Descripción general de los flujos de trabajo

Workflows son agentes que puedes crear con Workflow Builder en tu app web de Gemini Enterprise. Estos agentes están diseñados para ejecutar una secuencia de pasos o acciones, que pueden incluir una combinación de automatización mediante IA y la intervención humana, según un activador configurado. Las respuestas del flujo de trabajo pueden ser determinísticas o no determinísticas según la lógica de organización general del agente.

Workflows son ideales para los siguientes casos de uso:

• Procesos de varios pasos con lógica de secuencia definida (por ejemplo, automatizar una lista de tareas de incorporación de empleados en herramientas como Gmail y Calendario)
• Tareas con automatización mediante IA y aprobaciones humanas (por ejemplo, redactar un informe con IA que requiera la aprobación de un usuario antes de publicarlo)
• Organizaciones complejas con lógica condicional (por ejemplo, enrutar clientes potenciales de ventas a diferentes equipos según la región y el presupuesto)

Las siguientes funciones están disponibles en Workflow Builder:

• Crea un flujo de trabajo con lenguaje natural: Describe tu flujo de trabajo en lenguaje sencillo y genera automáticamente un esquema de flujo de trabajo.
• Usa plantillas de flujo de trabajo: Explora y comienza a partir de plantillas prediseñadas para casos de uso empresariales habituales.
• Configura activadores de flujo de trabajo: Ejecuta flujos de trabajo automáticamente cuando cambien los datos en las apps conectadas.
• Conecta apps a los pasos del agente: Habilita herramientas de lectura y escritura (como Gmail, Jira y Google Drive) en los pasos de tu agente de Gemini para buscar datos, enviar mensajes y administrar registros.
• Usa pasos de control de flujo: Agrega ramificaciones condicionales, filtros de datos y bucles a tu flujo de trabajo.
• Conecta servidores de MCP: Conecta servidores de MCP como pasos de flujo de trabajo o como herramientas para los pasos del agente de Gemini.
• Usa pasos con interacción humana: Agrega pasos de revisión, aprobación y solicitud de información humana a tu flujo de trabajo.
• Agrega agentes existentes a tu flujo de trabajo: Delega tareas a otros agentes de IA especializados dentro de tu flujo de trabajo.
• Administra versiones de flujo de trabajo: Guarda, comparte, compara y restablece versiones de flujo de trabajo.
• Edita un flujo de trabajo con lenguaje natural: Edita los flujos de trabajo existentes describiendo los cambios en lenguaje natural.
• Consulta los registros de ejecución del flujo de trabajo: Supervisa las ejecuciones del flujo de trabajo con seguimientos de ejecución paso a paso.
• Comparte un flujo de trabajo: Comparte flujos de trabajo en vivo con otros usuarios de tu organización.

Conectores compatibles

Workflows admiten los siguientes conectores:

• Gmail
• Calendario de Google
• Google Chat
• Google Drive
• Slack
• Jira
• ServiceNow
• Confluence
• OneDrive
• SharePoint
• Outlook

Antes de comenzar

Antes de explorar estas nuevas funciones, haz lo siguiente:

• Asegúrate de que un administrador de Gemini Enterprise haya habilitado el botón de activación de la función Workflow Builder en la configuración de administración de funciones de tu app. Para obtener más información, consulta Administra las funciones de la app web.
• Asegúrate de tener una app web de Gemini Enterprise con los almacenes de datos necesarios conectados. Para obtener más información, consulta Acerca de las apps y los almacenes de datos.

Lienzo de flujo de trabajo

Workflow Builder ofrece un lienzo híbrido que combina la facilidad de las instrucciones en lenguaje natural con el control de un editor visual.

• Diseñador conversacional: El diseñador conversacional, al que se puede acceder al comienzo de la creación del flujo de trabajo y dentro del editor visual, proporciona una interfaz conversacional para crear y mejorar tu flujo de trabajo con instrucciones en lenguaje natural. Es ideal para los usuarios que prefieren una experiencia de desarrollo sin código y quieren usar lenguaje natural para crear sus flujos de trabajo.

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• Lienzo del editor: El lienzo del editor proporciona una representación visual del flujo de trabajo. Proporciona un flujo lógico de nodos que representan los pasos y las conexiones entre ellos. El editor visual es ideal para los usuarios que desean mejorar la lógica del flujo de trabajo, agregar lógica condicional y realizar integraciones con varias herramientas y aplicaciones.

