ワークフローを共有する

Workflow Builder を使用して作成し、リリースしたワークフローを、組織内の他のユーザーと共有します。

ワークフローを共有すると、次のことができます。

  • 組織内のユーザーやグループとライブ ワークフローを共有する。
  • カスタム実行スケジュールまたはイベントベースのトリガーを設定する。
  • プレビュー実行と自動実行を追跡する。
  • 共有ワークフローを複製して、ステップをカスタマイズする。

アプリの 機能制御の構成によっては、 ワークフローを共有する前に、管理者にリクエストの審査と承認を依頼する必要がある場合があります。

ワークフローを共有すると、ワークフローを共有したユーザーは公開版を表示して使用できます。

ワークフローを共有する

ワークフローを共有する手順は次のとおりです。

アプリ

  1. Gemini Enterprise app を開き、[Agent Gallery] ページに移動します。

    [Agent Gallery] ページが表示され、事前構築済みエージェントとカスタム構築のエージェントがすべて表示されます。

  2. [エージェント] セクションで、共有するワークフローを見つけます。

  3. Workflow Builder キャンバスの右上にあるヘッダーで、 [共有アイコン 共有] をクリックします。

  4. ワークフローを共有するユーザーまたは Google グループのメールアドレスを入力します。

  5. [完了] をクリックします。

管理者による審査の制御

デフォルトでは、ワークフローのオーナーは、アプリ管理者の承認なしに、組織内の任意のユーザーとワークフローを共有できます。ただし、アプリ 管理者は、アプリ 機能制御の構成 を変更して、アプリでワークフローを共有する際に管理者による審査と承認を必須にすることができます。

デフォルトでは、ワークフローのオーナーはワークフローをグループと共有できません。 ただし、Gemini Enterprise app 管理者は、管理者による承認の有無にかかわらず、ワークフローを Google グループと共有できるように選択できます。

共有プロセス

ワークフローの最初の共有のみ、管理者による審査と承認が必要です。ワークフローの以降の改訂では、再承認は必要ありません。

管理者による審査が有効になっている場合、ワークフローの共有は 2 段階のプロセスで行われます。

  1. ワークフローのオーナーが、1 人以上のユーザーまたは Google グループとワークフローを共有します。

  2. アプリ管理者が共有リクエストを審査し 、承認または拒否します。

共有リクエストを確認する

アプリ管理者は、ワークフローの共有リクエストを確認して管理する責任を負います。

コンソール

アプリ管理者として共有リクエストを確認する手順は次のとおりです。

  1. Google Cloud コンソールで、[Gemini Enterprise] > [アプリ] ページに移動します。

    Gemini Enterprise

  2. ワークフローを含むアプリの名前をクリックします。

  3. アプリのナビゲーション メニューで、[エージェント] をクリックします。

  4. [ユーザー権限] 列で [共有リクエストを確認] アクションがあるワークフローを探します。

    ワークフローの共有リクエストを確認する

  5. [共有リクエストを確認] をクリックします。

  6. [Share request] ペインで、次の操作を行います。

    • [次のユーザーとの共有をリクエストしました] のアクセスリストを確認します。
    • 省略可: アクセスリストを変更して、ユーザー アカウント、Google グループ、WIF ID プールを追加または削除します。

  7. リクエストを承認してアクセス権を付与するには、[Approve and enable] をクリックします。

  8. リクエストを拒否するには、[拒否] をクリックします。

共有ワークフローを使用する

ワークフローのオーナーがワークフローを共有すると、グラフ構成にアクセスしてプレビューできます。共有ユーザーはワークフロー グラフを読み取り専用で表示できますが、プレビューを手動で実行したり、 独自のトリガー設定を構成したり、 独自の実行履歴を表示したり、または ワークフローのコピーを作成したりできます。

アプリ

  1. ブラウザで Gemini Enterprise ウェブアプリを開きます。
  2. ウェブアプリのナビゲーション メニューで、エージェント アイコン [Agents] をクリックします。
  3. [共有アイテム > From your org] セクションに移動します。

  4. 表示する共有ワークフローをクリックします。 ワークフローが読み取り専用のデザイナー レイアウトで起動し、ライブノードグラフが表示されます。 注: 共有ワークフローが一時停止または無効になっている場合、Workflow Builder キャンバスはレンダリングされず、実行できませんが、過去の実行を表示することはできます。

  5. 省略可: ワークフローの手動テスト実行を行うには:

    • Workflow Builder キャンバスの右上にあるヘッダーで、[プレビュー] をクリックします。
    • プレビューを実行します。ワークフローで使用されているコネクタが承認されていないため、プレビュー実行が失敗した場合は、エラー メッセージの下にある [Enable Connectors] をクリックして OAuth フローを完了します。

独自のトリガーを設定する

共有ワークフローのトリガーはユーザー固有です。カスタム実行スケジュールまたはイベント フィルタを構成して、共有ワークフローを自動的に実行できます。

独自のトリガーを設定する手順は次のとおりです。

アプリ

  1. ブラウザで Gemini Enterprise ウェブアプリを開きます。
  2. ウェブアプリのナビゲーション メニューで、 エージェント アイコン [Agents] > [Gallery] をクリックします。
  3. [共有アイテム > From your org] セクションに移動し、トリガーを設定する共有ワークフローをクリックします。

