El almacén de datos de Microsoft SharePoint para Gemini Enterprise te permite buscar y realizar acciones en tus datos de Microsoft SharePoint Online, incluidos documentos, listas y sitios.
Versiones de Microsoft SharePoint compatibles
El almacén de datos de Microsoft SharePoint admite la versión más reciente de Microsoft SharePoint Online en la nube.
Acciones admitidas
Cuando el almacén de datos de Microsoft SharePoint está habilitado, los usuarios finales pueden usar comandos en lenguaje natural en Gemini Enterprise para realizar las siguientes acciones.
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Crear carpeta | Crea una carpeta nueva en una ruta de acceso especificada. |
| Agregar lista | Crea una nueva lista de datos estructurados (por ejemplo, tareas, contactos) en el sitio de Microsoft SharePoint. |
| Subir documento | Sube un documento a un sitio o biblioteca de Microsoft SharePoint. |
| Descargar documento | Descarga un documento de un sitio o una biblioteca de Microsoft SharePoint. |
| Agregar página | Crea una página nueva en el sitio de Microsoft SharePoint. |
| Consultar documento | Extraer un documento de una biblioteca de Microsoft SharePoint |
| Verificar en el documento | Registra un documento en una biblioteca de Microsoft SharePoint. |
| Cómo cambiar el nombre de un archivo adjunto o un documento | Cambiar el nombre de un archivo adjunto o documento en una biblioteca de Microsoft SharePoint |
| Cómo mover un archivo adjunto o un documento | Mover un documento de una biblioteca de Microsoft SharePoint a otra biblioteca, carpeta o sitio de SharePoint |
| Descartar el documento de salida | Descarta la extracción de un documento y lo revierte sin guardar los cambios. |
| Compartir recurso | Comparte un documento, una carpeta o un recurso con los destinatarios especificados, o bien genera un vínculo para compartir. |
| Actualiza las propiedades del archivo | Actualiza las propiedades de metadatos de un documento en una biblioteca de Microsoft SharePoint. |
| Página de actualización | Actualiza una página existente en el sitio de Microsoft SharePoint. |
| Actualizar lista | Actualiza la configuración de una lista de datos estructurados existente en el sitio de Microsoft SharePoint. |
| Crear elemento de lista | Crea un elemento nuevo en una lista especificada del sitio de Microsoft SharePoint. |
| Actualizar elemento de lista | Actualiza los campos de un elemento existente en una lista especificada. |
| Cómo mostrar listas | Recupera todas las listas y bibliotecas de documentos en un sitio de Microsoft SharePoint especificado. |
| Obtener elemento de la lista | Devuelve un solo elemento de la lista, incluidos todos los valores de sus columnas. |
| Obtener campos de lista | Devuelve el esquema de una lista especificada, incluidos todos sus campos y sus propiedades. |
Permisos necesarios
Para permitir que Gemini Enterprise realice búsquedas y la transferencia de datos con el almacén de datos de Microsoft SharePoint, necesitas los siguientes permisos:
Permisos de la API de Microsoft Graph
En la siguiente tabla, se describen los permisos necesarios para cada modo de conexión.
Nota: En la siguiente tabla, se describen los permisos necesarios para cada modo de conexión. Si habilitas Acciones para el modo de conexión Búsqueda federada o Transferencia de datos, también selecciona los permisos que se indican en la fila Acciones.