  

  • Vista previa: La pestaña de vista previa proporciona una vista previa en vivo del flujo de trabajo, lo que te permite ejecutar simulaciones para probar el flujo de trabajo y realizar los ajustes necesarios.

    

  • Ejecuciones: La pestaña de ejecuciones proporciona una lista de todas las ejecuciones del flujo de trabajo, incluida la fecha y la hora de cada ejecución, el activador que inició la ejecución y el estado actual de la ejecución.

    

Componentes del flujo de trabajo

Un flujo de trabajo consta de los siguientes componentes:

• Activadores
• Pasos
• Variables

Activadores

Los activadores son eventos que inician la ejecución de un flujo de trabajo. En la siguiente tabla, se enumeran los activadores compatibles para los flujos de trabajo:

Activador	Descripción	Campos de configuración
Activador manual	Activa la ejecución del agente de flujo de trabajo a pedido. Los usuarios pueden iniciar el agente de flujo de trabajo ingresando @ y el nombre del agente de flujo de trabajo desde una instrucción de chat de la app de Gemini Enterprise.	Campos de entrada: Campos de entrada opcionales u obligatorios que los usuarios pueden proporcionar cuando inician el flujo de trabajo.
Activador de programación	Activa la ejecución del flujo de trabajo a una frecuencia especificada.	Frecuencia: Es la frecuencia con la que se activa el flujo de trabajo. Puedes especificar la frecuencia en minutos, horas, días, semanas, meses o usar una expresión cron personalizada. Zona horaria: Es la zona horaria de la frecuencia.
Activador de eventos	Activa la ejecución del flujo de trabajo cuando cambian los datos en una app conectada.	Conector: Es la aplicación conectada que genera el evento. Filtro: Son los criterios que se deben cumplir para que el evento active el flujo de trabajo.

Nota: Los activadores de eventos definen la condición inicial de un flujo de trabajo en función de la actividad de la app externa (como recibir un correo electrónico). Se configuran como activadores de flujo de trabajo y no aparecen como nodos de pasos intermedios en el flujo del lienzo.

Pasos

Los pasos son tareas individuales que realiza el flujo de trabajo. Cada paso se ejecuta en secuencia, y el resultado de cada paso puede influir en el siguiente.

En la siguiente tabla, se enumeran los pasos admitidos, categorizados por el tipo de acción que realizan:

Categoría	Paso	Descripción	Campos de configuración
Nodos del agente	Agente de Gemini	Un agente potenciado por IA que puedes configurar para leer, razonar y responder en función de instrucciones predeterminadas.	Campos de entrada: Instrucciones: Son las instrucciones para el agente de Gemini. Conocimiento: Son los archivos o recursos adicionales a los que puede acceder el agente de Gemini para generar respuestas. Cuando se configura un almacén de datos de Google Drive o OneDrive, están disponibles las opciones Agregar desde Drive y Agregar desde OneDrive. Estas opciones te permiten seleccionar archivos o carpetas específicos, lo que restringe la búsqueda del agente solo a esos recursos. La búsqueda se realiza en vivo en cada ejecución del agente, por lo que cualquier cambio en los archivos fuente se refleja de inmediato. Importante: Si la herramienta completa de Drive o OneDrive está habilitada en el mismo nodo del agente, tiene prioridad y otorga al agente acceso de búsqueda sin restricciones. La solución alternativa recomendada es usar dos nodos Gemini Agent distintos. El primer nodo debe usar el conocimiento restringido para la búsqueda, y el segundo nodo puede usar la herramienta completa para otras funciones, como escribir actualizaciones. Apps conectadas: Selecciona a qué aplicaciones y acciones conectadas puede acceder el agente durante el tiempo de ejecución. Puedes seleccionar de forma detallada las acciones de búsqueda y habilitar o inhabilitar las acciones de modificación de datos. Para obtener más información, consulta Configura las acciones y las apps conectadas del nodo del agente. Modelo: Es el modelo de Gemini que usa el agente de Gemini. Nota: Solo se admiten los modelos de Gemini 3.0 y versiones posteriores. Campos de salida: La respuesta del agente de Gemini se captura como una variable que se puede pasar como entrada a los pasos posteriores del flujo de trabajo. Formato de salida: Puedes especificar la salida como texto sin formato o en un formato JSON estructurado. Esquema JSON: Cuando usas una salida estructurada, puedes definir un esquema JSON manual para especificar el formato y los tipos de datos de las variables de salida, lo que garantiza un manejo coherente de los datos en toda la organización.
Control de flujo	Afección	Las condiciones son instrucciones lógicas que determinan cómo el flujo de trabajo ejecuta los pasos. Definen los criterios que se deben cumplir para que se ejecute un paso y pueden basarse en el resultado de pasos anteriores o fuentes de datos externas.	Campos de entrada: Nombre de rama: Es el nombre de la rama que se ejecutará si la condición es verdadera. Variable: Es la variable que se evaluará. Puedes seleccionar una variable de la salida de pasos anteriores. Operador: Es el operador (como `contains`, `equals`, `greater than`) que se usará para la evaluación. Valor: Es el valor que se comparará con la variable. Puedes especificar un valor estático, o seleccionar una variable de la salida de los pasos anteriores. + Condición: Puedes agregar condiciones adicionales con operadores lógicos como `AND` y `OR`.
Con interacción humana	Solicitar información	Te permite solicitar información a un usuario humano.	Campos de entrada: Mensaje: Es el mensaje que se mostrará al usuario. Puedes especificar un mensaje estático, o seleccionar una variable de la salida de los pasos anteriores. Preguntas: Son las preguntas que se le harán al usuario. Puedes especificar el tipo de respuesta que solicitas (como respuesta corta, párrafo, fecha, correo electrónico, selección única o sí o no). Campos de salida: Son las preguntas que respondió el usuario.