  4. トリガー構成にアクセスします。

    • [Actions] メニュー > [トリガーの設定] を選択します。
    • または、Workflow Builder エディタ キャンバスでワークフローを開き、ワークフロー名をクリックして [トリガーの設定] を選択します。

  5. トリガーは、次のいずれかのモードを使用して構成できます。

    • スケジュール: [Run on a schedule] を選択し、ワークフローを実行するタイミング（頻度やタイムゾーンなど）を構成します。
    • イベント: [Run on app events] を選択し、イベント フィルタを構成して、ワークフローを実行するタイミングを指定します。 たとえば、Google ドライブのイベント トリガーの場合、 [**オーナー**]（janedoe などの Google ID）、[**名前**]、[**MIME タイプ**]、[**変更時刻**]、[**親フォルダ**] などのフィールドでフィルタできます。演算子（[含む] や [次に等しい] など）を選択し、値を入力して、AND 条件または OR 条件を使用して複数のルールを組み合わせます。

  6. ワークフローで認証が必要なコネクタ（トリガー自体ではなく、ワークフロー ステップで使用されるコネクタなど）を使用する場合は、Workflow Builder キャンバス エディタで、プロンプトが表示されたらコネクタを有効にして承認します。

  7. [保存] をクリックします。 トリガーが保存され、ワークフローが自動的に実行されます。ワークフローを 手動でトリガー して、スケジュールまたはイベント トリガーがこの ワークフローを実行したときに何が起こるかをプレビューできます。 ワークフローの実行を停止する場合は、[Don't run on app events] または [Don't run on a schedule] を [Set up triggers] ダイアログで選択します。

実行を表示する

実行を表示する手順は次のとおりです。

アプリ

  1. ウェブアプリのナビゲーション メニューで、エージェント アイコン [Agents] をクリックします。
  2. [共有アイテム > From your org] セクションに移動し、共有ワークフローをクリックします。
  3. Workflow Builder キャンバスで、[実行] タブをクリックします。
  4. 特定の実行をクリックして、実行ログとステップごとのトレースを表示します。

詳細については、 ワークフローの実行をご覧ください。

共有ワークフローのコピーを作成する

共有ワークフローは、トリガー構成を除き、共有ユーザーに対して読み取り専用です。共有ワークフローのステップを編集してカスタマイズする場合は、独自のワークスペースにコピーを作成できます。

共有ワークフローの編集可能な複製を作成する手順は次のとおりです。

アプリ

  1. ブラウザで Gemini Enterprise ウェブアプリを開きます。
  2. ウェブアプリのナビゲーション メニューで、エージェント アイコン [エージェント] > [ギャラリー] をクリックします。
  3. [共有アイテム > From your org] セクションに移動し、コピーする共有ワークフローをクリックします。
  4. Workflow Builder エディタ キャンバスで、ワークフローのタイトルをクリックして [コピーを作成] を選択します。 コピーが [エージェント] リストに追加されます。

共有ワークフローの依存関係

ワークフローで他のワークフロー（サブワークフロー）をインポートして参照する場合は、次の点に注意してください。

  • アクセス要件: 親ワークフローを共有する場合、またはワークフローに ワークフローをインポートする場合は、アクセスリスト内のすべてのユーザーが、インポートされたすべてのサブワークフローにも アクセスできることを確認してください。
  • 実行の失敗: インポートされた サブワークフローにアクセスせずにユーザーがワークフローを実行すると、実行が失敗し、オーナーにアクセスをリクエストするよう求めるメッセージが表示されます。

共有の上限

ワークフロー エージェントを共有する場合、次の上限が適用されます。

  • 最大 1,500 個の個別アカウント: Gemini Enterprise は、基盤となる Google Cloud IAM 許可ポリシーを使用してエージェントのアクセスを管理します。このポリシーでは、ポリシーごとに 1,500 人のメンバーの上限が設定されています。1,500 個を超える個々のユーザー アカウントとエージェントを共有すると、次のエラーが発生してオペレーションが失敗します。

    The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.

  • グループを使用して大規模に共有する: Google グループまたは Workspace グループは、1,500 人のメンバーのポリシー上限に対して 1 人のメンバーとしてカウントされます。組織全体で数百人または数千人の同僚とエージェントを共有する必要がある場合は、アプリ管理者にグループ共有を有効にしてもらい、個々のユーザー アカウントではなくグループのメールアドレス（support-team@example.com など）を入力してください。

システム制約の一覧については、Workflow Builder の割り当てと上限をご覧ください。

考慮事項

  • ワークフローのオーナーが新しいバージョンを有効にするか、ワークフローの公開版を更新すると、共有ユーザーは以降の実行で新しい公開版を自動的に実行します。

  • ワークフローが無効または一時停止されている場合、Workflow Builder キャンバスはレンダリングされず、共有ユーザーはワークフローを実行できませんが、[実行] ギャラリーで過去の実行履歴とセッションログを表示することはできます。ワークフローの共有が解除、無効化、削除されると、共有ユーザーは過去の実行履歴やセッションログなど、すべてのアクセス権を失います。

  • 外部データを変更するアクションには、自分に送信するメールやカレンダー イベントを除き、Human-in-the-Loop（HITL）の承認が必要です。

次のステップ