| Modo de conexión | Permiso | Purpose |
|---|---|---|
| Búsqueda federada | N/A | No se requieren permisos de la API de Graph. |
| Transferencia de datos | GroupMember.Read.All |
(Credenciales federadas y token de actualización de OAuth 2.0) Permite que el almacén de datos lea las membresías y las propiedades básicas de todos los grupos sin un usuario que haya accedido. |
User.Read |
(Credenciales federadas y token de actualización de OAuth 2.0) Permite que el almacén de datos lea el perfil de los usuarios que accedieron. También permite que el almacén de datos lea la información básica de la empresa de los usuarios que accedieron. | |
User.Read.All |
(Solo token de actualización de OAuth 2.0) Permite que el almacén de datos lea los perfiles de usuario. | |
Sites.FullControl.All (opción 1)Sites.Selected (opción 2) |
(Credenciales federadas y token de actualización de OAuth 2.0) La opción 1 permite que el almacén de datos tenga control total de todas las colecciones de sitios. La opción 2 permite que el almacén de datos acceda a un subconjunto de colecciones de sitios. Las colecciones de sitios específicas y los permisos otorgados se pueden configurar en SharePoint Online. | |
User.Read.All (opción 1)User.ReadBasic.All (opción 2) |
(Solo para credenciales federadas) La opción 1 permite que el almacén de datos lea los perfiles de usuario. La opción 2 permite que el almacén de datos lea un conjunto básico de propiedades de perfil de otros usuarios de la organización. | |
| Actions | Sites.ReadWrite.All |
(Búsqueda federada y transferencia de datos) Permite que el almacén de datos edite o borre documentos y elementos de lista en todas las colecciones de sitios en nombre del usuario que accedió. |
Sites.Read.All |
(Búsqueda federada y transferencia de datos) Permite que el almacén de datos lea listas, elementos de listas y esquemas de listas en todas las colecciones de sitios en nombre del usuario que accedió. Se requiere para las acciones de enumerar listas, obtener elemento de lista y obtener campos de lista. | |
Files.ReadWrite |
Permite que el almacén de datos lea, cree, actualice y borre los archivos del usuario que accedió. | |
Files.ReadWrite.All |
Permite que el almacén de datos lea, cree, actualice, borre, suba y descargue todos los archivos a los que puede acceder el usuario que accedió. | |
Sites.Manage.All |
Permite que el almacén de datos cree o borre bibliotecas de documentos y listas en todas las colecciones de sitios en nombre del usuario. |
Permisos de la API de Microsoft SharePoint
En la siguiente tabla, se describen los permisos necesarios para cada modo de conexión.
| Modo de conexión | Permiso | Purpose |
|---|---|---|
| Búsqueda federada | Sites.Search.All (delegado) |
Permite que el almacén de datos ejecute búsquedas y lea información básica del sitio en nombre del usuario que accedió actualmente. Los resultados de la búsqueda se basan en los permisos del usuario, no en los de la app. |
AllSites.Read (opción 1, delegada) |
Permite que el almacén de datos lea documentos y elementos de lista en todas las colecciones de sitios en nombre del usuario que accedió. | |
Sites.Selected (opción 2, delegada) |
Permite que el almacén de datos acceda a un subconjunto de colecciones de sitios con un usuario que accedió. Las colecciones de sitios específicas y los permisos otorgados se pueden configurar en SharePoint Online. | |
| Transferencia de datos (credenciales federadas) | Sites.FullControl.All (opción 1, aplicación) |
Permite que el almacén de datos tenga control total sobre todas las colecciones de sitios. |
Sites.Selected (opción 2, aplicación) |
Permite que el almacén de datos acceda a un subconjunto de colecciones de sitios con un usuario que accedió. Las colecciones de sitios específicas y los permisos otorgados se pueden configurar en SharePoint Online. | |
| Transferencia de datos (token de actualización de OAuth 2.0) | AllSites.FullControl (opción 1, delegada) |
Permite que el almacén de datos tenga control total de todas las colecciones de sitios en nombre del usuario que accedió. |
Sites.Selected (opción 2, delegada) |
Permite que el almacén de datos acceda a un subconjunto de colecciones de sitios con un usuario que accedió. Las colecciones de sitios específicas y los permisos otorgados se pueden configurar en SharePoint Online. | |
| Actions | AllSites.Write (delegado) |
Permite que el almacén de datos cree, lea, actualice, borre, suba y descargue documentos y elementos de lista en todas las colecciones de sitios en nombre del usuario que accedió. |
Para obtener información sobre cómo agregar los permisos para Microsoft SharePoint, consulta Configura Microsoft SharePoint y establece los permisos necesarios.
Limitaciones
En esta sección, se describen los problemas conocidos y las limitaciones que pueden afectar el uso del almacén de datos de Microsoft SharePoint.
- Cuando crees una app nueva o agregues un almacén de datos a una existente, te recomendamos que asocies solo un almacén de datos con acciones que pertenezcan a un solo tipo de conector.
- No se admite la aplicación de un perímetro de Controles del servicio de VPC en los almacenes de datos existentes de Microsoft SharePoint. Para aplicar los Controles del servicio de VPC, debes borrar y volver a crear los almacenes de datos. Para obtener más información sobre los Controles del servicio de VPC y cómo usar acciones después de habilitarlos, consulta Protege tu app con los Controles del servicio de VPC.