Configura las acciones y las apps conectadas del nodo del agente

Cuando configuras un nodo de agente de Gemini , puedes controlar a qué apps, conectores y acciones puede acceder el agente durante el tiempo de ejecución. Puedes restringir el agente a operaciones de búsqueda de solo lectura o habilitar acciones de escritura mutativas.

Resumen: Capacidades de acción del nodo del agente

Función	Categoría de acción	Nivel de detalle de la selección	Ejemplo de caso de uso
Búsqueda y consulta	Search For Data	Por acción (activa o desactiva acciones individuales)	Consultas amplias, búsqueda de tickets, búsqueda en bases de conocimiento
Modificación de datos	Add Or Update Data	Nivel de conector (botón de activación todo o nada)	Creación de tickets, actualización del estado de los problemas, envío de correos electrónicos

Adjunta y autoriza una app conectada

App

Para adjuntar una app conectada a un nodo del agente, haz lo siguiente:

1. En el lienzo del flujo de trabajo, haz clic en el nodo Agente de Gemini para abrir su panel de configuración.
2. En Apps conectadas , busca el conector o la app que deseas adjuntar (como Jira , Gmail o Google Drive).
3. Mueve el interruptor del conector a la posición Activado.
   • Si es la primera vez que tú o tu organización usan el conector, completa el flujo de autorización de OAuth solicitado para otorgar los permisos necesarios.
4. Haz clic en la flecha de expansión () junto al nombre del conector para activar las acciones que admite el conector.

Selecciona categorías de acciones

Cada aplicación conectada organiza sus acciones en dos categorías distintas:

• Buscar datos: Son las acciones que buscan, consultan, enumeran o recuperan registros del servicio conectado.
  • Selección detallada de acciones: Haz clic en el ícono de configuración () junto a Buscar datos para ver todas las acciones de búsqueda disponibles (como Search Events, List Events o List Calendars). Puedes habilitar o inhabilitar acciones individuales de forma independiente.
  • Filtros de búsqueda determinísticos: Limita los alcances de búsqueda configurando filtros con menús desplegables estructurados o expresiones de consulta nativas, como Jira Query Language (JQL), Confluence Query Language (CQL), consultas de búsqueda de Drive o operadores de búsqueda de Gmail.
  • Pruebas de consultas directas: Valida tus consultas directamente en el panel de configuración para verificar que tus filtros muestren los resultados esperados antes de ejecutar el flujo de trabajo.
• Agregar o actualizar datos: Son las acciones que crean, modifican, envían o borran registros en la aplicación de destino (por ejemplo, crear un problema de Jira o enviar un correo electrónico).
  • Botón de activación a nivel del conector: El botón de activación de acciones mutativas opera a nivel del conector. Si lo activas, se otorga al agente acceso a todas las operaciones mutativas admitidas para ese conector.

