mengedit dan menyesuaikan langkah-langkah alur kerja yang dibagikan, Anda dapat membuat salinan di ruang kerja Anda sendiri.

Untuk membuat duplikat alur kerja yang dibagikan yang dapat diedit, lakukan hal berikut:

Aplikasi

1. Buka aplikasi web Gemini Enterprise Anda di browser.
2. Di menu navigasi aplikasi web, klik Agents > Gallery.
3. Buka bagian Dibagikan kepada saya > Dari organisasi Anda , lalu klik alur kerja yang dibagikan yang ingin Anda salin.
4. Di kanvas editor Workflow Builder, klik judul alur kerja, lalu pilih Buat salinan. Salinan akan ditambahkan ke daftar Agen Anda.

Dependensi alur kerja yang dibagikan

Jika alur kerja Anda mengimpor dan mereferensikan alur kerja lain (sub-alur kerja) dalam langkah-langkah alur kerjanya, perhatikan hal berikut:

• Persyaratan akses: Saat Anda membagikan alur kerja induk, atau saat Anda mengimpor alur kerja ke alur kerja Anda, pastikan semua pengguna dalam daftar akses Anda juga memiliki akses ke semua sub-alur kerja yang diimpor.
• Kegagalan proses: Jika pengguna menjalankan alur kerja tanpa akses ke sub-alur kerja yang diimpor, proses akan gagal dengan pesan yang meminta mereka untuk meminta akses dari pemilik.

Batas berbagi

Saat membagikan agen alur kerja, batas berikut berlaku:

• Maksimum 1.500 akun individual: Gemini Enterprise mengelola akses agen menggunakan kebijakan izin IAM yang mendasarinya Google Cloud , yang menerapkan batas maksimum 1.500 anggota per kebijakan. Membagikan agen kepada lebih dari 1.500 akun pengguna individual akan menyebabkan operasi gagal dengan error berikut:

  The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.
  

• Gunakan grup untuk berbagi dalam skala besar: Setiap Google Grup atau grup Workspace dihitung sebagai satu anggota terhadap batas kebijakan 1.500 anggota. Jika Anda perlu membagikan agen kepada ratusan atau ribuan kolega di seluruh organisasi, minta administrator aplikasi Anda untuk mengaktifkan berbagi grup dan memasukkan alamat email grup (misalnya, [e-mail]) dan bukan akun pengguna individual.

Untuk daftar lengkap batasan sistem, lihat Kuota dan batas Workflow Builder.

Pertimbangan

• Jika pemilik alur kerja mengaktifkan versi baru atau memperbarui versi aktif alur kerja, semua pengguna yang diajak berbagi akan otomatis menjalankan versi aktif baru pada eksekusi berikutnya.

• Jika alur kerja dinonaktifkan atau ditangguhkan, kanvas Workflow Builder tidak akan dirender dan pengguna yang diajak berbagi tidak dapat menjalankan alur kerja, tetapi mereka masih dapat melihat histori proses dan log sesi sebelumnya di galeri Runs. Jika alur kerja tidak dibagikan, dinonaktifkan, atau dihapus, pengguna yang diajak berbagi akan kehilangan semua akses, termasuk ke histori proses dan log sesi sebelumnya.

• Tindakan yang mengubah data eksternal memerlukan persetujuan human-in-the-loop (HITL), kecuali untuk email atau acara kalender yang Anda kirimkan kepada diri Anda sendiri.

Langkah berikutnya

• Pelajari cara membuat alur kerja .
• Pelajari cara mengedit alur kerja.
• Pelajari cara mengelola versi alur kerja.
• Pelajari cara me mantau proses alur kerja.
• Lihat Kuota dan batas Workflow Builder.