- El almacén de datos de Microsoft SharePoint solo se admite en las ubicaciones de
global,usyeu.
- Requisito previo de calidad de la búsqueda: Para obtener resultados de búsqueda óptimos y aprovechar al máximo las funciones del Gráfico de conocimiento, te recomendamos que configures y sincronices el almacén de datos de búsqueda de personas además del almacén de datos de Microsoft SharePoint.
A continuación, se indican las limitaciones del almacén de datos federado de Microsoft SharePoint:
- Limitaciones de la búsqueda: Los resultados de la búsqueda pueden variar y no siempre son exhaustivos para todos los tipos de archivos. Es posible que no se pueda acceder al contenido de las carpetas archivadas o encriptadas para realizar búsquedas. La búsqueda federada no admite la búsqueda dentro de archivos adjuntos.
- Acceso delegado: El acceso a sitios o bibliotecas compartidos puede requerir permisos específicos que no se incluyen en la autorización estándar del usuario.
- Analizador de diseño en modo de búsqueda federada: Si bien el analizador de diseño es estándar, su eficacia en PDFs complejos (con tablas, diseños de varias columnas o que requieren OCR) es limitada en el modo de búsqueda federada. Es posible que las llamadas a la API en tiempo real de este modo no proporcionen los datos o el tiempo completos necesarios para el análisis detallado que realiza el analizador de diseño durante la transferencia de datos.
- Funciones de PDF no admitidas: Por lo tanto, es posible que las estructuras de PDF complejas no se analicen ni se puedan buscar por completo. Esto incluye lo siguiente:
- Diseños de texto de varias columnas
- Datos dentro de tablas y gráficos incorporados
- Texto en documentos escaneados que requieren reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
- Documentos con órdenes de lectura no lineales o formato complejo
Recomendación
Para los datos de Microsoft SharePoint que contienen PDFs con funciones complejas (como tablas, diseños de varias columnas o contenido dependiente del OCR), te recomendamos que uses el modo de transferencia estándar para realizar búsquedas eficaces. Este modo permite que el analizador de diseño procese y también indexe en profundidad todo el contenido del documento.
Soluciona problemas relacionados con los resultados de la búsqueda del conector de SharePoint
Si tienes problemas con documentos faltantes, resultados incorrectos o poca relevancia de la búsqueda, verifica las siguientes áreas de diagnóstico:
- Verifica el almacén de datos de personas: Asegúrate de que el almacén de datos de búsqueda de personas esté configurado y sincronizado si tienes problemas de relevancia o de coincidencia de entidades.
- Errores de autenticación: Los errores de autenticación persistentes, como "Se produjo un error cuando se recuperaba el token de acceso a la API de Graph", impedirán que funcionen las búsquedas. Para resolver este problema, consulta los registros de Microsoft Entra ID para obtener detalles y, luego, vuelve a autenticar la conexión.
- No coincide la identidad: Si usas Google Identity, verifica que el correo electrónico de Google del usuario coincida exactamente con su correo electrónico de Microsoft SharePoint. Las discrepancias impiden que se muestren los resultados.
- Búsquedas en carpetas específicas (URLs .aspx): Si buscas con URLs de navegador completas que terminan en
/Forms/AllItems.aspx, se realizará una búsqueda en todo el sitio, no solo en la carpeta específica. Siempre usa rutas de acceso absolutas a las carpetas para las búsquedas segmentadas. - Límites de resultados: Ten en cuenta que las búsquedas federadas pueden tener límites en la cantidad de documentos que se devuelven por consulta (por lo general, se limitan a alrededor de 20 resultados).
- Problemas de citas: Pueden ocurrir citas incorrectas de forma intermitente. Si el problema persiste, infórmalo al equipo de asistencia y proporciona tus tokens de diagnóstico.
- Compatibilidad entre el conector y el modelo: Asegúrate de usar las versiones más recientes de los modelos de Gemini. Algunos modelos anteriores (por ejemplo, 3.x) tienen problemas conocidos para resolver herramientas de acciones de SharePoint, como
download_documenten Agent Builder.
¿Qué sigue?
- Para crear y configurar un almacén de datos con Microsoft SharePoint, consulta Cómo configurar un almacén de datos de Microsoft SharePoint.