Nota: Agregar o actualizar datos a través de apps conectadas requiere una revisión humana. Si activas un conector, pero inhabilitas todas las acciones subyacentes en las categorías Buscar datos y Agregar o actualizar datos , el agente no podrá interactuar con el conector durante el tiempo de ejecución.

Requisito de dependencia de acciones

Precaución: Las acciones mutativas dependen de las acciones de solo lectura y de búsqueda para resolver los identificadores de entidades durante el tiempo de ejecución.

Por lo general, las acciones mutativas requieren que el agente primero busque un identificador de registro (como un ID de problema, un correo electrónico de contacto o un ID de carpeta) antes de realizar una operación de actualización, creación o eliminación.

Por ejemplo, una acción de actualización de problemas de Jira requiere que el agente primero consulte Jira para obtener el issue_id interno. Si las acciones mutativas están habilitadas sin sus acciones de búsqueda compatibles, el agente no podrá buscar los registros de destino requeridos, lo que provocará errores de ejecución de acciones durante el tiempo de ejecución (como ENTITY_NOT_FOUND o errores de parámetros faltantes). Cuando habilites acciones mutativas, siempre habilita las acciones de búsqueda y recuperación compatibles.

Ejemplo: Restringe un agente a la búsqueda de Jira de solo lectura

App

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo configurar un nodo de agente de Gemini para buscar problemas de Jira sin permitir que el agente cree o modifique problemas:

1. En el lienzo del flujo de trabajo, haz clic en el nodo Agente de Gemini para abrir su panel de configuración.
2. En Apps conectadas, mueve el interruptor de Jira a la posición Activado (completa la autorización de OAuth si se te solicita).
3. Haz clic en la flecha de expansión () junto a Jira.
4. Asegúrate de que el botón de activación de Buscar datos esté en la posición Activado y mueve el botón de activación de Agregar o actualizar datos a la posición Desactivado.
5. Haz clic en el ícono de configuración () junto a Buscar datos y verifica que solo estén habilitadas las acciones de búsqueda de solo lectura deseadas (como Buscar en Jira).

Resolución de acciones y prioridad de tiempo de ejecución

Cuando se ejecuta el flujo de trabajo, el agente de Gemini selecciona e invoca acciones según las siguientes reglas de prioridad:

Estado de la configuración	Ejecución de acciones durante el tiempo de ejecución
Búsqueda habilitada	Expone acciones estándar de lista y recuperación para todas las operaciones de búsqueda habilitadas.
Acción de búsqueda individual inhabilitada	La acción de búsqueda específica se omite del catálogo de acciones del agente.
Agregar o actualizar datos habilitados	Expone acciones mutativas junto con las acciones de búsqueda habilitadas.
Agregar o actualizar datos inhabilitados	Se bloquean todas las acciones de creación, actualización y eliminación de datos para ese conector.

Variables

Las variables son valores que se pueden pasar entre los pasos de un flujo de trabajo. Estos valores se generan como resultado de los pasos y se pueden usar como entrada para los pasos posteriores.

Versiones del flujo de trabajo

Cuando creas un flujo de trabajo, puedes guardarlo como borrador o activarlo. Después de que el flujo de trabajo esté activo, puedes crear versiones adicionales del flujo de trabajo, y guardarlas, compararlas y restablecerlas. Tener varias versiones de un flujo de trabajo puede ser útil en los siguientes casos:

• Quieres probar una versión nueva del flujo de trabajo sin interrumpir la versión existente.
• Quieres revertir a una versión anterior del flujo de trabajo.

Para obtener más información, consulta Administra versiones de flujo de trabajo.

Problemas conocidos

Los siguientes son los problemas conocidos y las limitaciones de los flujos de trabajo en esta versión:

• Compatibilidad con lenguaje natural
• Problemas de visualización de plantillas de correo electrónico
• Confiabilidad de Natural Language
• Errores de carga de la pestaña Ejecuciones
• Los conectores no se muestran después de la autorización
• Tiempos de espera de ejecución con carga pesada
• Falla de acciones inhabilitadas
• Recomendación de modelos
• Formato de nodos de aprobación

¿Qué sigue?

• Obtén información para crear un flujo de trabajo con lenguaje natural.
• Obtén información para usar plantillas de flujo de trabajo.
• Obtén información para configurar activadores de eventos.
• Obtén información para compartir un flujo de trabajo.
• Obtén información para administrar versiones de flujo de trabajo.